De invoering van e-facturering en e-aanbestedingen komt in het hele openbaar bestuur in Europa in een stroomversnelling. Nu overheden en instellingen steeds meer inzetten op digitalisering, automatisering en datagestuurde besluitvorming, zijn deze technologieën van cruciaal belang voor efficiëntie, transparantie en kostenbesparingen.
Een recent onderzoek dat in Zweden is uitgevoerd door DIGG, het Zweedse agentschap voor digitale overheid, biedt waardevolle inzichten voor gemeenten, regionale overheden en centrale overheidsinstanties. Met een responspercentage van 72% biedt het onderzoek inzicht in trends, uitdagingen en toekomstige behoeften op het gebied van digitale aanbestedingen en het beheer van financiële transacties.
Wat is e-procurement?
In de Zweedse publieke sector wordt onder e-procurement (in het rapport aangeduid als „e-handel“) verstaan: de digitale afhandeling van inkoopprocessen tussen overheidsinstanties en leveranciers. Het doel is om de efficiëntie, transparantie en controle bij overheidsinkopen te vergroten. DIGG geeft de volgende definitie:
E-procurement verwijst naar het digitaal afhandelen van het inkoopproces, van bestelling tot factuurbeheer. Het omvat het gebruik van gestandaardiseerde elektronische berichten voor het uitwisselen van bijvoorbeeld bestellingen, orderbevestigingen, leveringsmeldingen en facturen.
De groei van e-procurement
Volgens het onderzoek raakt e-procurement steeds meer ingeburgerd binnen de publieke sector, onder meer vanwege de behoefte aan betere financiële controle en efficiëntie bij grootschalige inkoop.
- 70% van de overheidsorganisaties maakt gebruik van e-procurement, een stijging van 5 procentpunten ten opzichte van de laatste meting in 2021.
- De mate van acceptatie hangt samen met de omvang van de organisatie: grotere organisaties hebben vaker volledig geïmplementeerde e-procurementsystemen.
- Verbruiksartikelen, levensmiddelen, IT-apparatuur, deskundigenrapporten en medische apparatuur zijn de meest voorkomende categorieën bij e-procurement.
- Het aantal aanbestedingen ligt aanzienlijk lager op het gebied van sociale dienstverlening, personeelsgerelateerde aanbestedingen, de aankoop van voertuigen, vervoer en bouwprojecten.
Organisaties die gebruikmaken van e-procurement breiden hun leveranciersnetwerken uit en sturen elektronische bestellingen naar een groeiend aantal leveranciers. Dit wijst op een bredere verschuiving naar gestructureerde digitale inkoopkaders.
Voordelen van e-procurement
Overheidsorganisaties erkennen in overgrote meerderheid de voordelen van e-procurement. Op een schaal van 5 punten beoordelen provincies en gemeenten de waarde ervan met respectievelijk 4,6 en 4,5, terwijl centrale overheidsinstanties een score van 3,9 geven. Het meest gewaardeerde voordeel is een betere financiële controle, gevolgd door een hogere efficiëntie en betere traceerbaarheid.
Bovendien wordt er op alle overheidsniveaus steeds vaker gebruikgemaakt van workflows voor voorafgaande goedkeuring voordat bestellingen worden geplaatst, wat het financieel beheer verder versterkt.
E-facturering en standaardisatie
Elektronische facturering is een gangbare praktijk binnen het Europese openbaar bestuur, met name sinds de invoering van EU-richtlijn 2014/55/EU, die gestructureerde elektronische facturen verplicht stelt.
Belangrijkste bevindingen van het onderzoek:
- 82% van alle facturen van leveranciers die door overheidsinstanties worden ontvangen, zijn e-facturen; dit percentage blijft op hetzelfde niveau als in 2021.
- De automatisering factuurverwerking en -goedkeuring neemt toe:meer dan 80% van de organisaties automatiseert kostenallocatie, terwijl meer dan 60% automatische goedkeuringsworkflows toepast voor terugkerende facturen, zoals nutsvoorzieningen en abonnementen.
