Die Verbesserung der Effizienz sollte Ihre oberste Priorität sein, wenn es um die Erweiterung Ihres Unternehmens geht. Ineffiziente Umgehungslösungen können zwar für ein kleineres Unternehmen funktionieren, aber wenn sie nicht behoben werden, häufen sich die Ineffizienzen und führen langfristig zu hohen Kosten.
Wenn Sie darüber nachgedacht haben, wie Sie Ihre Finanzabteilung effizienter gestalten können, ist eine der Optionen, die Sie in Erwägung gezogen haben, wahrscheinlich die Automatisierung. Es stimmt zwar, dass die Automatisierung Ihre Effizienz steigern kann, aber sie ist nicht das Wundermittel, für das die meisten Unternehmen sie halten.
Viele Unternehmen machen den Fehler, in die Robotic Process Automation (RPA) zu investieren, ohne genau zu prüfen, ob sie nützlich ist oder nicht, ob sie überhaupt für ihr Unternehmen geeignet ist oder ob es andere Automatisierungstechnologien gibt, die langfristig nachhaltige Ergebnisse erzielen können.
Lohnt sich die Automatisierung?
Die Einführung der Automatisierung in Ihrem Unternehmen kann eine erhebliche Investition erfordern. Bevor Sie ein Projekt zur Automatisierung Ihres Geschäftsmodells in Angriff nehmen, sollten Sie sich überlegen, was Sie mit der Automatisierung erreichen wollen. Langfristige Ergebnisse erfordern einen umfassenderen Ansatz, als nur an der Oberfläche zu kratzen, ganz gleich, ob Sie die Finanzprozesse verbessern und die Kreditoren- oder Buchhaltung automatisieren, den Kundenservice verbessern, eingehende E-Mails verwalten und vieles mehr.
Wenn sie richtig gemacht wird, kann die Automatisierung die Effizienz steigern, indem sie die Möglichkeit menschlicher Fehler beseitigt und die Geschwindigkeit bestimmter Aufgaben erhöht. Andererseits kann die Automatisierung ohne angemessene Planung und Einblicke in die von Ihnen verwalteten Daten so gut wie nichts für Ihr Unternehmen bewirken und kann schnell zu versunkenen Kosten werden.
Unterm Strich ist die Automatisierung eine der besten Möglichkeiten, um die Effizienz zu steigern, also sollten Sie sicherstellen, dass Sie sie optimal nutzen. Suchen Sie nach Faktoren, die sich innerhalb Ihres Geschäftsmodells auf Ihre Gewinne auswirken. Wenn menschliches Versagen einen großen Einfluss hat oder ein bestimmter Prozess einen Engpass darstellt, ist die Automatisierung wahrscheinlich die beste Lösung.
RPA: Die schnelle Lösung - aber ist sie auch nachhaltig?
RPA ist ein Beispiel für die Automatisierung, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. RPA ist der Begriff für digitale Anwendungen, die bestimmte Aufgaben wie Dateneingabe, Überprüfung und andere ähnliche Aufgaben automatisieren. RPA gibt es bereits seit über einem Jahrzehnt, die Technologie ist also gut etabliert.
Was kann RPA für mein Unternehmen tun?
RPA ist eine flexible Technologie mit vielen Anwendungsmöglichkeiten in allen Sektoren. Sie arbeitet meist als Schnittstelle zu bestehenden Lösungen, um die Aufgaben des Benutzers zu imitieren.
RPA kann jede einfache Aufgabe ausführen, die das Lesen, Schreiben und Verarbeiten von Daten beinhaltet. Ein RPA-Roboter kann zum Beispiel eine PDF-Datei lesen, sie nach Daten scannen und die Daten an eine andere Stelle senden, was für die Verwaltung von Lieferketten und Bestandssystemen nützlich sein kann.
Die Vorteile von RPA
Die Hauptvorteile von RPA sind in erster Linie:
- Lange Arbeitszeiten. Ein gut kalibrierter RPA kann jede sich wiederholende Aufgabe, die sonst einem Menschen überlassen würde, automatisch erledigen.
- Freisetzung von Mitarbeitern. Ein Mitarbeiter, der eine Aufgabe ausführt, die ein RPA übernehmen könnte, tut nichts anderes, was potenziell produktiver ist.
- Verringerung von Fehlern. RPA-Roboter können nur einige wenige Aufgaben ausführen, aber sie machen keine Fehler wie Menschen. Die Roboter tun genau das, was man ihnen sagt, nicht mehr und nicht weniger.
- Schnelligkeit. Ein RPA-Roboter kann sich wiederholende Aufgaben immer und immer wieder ausführen, viel schneller als ein Mensch, und er wird nicht müde. Wenn Ihre Produktivität durch eine bestimmte Aufgabe, die zu lange dauert, behindert wird, ist RPA eine Möglichkeit, dieses Problem zu verbessern.
Die Nachteile von RPA
Trotz der Vorteile von RPA gibt es auch einige erhebliche Nachteile. Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:
- Langfristige Nachhaltigkeit. RPA kann ein ernsthaftes Ablenkungsmanöver von der notwendigen langfristigen Arbeit sein, die notwendig ist, um Prozesse und Verwaltungsarbeit zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Es besteht die Gefahr, dass Sie sich auf schnelle Lösungen konzentrieren, anstatt die Dinge von Anfang an richtig anzugehen.
- Implementierung. RPA kann Ihnen bei Einzelaufgaben einen guten Nutzen bringen, aber die Einrichtung kostet Zeit und Geld. Es ist auch keine gute Idee, bei RPA an der falschen Stelle zu sparen, da eine Fehlkalibrierung zu Fehlern führen wird. Ein ineffizienter Prozess lässt sich nicht einfach dadurch verändern, dass man etwas "Intelligenz" an die Spitze setzt. Sie sollten wissen, dass fast die Hälfte aller RPA-Systeme bei der ersten Einführung scheitern, so dass die Implementierung mehr Ressourcen in Anspruch nehmen könnte, als Sie ursprünglich dachten.
- Fehlervergrößerung. RPA-Roboter können einige offensichtliche Fehler nicht erkennen, auf die ein Mensch sofort hinweisen könnte. Wenn Ihre Daten mit Problemen behaftet sind, werden RPA-Roboter nicht darauf hinweisen, sondern sie weiterleiten, wodurch ein Fehler vergrößert wird, der andernfalls vielleicht erkannt worden wäre.
- Gesamtrisiko. Manche Probleme eignen sich nicht für RPA, vor allem wenn viel auf dem Spiel steht. Wenn Sie beispielsweise Ihre Eingangsrechnungen bearbeiten müssen, ist es wahrscheinlich besser, eine Software zu verwenden, die in der Lage ist, die Daten von Anfang an richtig zu verstehen und zu verwalten.
- Wartung. Die meisten RPA-Lösungen müssen für Ihr Unternehmen maßgeschneidert werden. Es lohnt sich wahrscheinlich nicht, in ein solches System zu investieren, wenn sich die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen läuft, in Zukunft drastisch ändern könnte. Selbst geringfügige Änderungen in Ihrer Einrichtung können zu erheblichen Störungen für Ihre RPA-Roboter führen.
Ist RPA das Richtige für Ihr Unternehmen?
Insgesamt ist RPA die richtige Lösung für einige kurzfristige Probleme, aber in vielen Fällen ist es die falsche Lösung für eine strategisch effiziente langfristige Automatisierung. Obwohl sie ein leistungsfähiges Werkzeug ist, kann sie auch Zeit, Aufwand und Budget verschwenden. Sie sollten sorgfältig abwägen, bevor Sie in eine RPA-Lösung investieren.
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