De verplichting tot elektronische facturering in de VAE krijgt steeds meer vorm als concreet implementatieproject voor financiële, fiscale en technologische teams. Het ministerie van Financiën en de Federale Belastingdienst voeren het elektronische factureringssysteem van de Verenigde Arabische Emiraten gefaseerd in: vanaf 2026 kan men er vrijwillig mee aan de slag, en vanaf 2027 wordt de invoering verplicht.

Voor bedrijven die actief zijn in of zaken doen met de VAE betekent deze verandering meer dan alleen een nieuw factuurformaat. Er worden gestructureerde factuurgegevens, uitwisseling via Peppol, geaccrediteerde dienstverleners, rapportage van belastinggegevens en nieuwe vereisten voor ERP-, boekhoud-, facturatie- en crediteurenadministratiesystemen geïntroduceerd.

De VAE stappen over van papieren facturering naar gestructureerde elektronische facturering. Binnen dit kader worden elektronische facturen in XML-formaat opgesteld, verzonden en ontvangen. PDF’s, scans, afbeeldingen, Word-documenten en e-mailbijlagen volstaan op zichzelf niet als ze niet voldoen aan het vereiste gestructureerde formaat. De officiële specificatie is gebaseerd op Peppol PINT-AE, de door de VAE aangepaste versie van het internationale model voor elektronische facturering van Peppol.

Het model is opgebouwd rond vijf partijen: de leverancier, de geaccrediteerde dienstverlener van de leverancier, de geaccrediteerde dienstverlener van de afnemer, de afnemer en de Federale Belastingdienst. De geaccrediteerde dienstverleners zorgen voor de validatie, uitwisseling, bevestiging en rapportage van belastinggegevens tussen de zakelijke partijen en de Federale Belastingdienst.

Dit betekent dat de voorbereiding op e-facturering niet alleen een taak van de financiële afdeling is. Bedrijven moeten de factuurgegevens, de stamgegevens van klanten en leveranciers, de technische koppelingen, de interne goedkeuringsprocessen, de foutafhandeling en de rapportageprocessen onder de loep nemen.

Elektronische facturering is verplicht voor iedereen die zakelijke activiteiten ontplooit in de VAE, ongeacht of men btw-geregistreerd is, tenzij dit uitdrukkelijk is uitgesloten. De deelnemerscode voor elektronische facturering is gebaseerd op het belastingidentificatienummer (TRN), en bedrijven die al over een TRN beschikken, gebruiken de eerste tien cijfers van dat TRN als hun TIN.

De belangrijkste transactietypen die onder de regeling vallen, zijn onder meer B2B-, B2G-, G2B- en G2G-transacties. Leveringen aan of van natuurlijke personen die geen zakelijke activiteiten uitoefenen, vallen buiten het toepassingsgebied van de elektronische facturering, wat betekent dat standaard B2C-transacties over het algemeen niet zijn inbegrepen. Goederen en diensten die aan overheidsinstanties worden geleverd, ook via portalen voor overheidsopdrachten van de VAE, vallen onder de verplichting tot elektronische facturering.

De invoering begint met een proefproject en vrijwillige toepassing vanaf 1 juli 2026. Bedrijven die vrijwillig elektronisch factureren, moeten aan de technische vereisten voldoen, maar administratieve sancties gelden pas vanaf de datum waarop zij verplicht zijn dit toe te passen.

De bijgewerkte tijdlijn is:

De verlenging van de deadline voor grotere bedrijven biedt meer tijd om een erkende dienstverlener te selecteren, maar heeft geen invloed op de ingangsdatum. De implementatietermijn blijft kort voor organisaties met complexe ERP-landschappen, meerdere bedrijfsonderdelen, grote factuurvolumes of grensoverschrijdende transactiestromen. (Ministerie van Financiën – Verenigde Arabische Emiraten)

In de richtlijn inzake verplichte velden van de VAE wordt bepaald welke gegevens vereist zijn voor elektronische belastingfacturen en elektronische handelsfacturen. Deze velden hebben betrekking op factuurgegevens, gegevens van de verkoper en de koper, e-mailadressen, fiscale identificatienummers, registratiegegevens, betalingsinformatie, totaalbedragen, uitsplitsingen van de belasting en details per factuurregel.