- Het aandeel van uitgaande e-facturen aan bedrijven is gestegen van 24% naar 50%, wat wijst op een sterke stijgende trend in het gebruik van digitale facturering bij zowel B2G- als B2B-transacties.
Ondanks de algemene vooruitgang vertonen sommige gemeenten en regio’s echter nog steeds aanzienlijke achterstanden bij de invoering van e-facturering, wat wijst op aanhoudende uitdagingen bij de volledige implementatie.
Peppol bij digitale transacties
Peppol, het internationale netwerk voor zakelijke berichtenuitwisseling, speelt een steeds belangrijkere rol bij digitale financiële transacties:
- 85% van de overheidsinstanties maakt gebruik van Peppol voor leveranciersfacturen, een stijging ten opzichte van 54% bij de vorige meting.
- Het gebruik ligt bij uitgaande facturen lager, namelijk op58%, hoewel dit een stijging is ten opzichte van voorgaande jaren.
- De belangrijkste drijfveren voor de invoering van Peppol zijn de eisen van leveranciers en klanten, naleving van de wetgeving en de behoefte aan een gestandaardiseerde, gestructureerde aanpak van e-facturering.
De groei van Peppol onderstreept het belang van internationale interoperabiliteit en naadloze digitale aanbestedingen over de grenzen heen.
Uitdagingen en behoefte aan ondersteuning
Hoewel er duidelijk vooruitgang is geboekt, melden organisaties in de publieke sector nog steeds dat ze met aanzienlijke uitdagingen kampen bij het uitbouwen van hun mogelijkheden op het gebied van e-facturering en e-aanbestedingen.
- 41% van de respondenten geeft aan behoefte te hebben aan extra ondersteuning om de digitale inkoop- en factureringsprocessen verder te ontwikkelen.
- De belangrijkste belemmeringen voor de digitale overgang zijn een gebrek aan financiële middelen en personeel, gevolgd door de behoefte aan voorlichting en opleiding over de beste praktijken op het gebied v e aanbestedingen.
- Vooral grotere overheidsinstanties en regionale besturen hebben de grootste behoefte aan ondersteuning, met name op het gebied van communicatie met leveranciers en naleving van regelgeving.
Belangrijkste conclusies voor de toekomst van digitale inkoop
Het rapport benadrukt een gestage verschuiving naar volledig digitale en geautomatiseerde financiële processen in de publieke sector. Er zijn echter verschillende belangrijke trends en prioriteiten naar voren gekomen:
- Voortdurende uitbreiding van e-procurement – Steeds meer organisaties integreren digitale inkoopprocessen, maar de acceptatie verloopt niet in alle categorieën en sectoren even snel.
- Meer gebruik van AI en automatisering – Geautomatiseerde workflows voor het valideren, classificeren en goedkeuren van facturen verkorten de handmatige verwerkingstijd en verbeteren het financieel beheer.
- Interoperabiliteit en standaardisatie – Peppol wordt steeds belangrijker voor een naadloze, grensoverschrijdende elektronische facturering.
- Investeringen in middelen en opleiding – Het wegwerken van financiële en kenniskloven is van cruciaal belang om te zorgen voor een volledige implementatie op alle overheidsniveaus.
Wil je meer weten over de digitale transformatie van inkoop- en verkooptransacties voor bedrijven en overheden? Bekijk dan deze whitepaper.
Gerelateerde artikelen
Nu AI de overstap heeft gemaakt van theorie naar praktijk, zijn er maar weinig sectoren die hier zo goed van kunnen profiteren als de financiële sector, van boekhouding tot inkoopprocessen.
Onder 'Integrated Digital Trade' (IDT) wordt verstaan: de naadloze uitwisseling van goederen, diensten en informatie tussen bedrijven via digitale platforms en technologieën.
Om de digitale transformatie op het gebied van e-procurement voort te zetten, is het verbeteren van de kwaliteit van financiële gegevens van cruciaal belang om efficiëntie te realiseren door middel van snelheid, automatisering en verhelderende analyses. Hieronder leest u waarom u gestructureerde gegevens nodig hebt in uw e-procurementprocessen.