Forbedring af effektiviteten bør være din højeste prioritet, når det handler om at udvide din virksomhed. Mens ineffektive løsninger kan fungere for en mindre virksomhed, vil ineffektiviteten vokse, hvis den ikke bliver rettet, og det vil føre til store omkostninger i det lange løb.
Hvis du har tænkt over at gøre din økonomiafdeling mere effektiv, er der stor sandsynlighed for, at du har tænkt på automatisering som en af mulighederne. Selv om det er sandt, at automatisering kan være effektiv til at øge effektiviteten, er det ikke den magiske kugle, som de fleste virksomheder tror, det er.
Mange virksomheder begår den fejl at investere i Robotic Process Automation (RPA) uden at overveje, om det vil være nyttigt eller ej, om det overhovedet passer til deres virksomhed, eller om der er andre automatiseringsteknologier, der kan skabe langsigtede og bæredygtige resultater?
Er automatisering det værd?
Det kan kræve en betydelig investering at implementere automatisering i din virksomhed. Før du forpligter dig til at indgå et projekt for at tilføje automatisering til din forretningsmodel, bør du overveje, hvad automatiseringen skal opnå. Langsigtede resultater kræver en mere involveret tilgang end blot at skrabe på overfladen, uanset om du ønsker at opgradere finansprocessen og automatisere kreditor- eller regnskabskonti, forbedre kundeservicen, håndtere indgående e-mails og meget mere.
Når det gøres rigtigt, kan automatisering forbedre effektiviteten ved at fjerne muligheden for menneskelige fejl og øge hastigheden af visse opgaver. På den anden side kan automatisering uden ordentlig planlægning og indsigt i de data, som du administrerer, næsten ikke gøre noget for din virksomhed og kan hurtigt blive en forsunken omkostning.
Det er en kendsgerning, at automatisering er en af de bedste måder at forbedre effektiviteten på, så du bør sikre dig, at du bruger den bedst muligt. Kig efter faktorer, der påvirker din indtjening inden for din forretningsmodel. Hvis menneskelige fejl har en stor indvirkning, eller hvis din proces bliver flaskehalset af en bestemt proces, er automatisering sandsynligvis den bedste løsning.
RPA: Den hurtige løsning - men er den bæredygtig?
RPA er et eksempel på automatisering, som mange virksomheder har anvendt. RPA er betegnelsen for digitale applikationer, der automatiserer specifikke opgaver som f.eks. dataindtastning, verifikation og andre lignende opgaver. RPA har eksisteret i over et årti nu, så teknologien er veletableret.
Hvad kan RPA gøre for min virksomhed?
RPA er en fleksibel teknologi og har mange anvendelsesmuligheder på tværs af alle sektorer. Den fungerer mest som en grænseflade oven på eksisterende løsninger for at efterligne brugerens opgaver.
RPA kan udføre alle enkle opgaver, der involverer læsning, skrivning og behandling af data. En RPA-robot kan f.eks. læse en PDF-fil, scanne den for data og sende dataene et andet sted hen, hvilket kan være nyttigt i forbindelse med styring af forsyningskæder og lagerstyringssystemer.
Fordelene ved RPA
De vigtigste fordele ved RPA er primært:
- Lange arbejdstider. En velkalibreret RPA kan udføre enhver gentagende opgave, som ellers ville blive overladt til et menneske, automatisk...
- Frigørelse af medarbejdere. En medarbejder, der udfører en opgave, som en RPA kan klare, laver ikke noget andet, der potentielt er mere produktivt.
- Reduktion af fejl. RPA-robotter kan kun udføre nogle få udvalgte opgaver, men de begår ikke fejl på samme måde som mennesker gør. Robotterne gør præcis, hvad de får besked på, hverken mere eller mindre.
- Hastighed. En RPA-robot kan udføre gentagne opgaver igen og igen, meget hurtigere end et menneske, og den bliver ikke træt. Hvis din produktivitet bliver flaskehalset af, at en bestemt opgave tager for lang tid, er RPA en måde at forbedre dette problem på.
Ulemperne ved RPA
Selv om der er fordele ved RPA, er der også nogle betydelige ulemper. Her er nogle af de problemer, du bør være opmærksom på:
- Bæredygtighed på lang sigt. RPA kan blive en alvorlig lokkedue i forhold til det nødvendige langsigtede arbejde, der er nødvendigt for at digitalisere og effektivisere processer og administrativt arbejde. Der er en risiko for, at I fokuserer på hurtige løsninger i stedet for at gøre tingene på den rigtige måde fra starten.
- Gennemførelse. RPA kan give dig god værdi i enkeltstående opgaver, men det kræver tid og penge at sætte det op. Det er også en dårlig idé at skære hjørner på RPA, da en fejlkalibrering vil føre til fejl. En ineffektiv proces vil ikke blive transformeret, blot fordi du tilføjer noget "smartness" i toppen. Du skal vide, at næsten halvdelen af alle RPA-systemer fejler, når de først bliver rullet ud, så implementeringen kan kræve flere ressourcer, end du oprindeligt troede.
- Forstørrelse af fejl. RPA-robotter kan ikke opdage nogle åbenlyse fejl, som et menneske ville kunne påpege med det samme. Hvis der er problemer med dine data, vil RPA-robotter ikke gøre opmærksom på det, men sende det videre, hvilket forstørrer en fejl, som ellers kunne være blevet opdaget.
- Samlet risiko. Nogle problemer passer ikke godt til RPA, især når der er meget på spil. Hvis du f.eks. skal håndtere dine købsfakturaer, er det sandsynligvis en bedre idé at bruge software, der kan forstå og håndtere dataene korrekt fra starten.
- Vedligeholdelse. De fleste RPA-løsninger skal skræddersyes til din virksomhed. Det vil sandsynligvis ikke være det værd at investere i et sådant system, hvis den måde, din virksomhed drives på, kan ændre sig drastisk i fremtiden. Selv mindre ændringer i din opsætning kan skabe betydelige forstyrrelser for dine RPA-robotter.
Er RPA det rigtige for din virksomhed?
Generelt set er RPA den rigtige løsning til nogle kortsigtede problemer, men i mange tilfælde er det den forkerte løsning til strategisk effektiv automatisering på lang sigt. Selv om det er et effektivt værktøj, kan det også være spild af tid, kræfter og budgetter. Du bør tænke dig grundigt om, før du investerer i en RPA-løsning.
Hvorfor Qvalia er anderledes
Høj datakvalitet er en af de vigtigste dele af en automatiseringsløsnings succes. Data af højere kvalitet giver mulighed for skalerbarhed og reducerer sandsynligheden for dyre fejl. Derfor fokuserer Qvalia på dine data for at opnå gnidningsfri automatiserede finansprocesser.
Vores cloud-baserede platform tilbyder komplette løsninger til automatisering af kreditor- og debitorbogholderi samt regnskab. E-fakturering er gratis.
Download vores e-bog for at få mere at vide om, hvordan du kan transformere din virksomhed og bringe dit økonomiteam op på det næste niveau.
Relaterede artikler
Ledelsesteams er altid på udkig efter måder at forbedre cash flow og leveringstider og optimere produktionslinjerne på. Når du opnår hurtigere og mere ...
Virksomheders modstandsdygtighed handler om at sikre, at det er business as usual, når det uventede sker - eller i en nødsituation. På mange måder er ...
Automatisering af finansielle processer bliver i stigende grad en prioritet for CFO'er. Med de verdensomspændende udgifter til digital transformation - en blanding af digitalisering, nye processer og ...