Een handleiding voor het opzetten van een veerkrachtige financiële afdeling

Bij bedrijfsveerkracht draait het erom dat alles gewoon doorgaat wanneer zich onverwachte gebeurtenissen voordoen — of in een noodsituatie. In veel opzichten is de veerkracht van afdelingen van cruciaal belang in elk bedrijfscontinuïteitsplan. 

De financiële afdeling, met haar kernactiviteiten, is een van de meest cruciale functies binnen een organisatie. Deze omvat alles van transactiebeheer en het beheer van de kasstroom tot leveranciersbeheer en onkosten. Zonder een betrouwbare kasstroom kan immers geen enkel bedrijf overleven.

Dat is ook de reden waarom een degelijke werkwijze en de juiste technologie van essentieel belang zijn, vooral tijdens uitzonderlijke omstandigheden, om ervoor te zorgen dat een bedrijf over de juiste systemen beschikt om operationeel te blijven.

Laat u niet verrassen door een incident. De overgang van de normale gang van zaken naar een noodsituatie kan vrijwel onmiddellijk plaatsvinden — zoals we tijdens de COVID-19-pandemie hebben meegemaakt.

Het vergt veel inspanning om je aan te passen wanneer de bedrijfsomstandigheden drastisch veranderen. Het kan zijn dat je plotseling je toeleveringsketen moet veiligstellen of de manier waarop je medewerkers werken moet aanpassen, bijvoorbeeld door over te stappen op thuiswerken of hybride werkmodellen. Mogelijk moet je verouderde systemen digitaliseren om ervoor te zorgen dat ze overal zichtbaar en toegankelijk zijn.

Een effectief bedrijfscontinuïteitsplan vereist een gedegen voorbereiding, en in veel gevallen is de financiële afdeling de beste plek om te beginnen. Lees verder voor belangrijke tips over hoe u een veerkrachtige financiële afdeling kunt opbouwen, en voor andere bruikbare inzichten van het financiële team van Qvalia.

Een veerkrachtigere financiële afdeling zorgt er uiteindelijk voor dat de kasstromen gezond blijven, hoe onrustig de markt ook wordt. Het betekent dat het bedrijf zich kan herstellen van incidenten die een aanslag op het budget vormen, en dat het bedrijf onder alle omstandigheden gewoon kan blijven functioneren zoals de bedoeling is.

Gezien de manier waarop het zakelijke klimaat zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, ligt het voor de hand waarom veerkracht u een concurrentievoordeel oplevert: markten worden steeds dynamischer, nieuwe technologieën zorgen voor een ommekeer in de manier waarop we werken en de globalisering maakt de wereldmarkt steeds complexer.

Door vier essentiële aandachtspunten aan te pakken, bent u beter in staat om uw team aan te passen en uw veerkracht snel te vergroten:

Een belangrijke term om te kennen is ‘bedrijfscontinuïteit’. Mocht de lancering van een nieuw product mislukken, een project meer kosten dan verwacht, of de omzet in het algemeen dalen, dan zorgt een bedrijfscontinuïteitsplan ervoor dat alles snel weer op gang kan worden gebracht. Bedrijfscontinuïteit kan betrekking hebben op vrijwel elke afdeling binnen het bedrijf, niet alleen op de financiële afdeling. Het is het stappenplan om de bedrijfsvoering in stand te houden, wat er ook gebeurt.

Er zijn verschillende factoren die financiële veerkracht in de weg staan, waar de meeste managementteams tijdens dit proces geen rekening mee houden.

Om het hoofd te bieden aan de onzekerheid, moeten financiële teams hun processen herzien om de bedrijfsvoering en de cashflow op peil te houden. Hieronder volgen enkele nuttige tips voor CFO’s en financiële teams om hun bedrijfsvoering te versterken, het hoofd koel te houden en door te gaan.

Zorg ervoor dat je de juiste mentaliteit hebt, zodat je je financiële veerkracht kunt opbouwen.

