Die meisten Menschen sind mit der Idee der Automatisierung vertraut. Wenn Sie in einer Finanzabteilung arbeiten, haben Sie wahrscheinlich schon darüber nachgedacht, wie Automatisierung Ihre Effizienz steigern kann. Ein effizienter Geschäftsbetrieb ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines Budgets, während Ihr Unternehmen expandiert. Mit minderwertigen Daten kommen Sie jedoch nicht weit.
Die Automatisierung ist das logische Endziel für jedes Finanzteam, das seine Effizienz verbessern möchte, aber es erfordert Vorbereitung, damit Ihr Unternehmen für diesen letzten Schritt bereit ist. Es gibt viele Hindernisse bei der Umsetzung der Automatisierung in Ihrem Unternehmen. Innerhalb der Kerngeschäftsfunktionen sind analoge Rechnungen, PDFs sowie gedruckte Papierrechnungen eines der häufigsten Hindernisse, die für viele Unternehmen einen großen Effizienzengpass darstellen.
Was können Sie also tun, um Ihr Unternehmen für den Übergang von analogen Rechnungen zu elektronischen Rechnungen zu rüsten? Beginnen wir zunächst mit den Grundlagen.
Was ist das Problem mit Papierrechnungen?
Warum ist die Dateneingabe heute ein so großes Problem für Unternehmen? Der Hauptgrund ist, dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie und Ihre Software die Daten richtig lesen.
Das Auslesen von Daten aus Papier erfordert eine manuelle Prüfung durch einen Menschen. Dies ist allein schon eine zeitaufwändige und teure Aufgabe. Heutzutage sind Papierrechnungen nicht die einzige Art der Dateneingabe, die die Effizienz beeinträchtigt.
Andere analoge Formen von Daten, vor allem PDF-Dateien, sind aus dem gleichen Grund genauso schlecht wie Papier. Obwohl es automatische PDF-Lesegeräte gibt und diese weit verbreitet sind, sind sich die CFOs der hohen Fehlerquote nur allzu bewusst.
Das Lesen, Bearbeiten und Freigeben von Rechnungen sind allesamt repetitive Aufgaben, die die Zeit Ihrer Mitarbeiter nicht sinnvoll nutzen - selbst wenn der Prozess durch Software unterstützt wird. Wenn Sie eine Automatisierung einführen möchten, besteht das Ziel darin, sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren, sodass die Abschaffung von Papier- und PDF-Rechnungen ein optimaler Ausgangspunkt ist.
E-Rechnungen: die Alternative zur analogen Eingabe
Überraschenderweise hat sich die Digitalisierung von Daten in den Unternehmen noch nicht durchgesetzt. Obwohl das erste elektronische Dokument bereits 1965 verwendet wurde, verwenden viele Unternehmen immer noch Papier- und PDF-Rechnungen. Schlechte Datenformate können die Datenqualität und die Effizienz Ihrer Prozesse beeinträchtigen.
E-Dokumente sind eine einfache Lösung für dieses Problem. Sie garantieren nicht nur eine gute Datenqualität, sondern die Einführung von E-Dokumenten in Ihrem Unternehmen öffnet auch die Tür für alle Arten von Automatisierung. Es ist nicht nötig, dass ein Mitarbeiter seitenweise Rechnungen durchliest, wenn ein Computer alle Daten einer elektronischen Rechnung sofort verarbeiten kann.
Sie können Ihr Unternehmen problemlos auf ein vollständig digitales Datenverarbeitungssystem umstellen, ohne sich um die Weiterleitung oder Verarbeitung von Papierdokumenten kümmern zu müssen. Die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf diese Umstellung ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, aber die langfristigen Einsparungen sind die Investition auf jeden Fall wert.
Der beste Start für Ihr Unternehmen: Lieferantenrechnungen
Für die Daten, mit denen Ihr Unternehmen interagiert, gibt es verschiedene Digitalisierungsoptionen, aber die beste Option für den Anfang sind in der Regel Lieferantenrechnungen. Lieferantenrechnungen sind eine ständige Quelle von Daten, die Ihr Unternehmen genau verarbeiten muss, sodass Ihre Bemühungen in diesem Bereich Ihres Unternehmens nicht umsonst sind.
Die Einführung einer Richtlinie, die Ihre Lieferanten dazu verpflichtet, Ihnen digitale elektronische Rechnungen zu schicken, hat keinerlei Auswirkungen auf Ihre Kunden und ist somit ein erster risikoarmer Schritt hin zu einer durchgängigen Automatisierung Ihres Unternehmens. Indem Sie Ihren Lieferanten einen Anreiz geben, ihr Rechnungsformat zu ändern, können Sie das Risiko einer Änderung der Arbeitsweise Ihres Unternehmens nach außen verlagern. Und es ist eine Win-Win-Situation, denn Transaktionen auf der Grundlage digitaler Daten sind für Sie und Ihre Geschäftspartner wesentlich sicherer, schneller und weniger kostspielig.
Wenn Sie Ihre Lieferanten auf elektronische Rechnungen umstellen, wird sich das positiv auf die Datenqualität Ihres gesamten Unternehmens auswirken. Schließlich hängen alle Ihre Daten von den Eingangsdaten ab, die Sie erhalten. Indem Sie menschliche Fehler ausschließen und sicherstellen, dass die Daten korrekt gelesen werden, können Sie Ihr Budget von kostspieligen Fehlern entlasten.
Mit den richtigen Tools ist der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung einfach
Die Umstellung Ihrer Lieferanten auf die elektronische Rechnungsstellung ist nur der Anfang der Umstellung Ihres Unternehmens auf digitale Datenformate. Wenn das Ziel einer durchgängigen Automatisierung in Sicht ist, sollten Sie sich auch mit der Digitalisierung der übrigen wichtigen Daten Ihres Unternehmens befassen.
Die Umsetzung einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie erfordert die Hilfe von Branchenexperten, und genau hier kommt unser E-Dokumenten-Team ins Spiel. Das Qvalia-Team verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei der Umstellung und Kontrolle ihrer Daten.
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