Väčšina ľudí je oboznámená s pojmom automatizácia. Ak pracujete vo finančnom oddelení, pravdepodobne ste už premýšľali o tom, ako automatizácia môže zvýšiť vašu efektivitu. Efektívne fungovanie vašej firmy je kľúčom k udržaniu rozpočtu v čase jej rozširovania. S nekvalitnými údajmi však ďaleko nedosiahnete.
Automatizácia je logickým konečným cieľom každého finančného tímu, ktorý chce zvýšiť svoju efektívnosť, ale vyžaduje si prípravu, aby bola vaša firma pripravená na tento konečný krok. Existuje mnoho prekážok pri implementácii automatizácie vo vašej firme. V rámci základných obchodných funkcií sú jednou z najčastejších prekážok analógové faktúry, PDF súbory, ako aj tlačené papierové faktúry, ktoré predstavujú pre mnohé firmy významnú prekážku efektívnosti.
Čo teda môžete urobiť, aby ste svoju firmu pripravili na prechod z analógových faktúr na elektronické faktúry? Začnime najskôr základmi.
Aký je problém s papierovými faktúrami?
Prečo je zadávanie údajov pre dnešné podniky takým veľkým problémom? Hlavným dôvodom je, že musíte mať istotu, že vy aj váš softvér čítate údaje správne.
Čítanie údajov z papiera vyžaduje, aby človek vykonal ručnú kontrolu. To je samo o sebe časovo náročné a nákladné. Dnes nie sú papierové faktúry jediným typom zadávania údajov, ktorý znižuje efektivitu.
Iné analógové formy údajov, predovšetkým súbory PDF, sú z rovnakého dôvodu rovnako nevhodné ako papier. Hoci existujú automatizované čítačky PDF a sú široko používané, finanční riaditelia si veľmi dobre uvedomujú vysokú mieru chybovosti.
Čítanie, spracovávanie a schvaľovanie faktúr sú opakujúce sa úlohy, ktoré nie sú dobrým využitím času vašich zamestnancov – aj keď tento proces podporuje softvér. Ak chcete zaviesť automatizáciu, cieľom je eliminovať potrebu opakujúcich sa úloh, takže optimálnym začiatkom je eliminácia papierových a PDF faktúr.
Elektronické faktúry: alternatíva k analógovému vstupu
Prekvapivo, digitalizované údaje ešte nie sú v podnikoch široko používané. Napriek tomu, že prvý elektronický dokument bol použitý už v roku 1965, mnohé podniky stále používajú papierové a PDF faktúry. Nevhodné formáty údajov môžu znížiť kvalitu údajov a efektívnosť vašich procesov.
Elektronické dokumenty sú jednoduchým riešením tohto problému. Nielenže zaručujú kvalitné údaje, ale ich zavedenie do vášho podnikania otvára dvere všetkým druhom automatizácie. Nie je potrebné, aby zamestnanec prečítal stránky a stránky faktúr, keď počítač dokáže okamžite spracovať všetky údaje z elektronickej faktúry.
Svoj podnik môžete ľahko premeniť na úplne digitálny systém spracovania údajov bez toho, aby ste sa museli starať o zasielanie alebo spracovanie papierových dokumentov. Príprava vášho podniku na túto zmenu síce bude vyžadovať určité úsilie, ale dlhodobé úspory stoja za túto investíciu.
Najlepší štart pre vaše podnikanie: faktúry od dodávateľov
Hoci existujú rôzne možnosti digitalizácie údajov, s ktorými vaša firma pracuje, najlepšou voľbou na začiatok sú zvyčajne faktúry od dodávateľov. Faktúry od dodávateľov sú neustálym zdrojom údajov, ktoré vaša firma potrebuje spracovávať presne, takže vaše úsilie v tejto oblasti nebude zbytočné.
Zavedenie politiky, ktorá vyžaduje, aby vám vaši dodávatelia zasielali digitálne elektronické faktúry, nemá žiadny vplyv na vašich zákazníkov, čo z neho robí nízko rizikový prvý krok smerom k komplexnej automatizácii vášho podnikania. Poskytnutie motivácie vašim dodávateľom, aby zmenili formát svojich faktúr, vám tiež umožňuje odvrátiť riziko zmeny spôsobu fungovania vášho podnikania mimo vašej firmy. Je to situácia, z ktorej majú prospech všetky strany, pretože transakcie založené na digitálnych údajoch sú výrazne bezpečnejšie, rýchlejšie a menej nákladné pre vás aj vašich obchodných partnerov.
Prechod vašich dodávateľov na elektronické faktúry bude mať pozitívny vplyv na kvalitu údajov v celom vašom podniku. Veď všetky vaše údaje závisia od vstupných údajov, ktoré dostávate. Elimináciou ľudských chýb a zabezpečením správneho čítania údajov môžete zo svojho rozpočtu odstrániť tlak nákladných chýb.
Začínanie s elektronickými faktúrami je s vhodnými nástrojmi jednoduché
Prechod vašich dodávateľov na elektronickú fakturáciu bude len začiatkom prechodu vašej firmy na digitálne formáty údajov. S konečným cieľom komplexnej automatizácie budete chcieť zvážiť digitalizáciu aj ostatných dôležitých údajov vašej firmy.
Implementácia úspešnej stratégie digitalizácie vyžaduje pomoc odborníkov z daného odvetvia, a práve tu prichádza do hry náš tím pre elektronické dokumenty. Tím Qvalia má viac ako desať rokov skúseností s pomáhaním podnikom pri prechode a získavaní kontroly nad ich údajmi.
Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako automatizácia môže zlepšiť vaše finančné oddelenie a základné obchodné operácie? Stiahnite si ešte dnes našu elektronickú knihu Automatizácia pre finančných riaditeľov a dozviete sa viac.
Súvisiace články
Umelá inteligencia mení fungovanie podnikov a financie nie sú výnimkou. Naša najnovšia whitepaper prehľad o umelej inteligencii vo financiách a účtovníctve, skúma praktické príklady použitia a opisuje, ako začať s implementáciou.
Verejná správa v Európe čoraz rýchlejšie prechádza na elektronickú fakturáciu a elektronické obstarávanie. Nedávna švédska štúdia ponúka pohľad na situáciu v obciach a ústredných vládnych inštitúciách.
Predstavujeme PDF invoice capture – výkonný nástroj na digitalizáciu, transformáciu, analýzu a obohatenie PDF faktúr. Tento nástroj je odľahčenou bezplatnou verziou nášho riešenia na spracovanie dokumentov pomocou umelej inteligencie.