Het waarborgen van de toegankelijkheid van transacties en financiële gegevens, en het veiligstellen van de mogelijkheden om transacties te verwerken, moet een topprioriteit zijn.

Zorg voor een goed georganiseerd factuurbeheer. Inkomende inkoopfacturen in pdf-formaat, of erger nog: op papier, zullen bij grootschalig thuiswerken een groot probleem vormen. Als u geen toegang hebt tot de brievenbus op kantoor, worden alledaagse taken plotseling een onverwachte uitdaging:

Veel bedrijven doen een beroep op dienstverleners voorhet scannen van facturen en OCR. Handmatige verwerking brengt risico’s met zich mee, ongeacht de locatie of wie de dienst uitvoert.

Uw processen lopen gevaar als dienstverleners zich niet aan de afspraken kunnen houden (een waargebeurd verhaal – dat is precies wat er gebeurde met een groot Europees scancentrum dat in maart 2020 in quarantaine werd geplaatst als gevolg van de COVID-19-pandemie). U vermindert uw risico’s door minder afhankelijk te zijn van diensten van derden.

De overstap naar e-facturering is ongetwijfeld de snelste en meest betrouwbare manier om een einde te maken aan het scannen en het beheer van analoge gegevens.

Hybride werken is een populair alternatief geworden voor de traditionele werkwijze waarbij iedereen uitsluitend op kantoor werkt. Nu bedrijfsactiviteiten zich steeds minder concentreren op één kantoorlocatie en zich steeds meer verplaatsen naar diverse locaties op afstand waar uw medewerkers zelf kiezen om te werken, wordt het voor financiële afdelingen belangrijker dan ooit om hun end-to-end-processen duidelijk te definiëren en te formaliseren. U moet het volgende verduidelijken:

U wilt uw gedocumenteerde processen ook in de praktijk testen om te controleren of er afwijkingen optreden zodra het werk van start gaat. Een duidelijk en nauwkeurig beeld hebben van hoe financiële processen werken, is een enorme stap in de goede richting om in de toekomst een ononderbroken werkstroom te garanderen.

Een onderdeel van het documenteren van interne processen is het verzamelen van gegevens en analyses om nieuwe inzichten te verkrijgen en de besluitvorming te verbeteren.

Om het nog duidelijker te zeggen: financiële teams moeten meer dan ooit rekening houden met de zichtbaarheid van de kasstroom. Gezien de termijn waarbinnen inkomsten binnenkomen en nieuwe aankopen worden gedaan, weet u zeker dat u over voldoende liquide middelen beschikt? Om uw bedrijf draaiende te houden, moet u ervoor zorgen dat u op geen enkel moment in een liquiditeitscrisis terechtkomt.

Om dit inzicht te verkrijgen, moet u gegevens verzamelen en analyses maken van uw kaspositie. Een belangrijk onderdeel hiervan is het verbeteren van de kwaliteit van de verzamelde gegevens, wat de kwaliteit van uw besluitvorming ten goede komt. Naarmate uw gegevensbronnen beter worden, worden de verkregen inzichten in de loop van de tijd steeds duidelijker en vollediger. Door automatisering in te zetten, versnelt u bovendien het proces, waardoor het bedrijf snel kan reageren op mogelijke kasstroomproblemen.

Voer een stresstest uit op uw verkoopproces – en daarmee ook op de interne crediteurenadministratie van uw klant.

We kunnen het niet genoeg benadrukken. De overstap naar e-facturering is voor bedrijven van cruciaal belang om hun bedrijfsvoering veilig te stellen. Elektronische formaten vergroten de veerkracht van de financiële afdeling en dragen bij aan het behoud van het zakelijke momentum.

U moet nagaan welke mogelijkheden er zijn om het gebruik van e-facturen te stimuleren, zowel bij de crediteuren- als bij de debiteurenadministratie.