Voor veel bedrijven zal dit meer gestructureerde en volledige factuurgegevens vereisen dan bij traditionele, op PDF gebaseerde processen. Belangrijke voorbeelden hiervan zijn Peppol-deelnemersidentificaties, correcte TIN- en TRN-gegevens, wettelijke registratie-identificaties, belastingcategorie-codes, artikelbeschrijvingen, eenheidsmaten, factuurtotalen en bedragen in AED voor btw en te betalen waarden, indien vereist. In de richtlijn staat ook dat het btw-bedrag per regel en het totale te betalen bedrag in AED moeten worden gespecificeerd voor elk geleverd goed of elke geleverde dienst, zelfs wanneer de factuur in een andere valuta wordt uitgereikt.

Praktisch gezien moeten bedrijven eerst nagaan of hun ERP-, boekhoud-, facturatie- of afrekeningssystemen de vereiste velden consistent kunnen genereren. Hoe eerder er hiaten in de gegevens worden ontdekt, hoe gemakkelijker deze kunnen worden verholpen voordat de productie-uitwisseling van start gaat.

De richtlijnen van het ministerie zijn duidelijk: bedrijven moeten de vereisten begrijpen, een ASP kiezen, de uitwisseling van elektronische facturen en de rapportage testen, en procedures opstellen voor het monitoren en oplossen van fouten bij de ingebruikname.

Een goed voorbereidingsproject moet het volgende omvatten:

De richtlijn beveelt ook een lacuneanalyse aan in relatie tot de bedrijfsactiviteiten en bevestigt dat systemen in staat moeten zijn om alle vereiste gegevens te genereren en te extraheren. Bedrijven moeten mogelijk ook applicaties integreren met de systemen van de ASP en goedkeuringsworkflows aanpassen om het nieuwe proces voor elektronische facturering te ondersteunen.

De directe drijfveer is naleving van de regelgeving, maar de overstap naar gestructureerde gegevens kan op de lange termijn operationele voordelen opleveren. Het ministerie wijst op mogelijke zakelijke voordelen, zoals kortere verwerkingstijden, minder geschillen dankzij gestandaardiseerde formaten, snellere betalingscycli door elektronische goedkeuringsprocessen, digitale archivering en snellere reactietijden bij audits.

Voor financiële afdelingen is dit het moment waarop e-facturering meer wordt dan alleen een verplichting. Gestructureerde factuurgegevens kunnen de validatie, afstemming, goedkeuring, rapportage en analyse verbeteren. Bovendien vermindert het de afhankelijkheid van handmatige verwerking van PDF-bestanden en worden de processen voor crediteuren- en debiteurenadministratie eenvoudiger te automatiseren.

Qvalia helpt bedrijven en platformpartners zich voor te bereiden op het elektronische facturatiesysteem van de VAE met Peppol-compatibele infrastructuur, PINT-AE-compatibiliteit, API-integratie en webgebaseerde factuuruitwisseling. Het platform ondersteunt het verzenden, ontvangen, valideren en beheren van gestructureerde zakelijke documenten via Peppol en aanverwante kanalen.

Bedrijven kunnen beginnen met webgebaseerde e-facturering voor operationeel gebruik of deze rechtstreeks integreren via Peppol-API’s voor ERP-, boekhoud-, facturerings-, inkoop- of platformworkflows. Qvalia ondersteunt ook aanverwante documentstromen, zoals creditnota’s, reacties op facturen, bestellingen, catalogi en andere Peppol-bedrijfsberichten.

De verplichte invoering van e-facturering in de VAE nadert met rasse schreden, en het belangrijkste werk begint al vóór de ingangsdatum. Bedrijven die zich vroeg voorbereiden, kunnen gegevens valideren, integraties testen, teams opleiden en operationele risico’s beperken nog voordat de verplichte invoering van kracht wordt.

Ontdek de oplossingen van Qvalia voor elektronische facturering in de VAE, die geschikt zijn voor Peppol en PINT-AE.