De Forenede Arabiske Emiraters krav om elektronisk fakturering er ved at blive et konkret implementeringsprojekt for økonomi-, skatte- og teknologiafdelingerne. Finansministeriet og den føderale skattemyndighed indfører det elektroniske faktureringssystem i De Forenede Arabiske Emirater i flere faser, hvor frivillig anvendelse starter i 2026 og obligatorisk implementering begynder i 2027.

For virksomheder, der driver forretning i eller med De Forenede Arabiske Emirater, er ændringen mere end blot et nyt fakturaformat. Den indfører strukturerede fakturadata, Peppol-baseret dataudveksling, godkendte tjenesteudbydere, indberetning af skattedata samt nye krav til ERP-, regnskabs-, fakturerings- og kreditorbogføringssystemer.

De Forenede Arabiske Emirater er i færd med at skifte fra papirbaseret fakturering til struktureret elektronisk fakturering. I henhold til rammeaftalen udstedes, overføres og modtages elektroniske fakturaer i XML-format. PDF-filer, scanninger, billeder, Word-dokumenter og vedhæftede filer i e-mails er ikke i sig selv tilstrækkelige, hvis de ikke overholder det krævede strukturerede format. Den officielle specifikation er baseret på Peppol PINT-AE, som er De Forenede Arabiske Emiraters tilpasning af Peppols internationale model for elektronisk fakturering.

Modellen er opbygget omkring fem parter: leverandøren, leverandørens godkendte tjenesteudbyder, køberens godkendte tjenesteudbyder, køberen og den føderale skattemyndighed. De godkendte tjenesteudbydere varetager validering, udveksling, bekræftelser og indberetning af skattedata mellem de erhvervsdrivende parter og den føderale skattemyndighed.

Det betyder, at forberedelsen til e-fakturering ikke kun er en opgave for økonomiafdelingen. Virksomhederne skal gennemgå fakturadata, kunde- og masterdata, tekniske integrationer, interne godkendelsesforløb, fejlhåndtering og rapporteringsprocesser.

Elektronisk fakturering er obligatorisk for alle, der driver virksomhed i De Forenede Arabiske Emirater, uanset momsregistreringsstatus, medmindre man specifikt er undtaget. Deltager-id'et til e-fakturering er baseret på skatteidentifikationsnummeret (TRN), og virksomheder, der allerede har et TRN, bruger de første ti cifre i dette TRN som deres TIN.

De vigtigste transaktionstyper, der er omfattet, omfatter B2B-, B2G-, G2B- og G2G-transaktioner. Leverancer til eller fra fysiske personer, der ikke driver erhvervsmæssig virksomhed, falder uden for anvendelsesområdet for e-fakturering, hvilket betyder, at almindelige B2C-transaktioner generelt ikke er omfattet. Varer og tjenesteydelser, der leveres til offentlige enheder, herunder via de offentlige indkøbsportaler i De Forenede Arabiske Emirater, er omfattet af e-fakturering.

Indførelsen starter med et pilotprojekt og frivillig implementering fra den 1. juli 2026. Virksomheder, der frivilligt indfører e-fakturering, skal overholde de tekniske krav, men administrative sanktioner finder først anvendelse fra den dato, hvor de er forpligtet til at indføre ordningen.

Den opdaterede tidsplan er:

Fristforlængelsen for større virksomheder giver mere tid til at vælge en godkendt tjenesteudbyder, men ændrer ikke datoen for systemets idriftsættelse. Implementeringsperioden er fortsat kort for organisationer med komplekse ERP-systemer, flere enheder, store fakturamængder eller grænseoverskridende transaktionsstrømme. (Finansministeriet – De Forenede Arabiske Emirater)

Vejledningen om obligatoriske felter i De Forenede Arabiske Emirater fastlægger, hvilke oplysninger der skal indgå i elektroniske skattefakturaer og elektroniske handelsfakturaer. Felterne omfatter fakturaoplysninger, oplysninger om sælger og køber, e-mailadresser, skatteidentifikationsnumre, registreringsoplysninger, betalingsoplysninger, samlet beløb, skatteopdeling og oplysninger om de enkelte regnskabsposter.