Handmatige taken vragen om de aandacht van je team. Processen kunnen worden verbeterd en geautomatiseerd, maar voor duurzame automatisering zijn betrouwbare en gestructureerde digitale gegevens nodig. Daarom moet je mogelijke knelpunten op het gebied van analoge informatie en handmatige taken in je workflow in kaart brengen.

Dit zijn enkele van de meest voorkomende handmatige taken:

De efficiëntievoordelen van het gebruik van geautomatiseerde tools zijn algemeen bekend, maar deze komen vooral goed tot hun recht in de financiële sector, aangezien het werk daar in hoge mate op regels is gebaseerd en goed meetbaar is. Daarom zou uw initiatief om uw bedrijf economisch veerkrachtiger te maken, ook het verkennen van machine learning en kunstmatige intelligentie moeten omvatten.

Maar we moeten de vraag ‘hoe?’ beantwoorden. Er zijn veel soorten automatisering die bedrijven gebruiken, maar het is aan te raden om te kiezen voor geavanceerde oplossingen in plaats van instapmodellen. Robotische procesautomatisering is bijvoorbeeld een relatief eenvoudige toepassing van deze technologie. Meer geavanceerde organisaties kunnen hun toevlucht nemen tot echte machine learning om te helpen bij financiële planning en om patronen te ontdekken in grote hoeveelheden gegevens.

Deze ontwikkeling zal niet van de ene op de andere dag plaatsvinden, en je kunt rekenen op wat kinderziektes wanneer er nieuwe tools worden geïntroduceerd, maar wees bereid om mee te evolueren met de rest van de sector als je financieel veerkrachtig wilt blijven.

Automatisering maakt bedrijven veerkrachtiger door afzonderlijke financiële functies samen te brengen en ervoor te zorgen dat ze naadloos kunnen samenwerken. Deze gestroomlijnde workflow zorgt er uiteindelijk voor dat:

Door automatiseringstools te gebruiken om de verschillende onderdelen van de financiële afdeling met elkaar te verbinden, worden kosten bespaard en komt er tijd vrij die medewerkers beter kunnen besteden aan belangrijkere aspecten van hun werk.

CFO’s moeten ernaar streven de kwaliteit en consistentie van gegevens te bevorderen, aangezien financiële gegevens afkomstig zijn van verschillende afdelingen en daardoor in uiteenlopende formaten worden verzameld.

Om een uniforme aanpak van gegevensverwerking binnen alle bedrijfsonderdelen te bevorderen, moet de financiële afdeling tijd vrijmaken voor het opschonen van gegevens en het implementeren van technologie en digitale platforms ter verbetering van de gegevenskwaliteit.

In het verlengde van het vorige punt: de meeste tools die we tegenwoordig gebruiken, zijn voornamelijk afkomstig uit de cloud. Daarom is een ‘cloud-first’-strategie van groot belang voor het opbouwen van financiële veerkracht. Waarom is cloudlevering zo populair?

Door de cloud in te zetten ter ondersteuning van de financiële afdeling beschikt u over een solide digitale basis om op voort te bouwen. Op deze manier is het veel eenvoudiger om afdelingsoverschrijdende gegevens te integreren, wat zorgt voor een gecoördineerde samenwerking en een beter overzicht over de hele organisatie.

Een reëel probleem bij de invoering van digitale hulpmiddelen ter ondersteuning van financiële functies is het toegenomen risico op cyberbeveiligingsincidenten en de noodzaak om te voldoen aan de wetgeving op het gebied van digitale beveiliging. Cyberbeveiliging is een onontkoombare factor voor moderne bedrijven en heeft invloed op alle aspecten van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële afdeling.

Wat kunt u bijvoorbeeld doen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke en gevoelige gegevens worden beschermd tegen datalekken? Wat zullen uw klanten ervan vinden als hun persoonlijke gegevens uitlekken nadat ze met uw organisatie hebben samengewerkt? Welke regelgeving, zoals de AVG van de EU, legt u sancties op voor een dergelijk incident?

