De geschiedenis van e-facturering vindt zijn oorsprong in de geschiedenis van EDI, oftewel Electronic Data Interchange. In het huidige digitale tijdperk zijn e-facturering en EDI niet meer weg te denken uit soepele financiële transacties en zakelijke communicatie.
Wat is e-facturering?
E-facturering, oftewel elektronische facturering, is een systeem waarmee facturen tussen kopers en verkopers via digitale interfaces in een gestructureerd gegevensformaat kunnen worden uitgewisseld, waardoor fysieke papieren facturen of afbeeldingsbestanden zoals pdf’s overbodig worden. Dankzij e-facturering kunnen organisaties facturen elektronisch aanmaken, verzenden en beheren, waardoor de uitwisseling van factuurdocumenten veiliger, efficiënter en sneller verloopt.
Een blik op de geschiedenis biedt een fascinerend inzicht in hoe technologie en handel hand in hand zijn geëvolueerd om een efficiëntere, milieuvriendelijkere en wereldwijde zakelijke omgeving te creëren.
De geschiedenis van e-facturering gaat terug tot de ontwikkeling van EDI (Electronic Data Interchange). EDI, dat zakelijke transacties mogelijk maakt, is een reeks technische normen voor elektronische documenten die al tientallen jaren bestaat. Een definitie die in 1996 door het Amerikaanse National Institute of Standards and Technology werd opgesteld, kan vandaag de dag nog steeds als geldig worden beschouwd:
… de uitwisseling tussen computers van strikt geformatteerde berichten die andere documenten dan geldinstrumenten vertegenwoordigen.
Het Amerikaanse Nationaal Instituut voor Standaarden en Technologie
De allereerste e-factuur
Het eerste EDI-bericht was een vrachtbrief die in 1965 door de Holland-America Line via telex werd verzonden. Sindsdien zijn er voortdurend doorbraken geweest.
FTP, het File Transfer Protocol, werd in 1975 geïntroduceerd en maakte het mogelijk om eenvoudig bestanden via internet uit te wisselen. In de jaren 80 begonnen grote detailhandels- en autofabrikanten hun leveranciers aan te sporen om EDI te gaan gebruiken.
Tegenwoordig verloopt EDI-uitwisseling via het HTTP-protocol; via VAN Value Added Network) of via open netwerken, zoals bijvoorbeeld Peppol. 90% van de Fortune 500-bedrijven beschikt over EDI-mogelijkheden.
De grootste hindernis in het begin waren de hoge kosten die gepaard gingen met de implementatie van IT en het dagelijks beheer ervan. Deze kosten, in combinatie met een gebrek aan breedbandtoegang, stonden een bredere acceptatie in de weg. Niet in de laatste plaats voor kleine bedrijven.
EDI-netwerken zijn tegenwoordig veel toegankelijker, met name via cloudgebaseerde internetdiensten en providers. Qvalia biedt gratis gestandaardiseerd Peppol-beheer voor elektronische facturen aan.
Data en mijlpalen in de ontwikkeling van e-facturering
Jaren zestig – Het begin van elektronische gegevensoverdracht
- Jaren zestig: De oorsprong van e-facturering ligt in de jaren zestig, toen Electronic Data Interchange EDI) zijn intrede deed. Dankzij EDI konden bedrijven documenten elektronisch versturen, zij het in een rudimentaire vorm in vergelijking met de huidige e-factureringssystemen. Het eerste elektronische document, een vrachtbrief, werd in 1965 verzonden.
Jaren 90 – De opkomst van de moderne elektronische facturering
- Jaren 90: Toenemende acceptatie bij grote bedrijven die EDI-systemen implementeerden, waardoor een- of tweerichtingscommunicatie tussen zakelijke partijen mogelijk werd.
Jaren 2000 – Overheidsinitiatieven en wereldwijde acceptatie
- 2001: In Europa is elektronische facturering geleidelijk in de wetgeving opgenomen. Richtlijn 2001/115/EG was een van de eerste stappen om de wetgeving te moderniseren, met het oog op de verbetering van de btw-verplichtingen en elektronische formaten.
