Useimmat ihmiset tuntevat ajatuksen automaatiosta. Jos työskentelet talousosastolla, olet todennäköisesti miettinyt, miten automaatio voi lisätä tehokkuutta. Yrityksesi toiminnan pitäminen tehokkaana on avainasemassa, kun haluat säilyttää budjetin yrityksesi laajentuessa. Mutta heikkolaatuisilla tiedoilla et pääse pitkälle.
Automatisointi on looginen päämäärä kaikille taloushallinnon tiimeille, jotka haluavat parantaa tehokkuuttaan, mutta se vaatii valmistelua, jotta yrityksesi olisi valmis tähän viimeiseen vaiheeseen. Automaation toteuttamiselle yrityksessäsi on monia esteitä. Yksi yleisimmistä esteistä liiketoiminnan ydintoiminnoissa ovat analogiset laskut, PDF-tiedostot ja tulostetut paperilaskut, jotka ovat monille yrityksille merkittävä tehokkuuden pullonkaula.
Mitä voit siis tehdä, jotta yrityksesi voi siirtyä analogisista laskuista verkkolaskuihin? Aloitetaan ensin perusasioista.
Mikä on paperilaskujen ongelma?
Miksi tietojen syöttö on nykyään niin suuri ongelma yrityksille? Tärkein syy on se, että sinun on varmistettava, että sinä ja ohjelmistosi lukevat tiedot oikein.
Tietojen lukeminen paperilta edellyttää ihmisen suorittamaa manuaalista tarkastusta. Tämä on jo itsessään aikaa vievä ja kallis tehtävä. Nykyään paperilaskut eivät ole ainoa tehokkuutta heikentävä tietojen syöttötyyppi.
Muut analogiset tietomuodot, lähinnä PDF-tiedostot, ovat samasta syystä yhtä huonoja kuin paperi. Vaikka automaattisia PDF-lukijoita on olemassa ja niitä käytetään laajalti, talousjohtajat ovat liiankin tietoisia siitä, että virhemarginaali on suuri.
Laskujen lukeminen, käsittely ja hyväksyminen ovat kaikki toistuvia tehtäviä, jotka eivät ole hyvää ajankäyttöä työntekijöillesi - jopa silloin, kun ohjelmisto auttaa prosessia. Kun haluat ottaa käyttöön automaatiota, tavoitteena on poistaa toistuvien tehtävien tarve, joten paperilaskujen ja PDF-laskujen poistaminen on optimaalinen paikka aloittaa.
Verkkolaskut: vaihtoehto analogiselle syötölle
Yllättävää kyllä, yritykset eivät ole vielä ottaneet digitalisoituja tietoja laajasti käyttöön. Vaikka ensimmäistä sähköistä asiakirjaa käytettiin jo vuonna 1965, monet yritykset käyttävät edelleen paperisia ja PDF-muotoisia laskuja. Huonot tietomuodot voivat heikentää tietojen laatua ja prosessien tehokkuutta.
Sähköiset asiakirjat ovat helppo ratkaisu tähän ongelmaan. Ne eivät ainoastaan takaa laadukkaita tietoja, vaan sähköisten asiakirjojen käyttöönotto yrityksessäsi avaa myös oven kaikenlaiselle automatisoinnille. Ihmisen ei tarvitse lukea sivuja ja sivuja laskuja, kun tietokone voi heti käsitellä kaikki verkkolaskun tiedot.
Voit helposti muuntaa yrityksesi täysin digitaaliseen tietojenkäsittelyjärjestelmään huolehtimatta paperiasiakirjojen lähettämisestä tai käsittelystä. Vaikka yrityksesi valmistautuminen tähän siirtymiseen vaatii jonkin verran työtä, pitkän aikavälin säästöt ovat investoinnin arvoisia.
Paras alku yrityksellesi: toimittajalaskut
Vaikka yrityksesi kanssa vuorovaikutuksessa olevien tietojen digitointivaihtoehtoja on useita, paras vaihtoehto aloittaa on yleensä toimittajien laskut. Toimittajalaskut ovat jatkuva tietolähde, jota yrityksesi on käsiteltävä tarkasti, joten yrityksesi tähän osa-alueeseen kohdistuvat ponnistelut eivät mene hukkaan.
Toimittajilta vaadittavien digitaalisten verkkolaskujen lähettämistä koskevien käytäntöjen käyttöönotto ei myöskään vaikuta lainkaan asiakkaisiisi, joten tämä on vähäriskinen ensimmäinen askel kohti yrityksesi kokonaisvaltaista automatisointia. Kun annat toimittajillesi kannustimen laskujensa muodon muuttamiseen, voit myös siirtää liiketoimintasi toimintatapojen muuttamiseen liittyvän riskin yrityksesi ulkopuolelle. Ja se on win-win-tilanne, sillä digitaaliseen dataan perustuvat transaktiot ovat huomattavasti turvallisempia, välittömämpiä ja edullisempia sinulle ja liikekumppanillesi.
Toimittajiesi siirtyminen verkkolaskuihin vaikuttaa myönteisesti koko yrityksesi tietojen laatuun. Loppujen lopuksi kaikki tietosi riippuvat saamistasi syöttötiedoista. Poistamalla inhimilliset virheet ja varmistamalla, että tiedot luetaan oikein, voit poistaa kalliiden virheiden aiheuttaman rasituksen budjetistasi.
Verkkolaskujen käyttöönotto on helppoa oikeiden työkalujen avulla.
Toimittajien siirtyminen verkkolaskutukseen on vasta alkua yrityksesi siirtymiselle digitaalisiin tietomuotoihin. Kun lopputavoite eli kokonaisvaltainen automatisointi on näköpiirissä, sinun kannattaa harkita myös muiden liiketoimintasi kriittisten tietojen digitalisointia.
Onnistuneen digitalisointistrategian toteuttaminen edellyttää alan asiantuntijoiden apua, ja juuri tässä kohtaa e-dokumenttitiimimme astuu kuvaan. Qvalian tiimillä on yli vuosikymmenen kokemus siitä, että se auttaa yrityksiä siirtymään ja ottamaan tietonsa haltuun.
Oletko kiinnostunut oppimaan lisää siitä, miten automaatio voi parantaa talousosastosi ja ydinliiketoimintasi toimintaa? Lataa Automaatio talousjohtajille -e-kirjamme tänään saadaksesi lisätietoja.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Sähköisten viestien integroiminen liiketoimintatapahtumiin - sähköisistä laskuista sähköisiin tilauksiin ja muuhun vastaavaan - päivittäisiin toimintoihin on perinteisesti ollut haastavaa, monimutkaista ja kallista. Tilanne on kuitenkin ...
Hankinnoissa kehitys kohti standardoitujen liiketoimintaviestien laajempaa kirjoa merkitsee merkittävää siirtymistä kohti tehokkuutta ja digitaalista integraatiota.
Euroopan komissio on julkaissut raportin sähköisestä laskutuksesta Euroopassa, jossa analysoidaan sähköisen laskutuksen politiikan ja käyttöönoton vaikutuksia vaikuttavan direktiivin 2014/55/EU pohjalta.