Zowel bedrijven als consumenten worden zich steeds meer bewust van hun digitale privacy. Verlies daarom tijdens uw digitale transformatie niet uit het oog dat u de toonaangevende kaders voor cyberbeveiliging moet implementeren. Vooral de financiële afdeling moet hier extra op letten, aangezien deze vaak als eerste wordt gedigitaliseerd en een belangrijk doelwit vormt voor mogelijke cyberaanvallen.

Veerkracht is afhankelijk van een gedegen naleving van de regelgeving. Bescherm daarom de integriteit en veiligheid van uw gegevens en uw reputatie op de markt door op de hoogte te blijven van cyberbeveiligingsrisico’s en samen te werken met externe partijen die deze risico’s begrijpen en weten hoe ze deze kunnen beperken.

Automatisering is op zich een krachtig hulpmiddel, maar kan interne teamleden zeker niet vervangen als het gaat om de meer creatieve en strategische aspecten van het werk. Hoe je je medewerkers inzet en behandelt, is eveneens van belang bij het opbouwen van een veerkrachtige financiële afdeling.

Financiële teams moeten zich volledig richten op het in stand houden van de cashflow wanneer zich incidenten voordoen. Financiële veerkracht is afhankelijk van liquiditeit; dat wil zeggen dat er aandacht moet worden besteed aan uitgavenbeheersing, voorraadbeheer, betalingsprocedures, financiële automatisering en andere instrumenten waarover de afdeling beschikt.

CFO’s en andere financiële leidinggevenden moeten ook nadenken over waar data-analyse moet worden toegepast. Probeer, in plaats van je te richten op de korte termijn of uitsluitend gegevens uit het verleden te analyseren, het gesprek te sturen naar veranderingen en doelstellingen op de lange termijn, en gebruik financiële gegevens om te voorspellen wat er in de toekomst zou kunnen gebeuren.

Net als bij elk ander aspect van het bedrijfsleven wordt het financiële beheer een stuk eenvoudiger als je kunt rekenen op een team dat je ondersteunt. Managers moeten zich richten op het vinden van manieren om complexe taken op te lossen en medewerkers aanmoedigen om hun eigen veerkracht op het werk te vergroten. Overweeg om professionele opleidingen te organiseren, zodat medewerkers door kunnen groeien naar meer uitdagende functies binnen het bedrijf.

Een positieve benadering zorgt ervoor dat iedereen zin en voldoening vindt in zijn of haar werk, zelfs als er grote uitdagingen op het pad komen.

Financiële afdelingen in traditionele sectoren komen er vaak achter dat hun huidige werkwijze verouderd is of niet meer voldoet aan de eisen van de moderne markt. Misschien is het tijd om na te denken over een reorganisatie van de werkprocessen, zodat interne medewerkers beter begrijpen wat uw bedrijf veerkrachtig maakt.

Laat de werkdag bijvoorbeeld draaien om de analyse van financiële gegevens. In plaats van traditionele hiërarchieën kun je medewerkers in teams indelen, die elk gebruikmaken van een gezamenlijke pool van data-analyses die helpen bij het vaststellen van de prioriteiten van het bedrijf. Op die manier kan iedereen een bijdrage leveren aan het oplossen van zakelijke uitdagingen.

En vergeet niet om de ontwikkeling van vaardigheden en persoonlijke groei te stimuleren, bijvoorbeeld door ervaren medewerkers te vragen om beginnende collega’s te begeleiden of door beloningen en promoties aan te bieden bij het behalen van bepaalde mijlpalen.

Het uitbesteden aan externe dienstverleners is zeker geen nieuwe strategie, en het grootste deel van het bedrijfsleven is zich bewust van de voordelen ervan, van risicobeperking tot kostenbeheersing. Maar wist u dat het van onschatbare waarde kan zijn voor het opbouwen van financiële veerkracht? Deze strategie is echter niet zonder risico’s, aangezien u nog steeds afhankelijk bent van handmatig werk.