- Vanaf 2005: Diverse landen, zoals Brazilië en Mexico, hebben wetgeving inzake elektronische facturering ingevoerd, waardoor bedrijven zich om fiscale redenen aan elektronische formaten moesten aanpassen.
Jaren 2010 – Elektronische facturering wordt de norm
- Jaren 2010: Platformen voor elektronische facturering werden steeds gebruiksvriendelijker en werden geïntegreerd met andere financiële software, waardoor er meer geautomatiseerde en gestroomlijnde oplossingen beschikbaar kwamen voor bedrijven van elke omvang.
- 2014: De Europese Unie zette een belangrijke stap door Richtlijn 2014/55/EU goed te keuren, die tot doel heeft de brede invoering van e-facturering in heel Europa te bevorderen.
De jaren 2020 – Het tijdperk van automatisering en cloudoplossingen
- 2020 en daarna: E-facturering kende een aanzienlijke opmars, met name als gevolg van de wereldwijde pandemie, die de invoering van digitale transformatiepraktijken in alle sectoren versnelde. Cloudoplossingen raakten wijdverbreid en maakten realtime facturering, wereldwijde toegankelijkheid en betere samenwerking mogelijk.
De digitale uitdagingen van vandaag
Hoewel de technologie enorme vooruitgang heeft geboekt, zijn er nog steeds uitdagingen op het gebied van technologie en kosten. Het enorme aantal bestandsformaten is daar een voorbeeld van. Naast op maat gemaakte EDI-oplossingen volgt hier een klein overzicht van de bestandsformaten op de Scandinavische markt alleen al:
- Peppol
- Finvoice
- Svefaktura
- FACTUUR
- BGC-factuur
- Finvoice
- UBL2
- OIOXML
Bij B2B-transacties moeten zakenpartners die verschillende bestandsformaten gebruiken, deze eerst converteren voordat ze elektronische documenten, zoals e-facturen, in hun eigen processen kunnen verwerken. Dit vormt tot op de dag van vandaag een technische en financiële hindernis.
Gelukkig zijn er enkele toonaangevende formaten in opkomst. Het meest opvallende daarvan is Peppol, de EU-standaard voor elektronische transactiedocumenten. Sinds april 2019 is Peppol het verplichte formaat en bedrijfsnetwerk voor de EU, wat de invoering van e-facturering in zowel de particuliere als de publieke sector heeft versneld en de weg heeft vrijgemaakt voor Peppol om een wereldwijde standaard te worden.
De toekomst van e-facturering: open, slim en duurzaam
Met ontwikkelingen als blockchain, AI, IoT en het opkomende open Peppol-netwerk biedt de toekomst perspectief op slimmere, veiligere en onderling verbonden oplossingen voor elektronische facturering. Slimme contracten, mogelijk gemaakt door blockchain, zouden een revolutie teweeg kunnen brengen in de manier waarop we zakelijke berichten gebruiken en transacties afhandelen, en zo zorgen voor meer veiligheid en transparantie.
Daarnaast is duurzaamheid een ander cruciaal aspect, van het verminderen van het papierverbruik tot geautomatiseerde digitale processen, wat aansluit bij wereldwijde milieuvriendelijke initiatieven en een belangrijke bijdrage levert aan het creëren van een duurzaam zakelijk ecosysteem.
—
Bent u geïnteresseerd in e-facturering, Peppol en waarom dit van cruciaal belang is voor de toekomst van financiële processen en succesvolle automatisering? Download dan ons e-book: De definitieve gids voor Peppol.
Gerelateerde artikelen
De meeste bedrijven zijn al overgestapt van papier naar digitaal, maar veel bedrijven zitten nog steeds opgescheept met versnipperde tools, handmatige routines, ontoereikende functies in hun ERP-systemen, …
We lanceren Connect — de online tool en API voor zakelijke berichtenuitwisseling die elektronische facturering en orderbeheer voor elk bedrijf eenvoudiger, sneller en voordeliger maakt.
De invoering van e-facturering en e-aanbestedingen komt in het hele openbaar bestuur in Europa in een stroomversnelling. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.