Většina lidí je obeznámena s pojmem automatizace. Pokud pracujete ve finančním oddělení, pravděpodobně jste již přemýšleli o tom, jak automatizace může zvýšit vaši efektivitu. Udržování efektivního chodu vaší firmy je klíčem k dodržování rozpočtu při jejím rozšiřování. S nekvalitními daty však daleko nedosáhnete.
Automatizace je logickým konečným cílem každého finančního týmu, který chce zvýšit svou efektivitu, ale vyžaduje přípravu, aby byla vaše firma na tento poslední krok připravena. Implementace automatizace ve vaší firmě naráží na mnoho překážek. V rámci základních obchodních funkcí patří mezi nejčastější překážky analogové faktury, soubory PDF a tištěné papírové faktury, které pro mnoho firem představují významnou překážku efektivity.
Co tedy můžete udělat, abyste svou firmu připravili na přechod z analogových faktur na elektronické faktury? Začněme nejprve od základů.
Jaký je problém s papírovými fakturami?
Proč je zadávání dat pro dnešní podniky tak velkým problémem? Hlavním důvodem je, že musíte zajistit, aby vy i váš software data četli správně.
Čtení údajů z papíru vyžaduje, aby člověk provedl ruční kontrolu. To je samo o sobě časově náročné a nákladné. V dnešní době nejsou papírové faktury jediným typem zadávání údajů, který snižuje efektivitu.
Jiné analogové formy dat, především soubory PDF, jsou ze stejného důvodu stejně špatné jako papír. I když existují automatizované čtečky PDF a jsou široce používány, finanční ředitelé si jsou velmi dobře vědomi vysoké míry chybovosti.
Čtení, zpracování a schvalování faktur jsou opakující se úkoly, které nejsou dobrým využitím času vašich zaměstnanců – i když je tento proces podporován softwarem. Pokud uvažujete o zavedení automatizace, cílem je eliminovat potřebu opakujících se úkolů, takže odstranění papírových a PDF faktur je optimálním místem, kde začít.
Elektronické faktury: alternativa k analogovému zadávání
Překvapivě, digitalizovaná data zatím nebyla podniky široce přijata. Přestože první elektronický dokument byl použit již v roce 1965, mnoho podniků stále používá papírové a PDF faktury. Nevhodné formáty dat mohou snížit kvalitu dat a efektivitu vašich procesů.
Elektronické dokumenty jsou snadným řešením tohoto problému. Nejenže zaručují kvalitní data, ale jejich zavedení do vašeho podnikání také otevírá dveře všem druhům automatizace. Není třeba, aby zaměstnanec procházel stránky a stránky faktur, když počítač dokáže okamžitě zpracovat všechna data z elektronické faktury.
Svou firmu můžete snadno převést na zcela digitální systém zpracování dat, aniž byste se museli starat o předávání nebo zpracování papírových dokumentů. Přestože příprava vaší firmy na tuto změnu bude vyžadovat určité úsilí, dlouhodobé úspory stojí za tuto investici.
Nejlepší start pro vaše podnikání: faktury dodavatelů
Ačkoli existují různé možnosti digitalizace dat, se kterými vaše firma pracuje, nejlepším výchozím bodem jsou obvykle faktury dodavatelů. Faktury dodavatelů jsou stálým zdrojem dat, které vaše firma potřebuje přesně zpracovávat, takže vaše úsilí v této oblasti nebude zbytečné.
Zavedení politiky, která vyžaduje, aby vám dodavatelé zasílali digitální elektronické faktury, nemá žádný vliv na vaše zákazníky, což z něj činí první krok s nízkým rizikem směrem k komplexní automatizaci vašeho podnikání. Poskytnutím pobídky dodavatelům ke změně formátu faktur můžete také odklonit riziko změny způsobu fungování vašeho podnikání mimo vaši firmu. Jedná se o situaci výhodnou pro všechny, protože transakce založené na digitálních datech jsou výrazně bezpečnější, okamžité a méně nákladné pro vás i vaše obchodní partnery.
Přechod vašich dodavatelů na elektronické faktury bude mít pozitivní vliv na kvalitu dat v celé vaší společnosti. Koneckonců, všechna vaše data závisí na vstupních datech, která obdržíte. Eliminací lidských chyb a zajištěním správného čtení dat můžete ze svého rozpočtu odstranit zátěž nákladných chyb.
Správné nástroje usnadňují začátek práce s elektronickými fakturami
Přechod vašich dodavatelů na elektronickou fakturaci bude pouze začátkem přechodu vaší firmy na digitální datové formáty. S konečným cílem komplexní automatizace na dohled budete chtít zvážit digitalizaci i ostatních důležitých dat vaší firmy.
Implementace úspěšné strategie digitalizace vyžaduje pomoc odborníků z oboru, a právě zde vstupuje do hry náš tým pro elektronické dokumenty. Tým Qvalia má více než deset let zkušeností s podporou podniků při přechodu na digitální technologie a získávání kontroly nad svými daty.
Chcete se dozvědět více o tom, jak automatizace může zlepšit fungování vašeho finančního oddělení a klíčových obchodních operací? Stáhněte si ještě dnes naši elektronickou knihu Automatizace pro finanční ředitele a dozvíte se více.
Související články
Umělá inteligence mění podobu podnikových operací a finance nejsou výjimkou. Naše nejnovější whitepaper přehled o umělé inteligenci ve financích a účetnictví, zkoumá praktické příklady použití a nastiňuje, jak začít s implementací.
Zavádění elektronické fakturace a elektronického zadávání veřejných zakázek se ve veřejné správě v Evropě zrychluje. Nedávná švédská studie nabízí pohled na situaci v obcích a ústředních vládních orgánech.
Představujeme PDF invoice capture – výkonný nástroj pro převod PDF do XML, který slouží k digitalizaci, transformaci, analýze a obohacování PDF faktur. Tento nástroj je odlehčenou bezplatnou verzí našeho řešení pro zpracování dokumentů pomocí umělé inteligence.