La plupart des gens connaissent l'idée de l'automatisation. Si vous travaillez dans un service financier, vous avez probablement pensé à la façon dont l'automatisation peut accroître votre efficacité. L'efficacité du fonctionnement de votre entreprise est essentielle pour maintenir un budget au fur et à mesure que votre entreprise se développe. Mais avec des données de mauvaise qualité, vous n'irez pas loin.
L'automatisation est l'objectif final logique de toute équipe financière qui souhaite améliorer son efficacité, mais elle nécessite une préparation pour que votre entreprise soit prête pour cette étape finale. Il existe de nombreux obstacles à la mise en œuvre de l'automatisation dans votre entreprise. Parmi les fonctions essentielles de l'entreprise, l'un des plus courants est la facturation analogique, les PDF et les factures imprimées sur papier, qui constituent un goulot d'étranglement majeur pour de nombreuses entreprises.
Que pouvez-vous donc faire pour préparer votre entreprise à passer des factures analogiques aux factures électroniques ? Commençons par les bases.
Quel est le problème des factures papier ?
Pourquoi la saisie des données est-elle un problème si important pour les entreprises aujourd'hui ? La raison principale est que vous devez vous assurer que vous et votre logiciel lisez correctement les données.
La lecture de données sur papier nécessite un audit manuel. Il s'agit d'une tâche qui prend du temps et qui est coûteuse en soi. Aujourd'hui, les factures papier ne sont pas le seul type d'entrée de données qui réduit l'efficacité.
D'autres formes analogiques de données, principalement les fichiers PDF, sont tout aussi mauvaises que le papier pour la même raison. Même s'il existe des lecteurs PDF automatisés et que leur utilisation est très répandue, les directeurs financiers ne sont que trop conscients de la grande marge d'erreur.
La lecture, le traitement et l'approbation des factures sont autant de tâches répétitives qui ne constituent pas une bonne utilisation du temps de vos employés, même si le processus est facilité par un logiciel. Lorsque vous cherchez à introduire l'automatisation, l'objectif est d'éliminer les tâches répétitives. L'élimination des factures papier et PDF est donc un point de départ idéal.
Factures électroniques : l'alternative à la saisie analogique
Il est surprenant de constater que les données numérisées n'ont pas encore été largement adoptées par les entreprises. Bien que le premier document électronique ait été utilisé dès 1965, de nombreuses entreprises utilisent encore des factures papier et PDF. Les mauvais formats de données peuvent réduire la qualité des données et l'efficacité de vos processus.
Les documents électroniques constituent une solution simple à ce problème. Non seulement ils garantissent des données de bonne qualité, mais la mise en place de documents électroniques dans votre entreprise ouvre également la porte à toutes sortes d'automatismes. Il n'est pas nécessaire qu'un employé humain lise des pages et des pages de factures lorsqu'un ordinateur peut traiter instantanément toutes les données d'un site E-facture.
Vous pouvez facilement convertir votre entreprise à un système de traitement des données entièrement basé sur le site digitale , sans vous soucier de la transmission ou du traitement des documents papier. La préparation de votre entreprise à cette transition vous demandera quelques efforts, mais les économies à long terme en valent la peine.
Le meilleur départ pour votre entreprise : les factures des fournisseurs
Bien qu'il existe plusieurs options de numérisation des données avec lesquelles votre entreprise interagit, la meilleure option pour commencer est généralement celle des factures des fournisseurs. Les factures des fournisseurs sont une source constante de données que votre entreprise doit traiter avec précision, de sorte que vos efforts dans ce domaine ne seront pas vains.
La mise en œuvre d'une politique obligeant vos fournisseurs à vous envoyer des factures électroniques à l'adresse digitale n'affecte en rien vos clients, ce qui en fait une première étape peu risquée vers l'automatisation de bout en bout de votre entreprise. En incitant vos fournisseurs à modifier le format de leurs factures, vous vous épargnez le risque de modifier le mode de fonctionnement de votre entreprise. Il s'agit d'une situation gagnant-gagnant, car les transactions basées sur les données digitale sont nettement plus sûres, instantanées et moins coûteuses pour vous et votre partenaire commercial.
Le passage de vos fournisseurs aux factures électroniques aura une incidence positive sur la qualité des données de l'ensemble de votre entreprise. Après tout, toutes vos données dépendent des données d'entrée que vous recevez. En éliminant les erreurs humaines et en veillant à ce que les données soient lues correctement, vous pouvez alléger votre budget d'erreurs coûteuses.
Commencer à utiliser les factures électroniques est facile avec les bons outils
Le passage de vos fournisseurs à e-facturation ne marquera que le début de la transition de votre entreprise vers les formats de données digitale . L'objectif final de l'automatisation de bout en bout étant en vue, vous devrez envisager de numériser le reste des données essentielles de votre entreprise.
La mise en œuvre d'une stratégie de numérisation réussie nécessite l'aide d'experts du secteur, et c'est là que notre équipe e-document entre en jeu. L'équipe de Qvalia a plus de dix ans d'expérience dans l'accompagnement des entreprises dans la transition et la maîtrise de leurs données.
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