L'amélioration de l'efficacité doit être votre priorité absolue lorsqu'il s'agit de développer votre entreprise. Si les solutions de contournement inefficaces peuvent fonctionner pour une petite entreprise, les inefficacités s'accumuleront si elles ne sont pas corrigées, ce qui entraînera une augmentation des coûts à long terme.
Si vous avez réfléchi à la manière d'améliorer l'efficacité de votre service financier, il y a de fortes chances que l'automatisation soit l'une des options qui vous viennent à l'esprit. S'il est vrai que l'automatisation peut contribuer à accroître votre efficacité, elle n'est pas la solution miracle que la plupart des entreprises pensent qu'elle est.
De nombreuses entreprises commettent l'erreur d'investir dans l'automatisation robotique des processus (RPA) sans se demander si elle sera utile ou non, si elle est adaptée à leur activité ou s'il existe d'autres technologies d'automatisation susceptibles de produire des résultats durables à long terme.
L'automatisation en vaut-elle la peine ?
La mise en œuvre de l'automatisation dans votre entreprise peut nécessiter un investissement important. Avant de vous engager dans un projet d'automatisation de votre modèle d'entreprise, vous devez réfléchir à l'objectif de l'automatisation. Les résultats à long terme nécessitent une approche plus approfondie que le simple fait de gratter la surface, qu'il s'agisse d'améliorer le processus financier et d'automatiser les comptes fournisseurs ou la comptabilité, d'améliorer le service à la clientèle, de gérer les courriers électroniques entrants, etc.
Lorsqu'elle est bien réalisée, l'automatisation peut améliorer l'efficacité en supprimant la possibilité d'erreurs humaines et en augmentant la rapidité de certaines tâches. En revanche, sans une planification adéquate et une bonne compréhension des données que vous gérez, l'automatisation ne peut pratiquement rien apporter à votre entreprise et peut rapidement devenir un coût irrécupérable.
En définitive, l'automatisation est l'un des meilleurs moyens d'améliorer l'efficacité, et vous devez donc veiller à l'utiliser au mieux. Recherchez les facteurs qui ont une incidence sur vos bénéfices dans le cadre de votre modèle d'entreprise. Si l'erreur humaine a un impact important, ou si votre processus est engorgé par un certain processus, l'automatisation est probablement la meilleure solution.
RPA : La solution rapide, mais est-elle durable ?
La RPA est un exemple d'automatisation auquel de nombreuses entreprises ont recours. Le terme RPA désigne les applications digitale qui automatisent des tâches spécifiques, telles que la saisie de données, la vérification et d'autres tâches similaires. La RPA existe depuis plus d'une décennie, sa technologie est donc bien établie.
Que peut faire la RPA pour mon entreprise ?
La RPA est une technologie flexible qui trouve de nombreuses applications dans tous les secteurs. Elle fonctionne principalement comme une interface au-dessus des solutions existantes pour imiter les tâches de l'utilisateur.
La RPA peut effectuer toute tâche simple impliquant la lecture, l'écriture et le traitement de données. Par exemple, un robot RPA est capable de lire un fichier PDF, d'en scanner les données et de les envoyer ailleurs, ce qui peut être utile pour la gestion des chaînes d'approvisionnement et des systèmes d'inventaire.
Les avantages de la RPA
Les principaux avantages de la RPA sont les suivants :
- De longues heures. Une RPA bien calibrée peut effectuer automatiquement toute tâche répétitive qui serait autrement laissée à un humain...
- Libérer les employés. Un employé qui effectue une tâche qu'une RPA pourrait prendre en charge ne fait pas quelque chose d'autre qui est potentiellement plus productif.
- Réduction des erreurs. Les robots RPA ne peuvent effectuer qu'un nombre limité de tâches, mais ils ne commettent pas d'erreurs comme les humains. Les robots font exactement ce qu'on leur demande, ni plus ni moins.
- La rapidité. Un robot RPA peut effectuer des tâches répétitives à plusieurs reprises, bien plus rapidement qu'un humain, et il ne se fatiguera pas. Si votre productivité est entravée par une tâche qui prend trop de temps, la RPA est un moyen d'améliorer ce problème.
Les inconvénients de la RPA
Bien que la RPA présente des avantages, elle comporte également des inconvénients importants. Voici quelques points auxquels vous devez faire attention :
- Durabilité à long terme. La RPA peut devenir un sérieux leurre par rapport au travail à long terme nécessaire pour numériser et rendre les processus et le travail administratif plus efficaces. Il y a un risque que vous vous concentriez sur des solutions rapides plutôt que de faire les choses correctement dès le départ.
- Mise en œuvre. La RPA peut vous apporter une bonne valeur ajoutée dans le cadre de tâches autonomes, mais sa mise en place nécessite du temps et de l'argent. Ce n'est pas non plus une bonne idée de faire des économies de bouts de chandelle sur la RPA, car un mauvais calibrage entraînera des erreurs. Un processus inefficace ne sera pas transformé simplement parce que vous ajoutez un peu d'"intelligence" au sommet. Il faut savoir que près de la moitié des systèmes de RPA échouent lors de leur premier déploiement, de sorte que la mise en œuvre pourrait nécessiter plus de ressources que vous ne le pensiez au départ.
- Amplification des erreurs. Les robots RPA ne peuvent pas détecter certaines erreurs évidentes qu'un humain serait en mesure de signaler immédiatement. Si vos données présentent des problèmes, les robots RPA ne les signaleront pas, mais les transmettront, amplifiant ainsi une erreur qui aurait pu être détectée autrement.
- Risque global. Certains problèmes ne se prêtent pas à la RPA, en particulier lorsque les enjeux sont importants. Par exemple, si vous devez traiter vos factures d'achat, il est probablement préférable d'utiliser un logiciel capable de comprendre et de gérer les données correctement dès le départ.
- La maintenance. La plupart des solutions de RPA doivent être adaptées à votre entreprise. Il ne vaut probablement pas la peine d'investir dans un tel système si le fonctionnement de votre entreprise est susceptible de changer radicalement à l'avenir. Même des changements mineurs dans votre configuration peuvent entraîner des perturbations importantes pour vos robots RPA.
La RPA est-elle adaptée à votre entreprise ?
Dans l'ensemble, la RPA est la bonne solution pour certains problèmes à court terme, mais dans de nombreux cas, elle n'est pas la bonne solution pour une automatisation stratégique efficace à long terme. Bien qu'il s'agisse d'un outil puissant, il peut également entraîner une perte de temps, d'efforts et de budget. Il convient de bien réfléchir avant d'investir dans une solution de RPA.
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