Het verbeteren van de efficiëntie moet uw hoogste prioriteit zijn als het gaat om de uitbreiding van uw bedrijf. Hoewel inefficiënte noodoplossingen voor een kleiner bedrijf nog wel kunnen werken, zullen de tekortkomingen zich opstapelen als ze niet worden aangepakt, wat op de lange termijn tot hoge kosten leidt.
Als u er al eens over heeft nagedacht hoe u uw financiële afdeling efficiënter kunt maken, is de kans groot dat automatisering een van de opties is die bij u opkomt. Hoewel automatisering inderdaad een effectieve manier kan zijn om uw efficiëntie te verhogen, is het niet de wondermiddel dat de meeste bedrijven denken dat het is.
Veel bedrijven maken de fout om te investeren in Robotic Process Automation (RPA) zonder goed na te gaan of het wel zinvol is, of het überhaupt bij hun bedrijf past, of dat er andere automatiseringstechnologieën zijn die op lange termijn duurzame resultaten kunnen opleveren.
Is automatisering de moeite waard?
Het implementeren van automatisering in uw bedrijf kan een aanzienlijke investering vergen. Voordat u zich vastlegt op een project om automatisering in uw bedrijfsmodel te integreren, moet u goed overwegen wat u met die automatisering wilt bereiken. Voor resultaten op de lange termijn is een meer doorgedachte aanpak nodig dan alleen maar aan de oppervlakte blijven, of u nu financiële processen wilt moderniseren en de crediteurenadministratie of boekhouding wilt automatiseren, de klantenservice wilt verbeteren, inkomende e-mails wilt beheren of nog veel meer.
Als automatisering op de juiste manier wordt toegepast, kan dit de efficiëntie verhogen door menselijke fouten uit te sluiten en bepaalde taken sneller uit te voeren. Aan de andere kant kan automatisering, zonder een goede planning en inzicht in de gegevens die u beheert, vrijwel niets voor uw bedrijf betekenen en al snel een verloren investering worden.
Het komt erop neer dat automatisering een van de beste manieren is om de efficiëntie optimaal te verbeteren, dus zorg ervoor dat je er optimaal gebruik van maakt. Ga na welke factoren binnen je bedrijfsmodel van invloed zijn op je winst. Als menselijke fouten een grote rol spelen, of als een bepaald proces voor een knelpunt zorgt, is automatisering waarschijnlijk de beste oplossing.
RPA: De snelle oplossing – maar is die wel duurzaam?
RPA is een voorbeeld van automatisering waar veel bedrijven al gebruik van maken. RPA is de term voor digitale toepassingen die specifieke taken automatiseren, zoals gegevensinvoer, controle en andere soortgelijke taken. RPA bestaat inmiddels al meer dan tien jaar, dus de technologie is inmiddels goed ingeburgerd.
Wat kan RPA voor mijn bedrijf betekenen?
RPA is een flexibele technologie die in alle sectoren op tal van manieren kan worden toegepast. Het fungeert meestal als een interface bovenop bestaande oplossingen om de taken van de gebruiker na te bootsen.
RPA kan elke eenvoudige taak uitvoeren waarbij gegevens worden gelezen, geschreven en verwerkt. Een RPA-robot kan bijvoorbeeld een PDF-bestand lezen, het scannen op gegevens en die gegevens vervolgens doorsturen, wat nuttig kan zijn voor het beheer van toeleveringsketens en voorraadsystemen.
De voordelen van RPA
De belangrijkste voordelen van RPA zijn vooral:
- Lange werkdagen. Een goed afgestelde RPA kan elke repetitieve taak die anders door een mens zou moeten worden uitgevoerd, automatisch uitvoeren.
- Medewerkers ontlasten. Een medewerker die een taak uitvoert die door RPA kan worden overgenomen, kan die tijd niet besteden aan iets anders dat mogelijk productiever is.
- Fouten verminderen. RPA-robots kunnen slechts een beperkt aantal taken uitvoeren, maar ze maken geen fouten zoals mensen dat doen. De robots doen precies wat hen wordt opgedragen, niet meer en niet minder.
