De fleste er kjent med ideen om automatisering. Hvis du jobber i en økonomiavdeling, har du sannsynligvis tenkt på hvordan automatisering kan øke effektiviteten. Å holde virksomheten din i effektiv drift er nøkkelen til å opprettholde et budsjett når virksomheten ekspanderer. Men med data av lav kvalitet kommer du ikke langt.
Automatisering er det logiske sluttmålet for ethvert økonomiteam som ønsker å forbedre effektiviteten, men det krever forberedelser for å gjøre virksomheten klar for det siste trinnet. Det er mange hindringer for å implementere automatisering i virksomheten din. En av de vanligste innen kjernevirksomheten er analoge fakturaer, PDF-filer og papirfakturaer, som er en stor effektivitetsflaskehals for mange virksomheter.
Så hva kan du gjøre for å posisjonere virksomheten din for overgangen fra analoge fakturaer til e-fakturaer? La oss begynne med det grunnleggende først.
Hva er problemet med papirfakturaer?
Hvorfor er datainput et så stort problem for bedrifter i dag? Hovedårsaken er at du må sørge for at du og programvaren din leser dataene riktig.
Å lese data fra papir krever at et menneske utfører en manuell revisjon. Dette er i seg selv en tidkrevende og kostbar oppgave. I dag er ikke papirfakturaer den eneste typen datainput som reduserer effektiviteten.
Andre analoge former for data, først og fremst PDF-filer, er like dårlige som papir av samme grunn. Selv om automatiserte PDF-lesere finnes og er mye brukt, er økonomidirektørene altfor klar over den høye feilmarginen.
Å lese, behandle og godkjenne fakturaer er repetitive oppgaver som ikke er god bruk av de ansattes tid - selv om prosessen er programvareassistert. Når du ønsker å innføre automatisering, er målet å eliminere behovet for repetitive oppgaver, og da er det optimalt å begynne med å fjerne papir- og PDF-fakturaer.
E-fakturaer: alternativet til analog input
Overraskende nok har digitaliserte data ikke blitt tatt i bruk av mange bedrifter ennå. Til tross for at det første e-dokumentet ble tatt i bruk allerede i 1965, bruker mange bedrifter fortsatt papir- og PDF-fakturaer. Dårlige dataformater kan redusere datakvaliteten og effektiviteten i prosessene.
E-dokumenter er en enkel løsning på dette problemet. Ikke bare garanterer de data av god kvalitet, men implementeringen av e-dokumenter i virksomheten åpner også for en rekke automatiseringsmuligheter. Det er ikke lenger nødvendig å la et menneske lese gjennom side opp og side ned med fakturaer når en datamaskin umiddelbart kan behandle alle dataene fra en e-faktura.
Du kan enkelt konvertere virksomheten din til et heldigitalt databehandlingssystem uten å bekymre deg for videresending eller behandling av papirdokumenter. Selv om det krever en viss innsats å forberede virksomheten på denne overgangen, er de langsiktige besparelsene vel verdt investeringen.
Den beste starten for virksomheten din: leverandørfakturaer
Selv om det finnes ulike digitaliseringsalternativer for dataene virksomheten din samhandler med, er leverandørfakturaer vanligvis det beste alternativet til å begynne med. Leverandørfakturaer er en konstant kilde til data som virksomheten din trenger for å behandle nøyaktig, slik at innsatsen din på dette området ikke er bortkastet.
Hvis du innfører retningslinjer som krever at leverandørene dine sender deg digitale e-fakturaer, påvirker det ikke kundene dine i det hele tatt, noe som gjør dette til et lite risikofylt første skritt i retning av gjennomgående automatisering av virksomheten. Ved å gi leverandørene et insentiv til å endre fakturaformatet, kan du også avlede risikoen ved å endre måten virksomheten din opererer på. Og det er en vinn-vinn-situasjon, ettersom transaksjoner basert på digitale data er betydelig sikrere, raskere og rimeligere for deg og forretningspartneren din.
Når leverandørene dine går over til e-faktura, vil det ha en positiv innvirkning på datakvaliteten for hele virksomheten. Når alt kommer til alt, avhenger alle dataene dine av inndataene du mottar. Ved å eliminere menneskelige feil og sikre at dataene leses riktig, kan du fjerne belastningen av kostbare feil fra budsjettet.
Det er enkelt å komme i gang med e-fakturaer med de riktige verktøyene.
Når leverandørene går over til e-faktura, er det bare starten på virksomhetens overgang til digitale dataformater. Med målet om ende-til-ende-automatisering i sikte bør du vurdere å digitalisere resten av virksomhetens kritiske data.
En vellykket digitaliseringsstrategi krever hjelp fra bransjeeksperter, og det er her e-dokumentteamet vårt kommer inn i bildet. Qvalia-teamet har over ti års erfaring med å hjelpe virksomheter med å ta kontroll over dataene sine.
Er du interessert i å lære mer om hvordan automatisering kan forbedre økonomiavdelingen og kjernevirksomheten? Last ned e-boken Automatisering for økonomisjefer i dag for å lære mer.
Relaterte artikler
Den siste markedsrapporten fra Billentis, "The global e-Invoicing and tax compliance report: Watch the tornado!", gir en omfattende analyse av den elektroniske ...
Å integrere elektroniske meldinger i forretningstransaksjoner - fra e-fakturaer til e-ordrer med mer - i den daglige driften har historisk sett vært utfordrende, komplekst og kostbart. Landskapet er imidlertid i ferd med å ...
Utviklingen mot et bredere spekter av standardiserte forretningsmeldinger innen innkjøp markerer et betydelig skifte i retning av effektivitet og digital integrasjon.