Deze lijst is zeker niet volledig. Ga zorgvuldig te werk bij het zoeken naar mogelijke gebieden waarop uw interne medewerkers baat zouden kunnen hebben bij aanvullende ondersteuning door een partnerorganisatie.

Uw systemen, boekhoudgegevens en transactiegegevens moeten overal beschikbaar zijn. Speel in op de behoeften van verspreid werkende teams en evalueer de toegankelijkheid ervan. Succesvol werken op afstand is niet alleen een kwestie van technologie, maar hangt ook af van uw werkwijzen.

Zorg ervoor dat al uw belangrijkste financiële en transactiesystemen op afstand toegankelijk zijn, inclusief software en cloudtools voor facturering, crediteurenadministratie, boekhouding en rapportage. Als er al gebruik wordt gemaakt van cloudtools, is dit doorgaans geen probleem.

Als uw systemen op een lokaal netwerk staan, zorg er dan voor dat uw team er via een VPN (Virtual Private Network) toegang toe heeft. Uw IT-afdeling kan u hierbij helpen.

In verband met toegankelijkheid spelen ook kwesties rond goedkeuringsprocedures en hiërarchieën een rol. Heb je bijvoorbeeld een noodoplossing voor toegang tot bankrekeningen, btw- en belastinginstanties en andere bedrijfsgerelateerde overheidsdiensten? Breng de zwakke punten in de werkwijze in kaart voor het geval er bijvoorbeeld sprake is van ziekteverzuim.

Vergeet de beveiliging van uw gegevens niet. Voor toegang via een VPN op afstand wordt het ten zeerste aangeraden om sterke authenticatiemethoden te gebruiken. Wachtwoorden moeten sterk en willekeurig zijn, bij voorkeur in combinatie met tweefactorauthenticatie.

Het is voor teams van essentieel belang dat ze naadloos kunnen communiceren en op afstand toegang hebben tot systemen. Op dit punt kunnen financiële teams een voorbeeld nemen aan de ontwikkelaarsgemeenschap, die haar werkwijzen in de loop der jaren heeft toegepast en geperfectioneerd.

Ontdek gebruiksvriendelijke communicatie- en chattools zoals Slack of Teams, en apps voor samenwerking zoals Trello of Asana, zodat je de bedrijfsvoering op gang kunt houden, ongeacht waar je team zich bevindt.

Voer voor je financiële team dagelijkse stand-up-sessies in, naar het voorbeeld van agile methodieken, en laat teamleden ’s ochtends in de chat een update geven over hun dagelijkse taken. Korte virtuele briefingvergaderingen, in combinatie met deze check-ins, zorgen voor transparantie en een bedrijfscultuur die niet afhankelijk is van de locatie. 

Een veelgebruikt model voor stand-upvergaderingen is gebaseerd op het beantwoorden van drie vragen door de teamleden:

Het opbouwen van veerkracht binnen de financiële afdeling draait om het maken van langetermijnplannen en het doorvoeren van veranderingen om ervoor te zorgen dat je elke vorm van marktvolatiliteit kunt doorstaan. Een groot deel daarvan bestaat uit het invoeren van de juiste digitale tools en platforms om je werkprocessen te moderniseren.

De bovenstaande voorbeelden hebben één ding gemeen: de afhankelijkheid van, en de noodzaak tot, verdere digitale transformatie. Telewerken en een solide technische infrastructuur, in combinatie met een toenemend gebruik van elektronische transacties, zullen uw veerkracht aanzienlijk vergroten.

De invoering van elektronische facturen en de digitalisering van transacties zijn waarschijnlijk de meest effectieve en snelste manier om processen te verbeteren, of het nu gaat om crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, boekhouding of zelfs uitgavenanalyse.