De fleste mennesker kender tanken om automatisering. Hvis du arbejder i en økonomiafdeling, har du sikkert tænkt på, hvordan automatisering kan øge din effektivitet. At holde din virksomhed effektiv er nøglen til at opretholde et budget i takt med, at din virksomhed vokser. Men med data af lav kvalitet kommer du ikke langt.
Automatisering er det logiske slutmål for ethvert økonomiteam, der ønsker at forbedre effektiviteten, men det kræver forberedelse for at gøre din virksomhed klar til det sidste skridt. Der er mange hindringer for at implementere automatisering i din virksomhed. Inden for centrale forretningsfunktioner er en af de mest almindelige analoge fakturaer, PDF'er samt trykte papirfakturaer, som er en stor effektivitetsflaskehals for mange virksomheder.
Så hvad kan du gøre for at gøre din virksomhed klar til at gå fra analoge fakturaer til e-fakturaer? Lad os starte med det grundlæggende først.
Hvad er problemet med papirfakturaer?
Hvorfor er dataindtastning et så stort problem for virksomheder i dag? Hovedårsagen er, at du skal sikre dig, at du og din software læser dataene korrekt.
Læsning af data fra papir kræver, at et menneske foretager en manuel revision. Dette er en tidskrævende og dyr opgave i sig selv. I dag er papirfakturaer ikke den eneste type dataindtastning, der reducerer effektiviteten.
Andre analoge former for data, primært PDF-filer, er af samme grund lige så dårlige som papir. Selv om der findes automatiserede PDF-læsere, som er meget udbredte, er CFO'er alt for opmærksomme på den store fejlmargin.
Læsning, behandling og godkendelse af fakturaer er alle gentagne opgaver, som ikke er en god udnyttelse af dine medarbejderes tid - selv hvis processen understøttes af software. Når du ønsker at indføre automatisering, er målet at eliminere behovet for gentagne opgaver, så eliminering af papir- og PDF-fakturaer er et optimalt sted at starte.
E-fakturaer: alternativet til analog indgang
Overraskende nok er digitaliserede data endnu ikke blevet udbredt i virksomhederne. På trods af at det første e-dokument blev brugt så tidligt som i 1965, bruger mange virksomheder stadig papir- og PDF-fakturaer. Dårlige dataformater kan reducere datakvaliteten og effektiviteten af dine processer.
E-dokumenter er en nem løsning på dette problem. Ikke alene garanterer de data af god kvalitet, men implementering af e-dokumenter i din virksomhed åbner også døren til alle former for automatisering. Der er ingen grund til at have en medarbejder til at læse side op og side ned af fakturaer, når en computer øjeblikkeligt kan behandle alle data fra en e-faktura.
Du kan nemt konvertere din virksomhed til et helt digitalt databehandlingssystem uden at skulle bekymre dig om at videresende eller behandle papirdokumenter. Selvom det kræver en vis indsats at forberede din virksomhed på denne overgang, er de langsigtede besparelser investeringen værd.
Den bedste start for din virksomhed: Leverandørfakturaer
Der er forskellige muligheder for digitalisering af de data, som din virksomhed interagerer med, men den bedste løsning til at starte med er normalt leverandørfakturaer. Leverandørfakturaer er en konstant kilde til data, som din virksomhed har brug for at behandle præcist, så din indsats på dette område af din virksomhed vil ikke være spildt.
Implementering af en politik, der kræver, at dine leverandører sender dig digitale e-fakturaer, påvirker heller ikke dine kunder overhovedet, hvilket gør det til et første skridt med lav risiko mod end-to-end automatisering af din virksomhed. Ved at give dine leverandører et incitament til at ændre deres fakturaformat kan du også aflede risikoen for at ændre, hvordan din virksomhed fungerer, uden for din virksomhed. Og det er en win-win-situation, da transaktioner baseret på digitale data er betydeligt mere sikre, øjeblikkelige og billigere for dig og din forretningspartner.
Hvis du skifter dine leverandører ud med e-fakturaer, vil det påvirke datakvaliteten for hele din virksomhed positivt. Når alt kommer til alt, afhænger alle dine data af de inputdata, du modtager. Ved at eliminere menneskelige fejl og sikre, at dataene læses korrekt, kan du fjerne belastningen fra dyre fejl fra dit budget.
Det er nemt at komme i gang med e-fakturaer med de rigtige værktøjer
At skifte dine leverandører over til e-fakturering vil kun markere starten på din virksomheds overgang til digitale dataformater. Med slutmålet om end-to-end-automatisering i sigte, bør du overveje at digitalisere resten af din virksomheds kritiske data.
Implementering af en vellykket digitaliseringsstrategi kræver hjælp fra brancheeksperter, og det er her, vores e-dokumentteam kommer ind i billedet. Qvalia-teamet har over ti års erfaring med at hjælpe virksomheder med at omstille sig og tage kontrol over deres data.
Er du interesseret i at lære mere om, hvordan automatisering kan forbedre din økonomiafdeling og kerneforretning? Download vores e-bog Automation for CFO'er i dag for at lære mere.
Relaterede artikler
Den seneste markedsundersøgelsesrapport fra Billentis, "The global e-Invoicing and tax compliance report: Watch the tornado!", tilbyder en omfattende analyse af den elektroniske ...
At integrere elektroniske meddelelser i forretningstransaktioner - fra e-fakturaer til e-ordrer og meget mere - i den daglige drift har historisk set været udfordrende, komplekst og dyrt. Men landskabet er ...
Inden for indkøb markerer udviklingen mod et bredere spektrum af standardiserede forretningsbeskeder et betydeligt skift mod effektivitet og digital integration.