For mange virksomheder vil dette kræve mere strukturerede og fuldstændige fakturadata end ved traditionelle PDF-baserede processer. Vigtige eksempler herpå er Peppol-deltageridentifikatorer, korrekte TIN- og TRN-data, juridiske registreringsidentifikatorer, skattekategorikoder, varebeskrivelser, måleenheder, fakturabeløb samt beløb i AED for moms og betalingsbeløb, hvor dette kræves. Vejledningen fastslår ligeledes, at momsbeløbet pr. linje og det samlede betalingsbeløb i AED skal angives for hver leveret vare eller tjenesteydelse, selv når fakturaen udstedes i en anden valuta.

I praksis bør virksomhederne starte med at undersøge, om deres ERP-, regnskabs-, fakturerings- eller afregningssystemer kan generere de påkrævede felter på en ensartet måde. Jo tidligere der opdages mangler i dataene, jo nemmere er det at løse dem, inden udvekslingen af produktionsdata går i gang.

Ministeriets retningslinjer for forberedelse er klare: Virksomhederne bør sætte sig ind i kravene, vælge en ASP, afprøve udveksling af elektroniske fakturaer og indberetning samt fastlægge rutiner for overvågning og fejlhåndtering ved idriftsættelsen.

Et godt forberedelsesprojekt bør omfatte:

Vejledningen anbefaler desuden, at der foretages en gap-analyse i forhold til virksomhedens aktiviteter, og bekræfter, at systemerne skal være i stand til at generere og udtrække alle nødvendige datapunkter. Virksomhederne kan desuden blive nødt til at integrere applikationer med ASP’ens systemer og omkonfigurere godkendelsesworkflows for at understøtte den nye e-faktureringsproces.

Den umiddelbare årsag er overholdelse af lovgivningen, men overgangen til strukturerede data kan medføre langsigtede driftsmæssige fordele. Ministeriet fremhæver potentielle forretningsmæssige fordele såsom kortere behandlingstid, færre tvister takket være standardiserede formater, hurtigere betalingscyklusser gennem elektroniske godkendelsesprocesser, digital opbevaring og hurtigere svar på revisionshenvendelser.

For økonomiafdelingerne er det her, at e-fakturering bliver mere end blot et lovkrav. Strukturerede fakturadata kan forbedre validering, afstemning, godkendelse, rapportering og analyse. Det mindsker også afhængigheden af manuel håndtering af PDF-filer og gør det lettere at automatisere processerne inden for kreditor- og debitorbogholderi.

Qvalia hjælper virksomheder og platformspartnere med at forberede sig på det elektroniske faktureringssystem i De Forenede Arabiske Emirater ved hjælp af Peppol-kompatibel infrastruktur, PINT-AE-kompatibilitet, API-integration og webbaseret fakturaudveksling. Platformen understøtter afsendelse, modtagelse, validering og administration af strukturerede forretningsdokumenter via Peppol og tilknyttede kanaler.

Virksomheder kan starte med webbaseret e-fakturering til det daglige arbejde eller integrere direkte via Peppol-API’er til ERP-, regnskabs-, fakturerings-, indkøbs- eller platform-arbejdsgange. Qvalia understøtter også relaterede dokumentgange såsom kreditnotaer, fakturasvar, ordrer, kataloger og andre Peppol-forretningsmeddelelser.

Fristen for indførelsen af elektronisk fakturering i De Forenede Arabiske Emirater nærmer sig med hastige skridt, og det vigtigste arbejde skal påbegyndes inden ikrafttrædelsesdatoen. Virksomheder, der forbereder sig i god tid, kan validere data, teste integrationer, uddanne medarbejdere og mindske driftsrisici, inden den obligatoriske implementering træder i kraft.

Se nærmere på Qvalia’s løsninger til elektronisk fakturering i De Forenede Arabiske Emirater, der er klar til brug med Peppol og PINT-AE.