- Snelheid. Een RPA-robot kan repetitieve taken keer op keer uitvoeren, veel sneller dan een mens, en raakt daarbij niet vermoeid. Als uw productiviteit wordt belemmerd doordat een bepaalde taak te veel tijd in beslag neemt, is RPA een manier om dit probleem op te lossen.
De nadelen van RPA
Hoewel RPA voordelen biedt, zijn er ook enkele belangrijke nadelen. Hieronder volgen enkele punten waar u op moet letten:
- Duurzaamheid op de lange termijn. RPA kan een serieuze afleiding vormen van het noodzakelijke langetermijnwerk dat nodig is om processen en administratieve taken te digitaliseren en efficiënter te maken. Het risico bestaat dat je je gaat richten op snelle oplossingen in plaats van de zaken vanaf het begin op de juiste manier aan te pakken.
- Implementatie. RPA kan veel waarde opleveren bij afzonderlijke taken, maar de implementatie ervan kost tijd en geld. Het is ook geen goed idee om op RPA te bezuinigen, aangezien een verkeerde afstemming tot fouten leidt. Een inefficiënt proces wordt niet zomaar getransformeerd door er simpelweg wat „slimme” functies aan toe te voegen. U moet weten dat bijna de helft van alle RPA-systemen bij de eerste implementatie mislukt, dus de implementatie kan meer middelen vergen dan u aanvankelijk dacht.
- Vergroten van fouten. RPA-robots kunnen bepaalde voor de hand liggende fouten niet opsporen die een mens onmiddellijk zou opmerken. Als uw gegevens fouten bevatten, zullen RPA-robots deze niet signaleren, maar doorgeven, waardoor een fout die anders wellicht zou zijn opgemerkt, wordt vergroot.
- Algemeen risico. Sommige taken lenen zich niet goed voor RPA, vooral als er veel op het spel staat. Als je bijvoorbeeld je inkoopfacturen moet verwerken, is het waarschijnlijk beter om software te gebruiken die de gegevens vanaf het begin correct kan interpreteren en verwerken.
- Onderhoud. De meeste RPA-oplossingen moeten op maat worden gemaakt om bij uw bedrijf te passen. Het is waarschijnlijk niet de moeite waard om in een dergelijk systeem te investeren als de manier waarop uw bedrijf werkt in de toekomst drastisch zou kunnen veranderen. Zelfs kleine wijzigingen in uw bedrijfsvoering kunnen al voor aanzienlijke verstoringen bij uw RPA-robots zorgen.
Is RPA geschikt voor uw bedrijf?
Over het algemeen is RPA de juiste oplossing voor bepaalde kortetermijnproblemen, maar in veel gevallen is het niet de juiste keuze voor strategisch efficiënte automatisering op de lange termijn. Hoewel het een krachtig hulpmiddel is, kan het ook tijd, moeite en geld verspillen. Denk dus goed na voordat je in een RPA-oplossing investeert.
Waarom Qvalia anders is
Een hoge gegevenskwaliteit is een van de belangrijkste factoren voor het succes van een automatiseringsoplossing. Gegevens van hogere kwaliteit maken schaalbaarheid mogelijk en verkleinen de kans op kostbare fouten. Daarom richt Qvalia zich op uw gegevens om soepele, geautomatiseerde financiële processen te realiseren.
Ons cloudplatform biedt complete oplossingen voor het automatiseren van crediteurenadministratie, debiteurenadministratie en boekhouding. E-facturering is gratis.
Download ons e-book voor meer informatie over hoe u uw bedrijf kunt transformeren en uw financiële afdeling naar een hoger niveau kunt tillen.
Gerelateerde artikelen
Hoewel e-facturering via netwerken zoals Peppol steeds populairder wordt, maken bedrijven wereldwijd nog steeds gebruik van pdf-facturen. Hieronder leest u waarom gestructureerde gegevens zo belangrijk zijn.
Managementteams zijn voortdurend op zoek naar manieren om de cashflow en levertijden te verbeteren en de productielijnen te optimaliseren. Zodra je snellere en meer …
Bij veerkracht van een bedrijf draait het erom dat alles gewoon doorgaat als er iets onverwachts gebeurt — of in een noodsituatie. In veel opzichten …