RPA:n hyvät ja huonot puolet: Onko se paras valinta yrityksellesi?

robotti-käsi-tilaaminen-kannettavan tietokoneen-näppäimistöllä-vaihto-kaupankäynti-robotti-kaupankäyntijärjestelmä-on-tietokone-kaupankäynti_t20_axB7O6

Tehokkuuden parantamisen pitäisi olla ensisijainen tavoitteesi, kun haluat laajentaa yritystäsi. Vaikka tehottomat kiertotiet voivat toimia pienemmälle yritykselle, tehottomuus kasaantuu, jos sitä ei korjata, mikä johtaa pitkällä aikavälillä paisuneisiin kustannuksiin.

Jos olet miettinyt talousosastosi tehostamista, yksi mielessäsi olevista vaihtoehdoista on todennäköisesti automaatio. On totta, että automatisointi voi olla tehokas keino lisätä tehokkuutta, mutta se ei ole taikaluoti, jollaiseksi useimmat yritykset sitä luulevat.

Monet yritykset tekevät sen virheen, että investoivat robottiprosessien automatisointiin (RPA) pohtimatta kunnolla, onko siitä hyötyä vai ei, sopiiko se ylipäätään heidän liiketoimintaansa, vai onko olemassa muita automaatioteknologioita, jotka voivat tuottaa pitkällä aikavälillä kestäviä tuloksia?

Onko automaatio sen arvoista?

Automaation käyttöönotto yrityksessäsi voi vaatia merkittävän investoinnin. Ennen kuin sitoudut projektiin, jonka tarkoituksena on lisätä automatisointia liiketoimintamalliisi, sinun tulisi miettiä, mitä automatisoinnilla pyritään saavuttamaan. Pitkän aikavälin tulokset vaativat enemmän osallistumista kuin pelkkää pinnan raapaisua, halusitpa sitten päivittää talousprosessia ja automatisoida maksettavaa tai kirjanpitoa, parantaa asiakaspalvelua, hallita saapuvia sähköposteja ja paljon muuta.

Oikein toteutettuna automaatio voi parantaa tehokkuutta poistamalla inhimillisten virheiden mahdollisuuden sekä nopeuttaa tiettyjen tehtävien suorittamista. Toisaalta ilman asianmukaista suunnittelua ja näkemystä hallinnoitavista tiedoista automaatiolla ei voi olla juuri mitään hyötyä yrityksellesi, ja siitä voi tulla nopeasti uponnut kustannus.

Lopputulos on, että automaatio on yksi parhaista tavoista parantaa tehokkuutta parhaimmillaan, joten sinun kannattaa varmistaa, että käytät sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Etsi liiketoimintamallissasi voittoihin vaikuttavia tekijöitä. Jos inhimillisillä virheillä on suuri vaikutus tai jos jokin tietty prosessi muodostaa pullonkaulan, automaatio on todennäköisesti paras ratkaisu.

RPA: Mutta onko se kestävää?

RPA on yksi esimerkki automaatiosta, jota monet yritykset ovat käyttäneet. RPA:lla tarkoitetaan digitaalisia sovelluksia, jotka automatisoivat tiettyjä tehtäviä, kuten tietojen syöttämistä, tarkistamista ja muita vastaavia tehtäviä. RPA on ollut käytössä jo yli kymmenen vuotta, joten sen teknologia on vakiintunut.

Mitä RPA voi tehdä yritykselleni?

RPA on joustava teknologia, ja sillä on monia sovelluksia kaikilla aloilla. Se toimii useimmiten käyttöliittymänä olemassa olevien ratkaisujen päällä jäljitellen käyttäjän tehtäviä.

RPA voi suorittaa mitä tahansa yksinkertaista tehtävää, johon liittyy tietojen lukemista, kirjoittamista ja käsittelyä. RPA-robotti pystyy esimerkiksi lukemaan PDF-tiedoston, skannaamaan siitä tietoja ja lähettämään tiedot jonnekin muualle, mikä voi olla hyödyllistä toimitusketjujen ja varastointijärjestelmien hallinnassa.

RPA:n edut

RPA:n tärkeimmät hyödyt ovat ensisijaisesti:

Pitkät tunnit. Hyvin kalibroitu RPA voi suorittaa minkä tahansa toistuvan tehtävän, joka muuten jätettäisiin automaattisesti ihmisen tehtäväksi.
Työntekijöiden vapauttaminen. Työntekijä, joka suorittaa tehtävää, jonka RPA voisi hoitaa, ei tee jotain muuta, joka olisi mahdollisesti tuottavampaa.
Virheiden vähentäminen. RPA-robotit pystyvät suorittamaan vain muutamia valikoituja tehtäviä, mutta ne eivät tee virheitä kuten ihmiset. Robotit tekevät täsmälleen sen, mitä niille käsketään, ei enempää eikä vähempää.
Nopeus. RPA-robotti voi suorittaa toistuvia tehtäviä yhä uudelleen ja uudelleen paljon nopeammin kuin ihminen, eikä se väsy. Jos tuottavuutesi pullonkaulana on, että tietty tehtävä kestää liian kauan, RPA on yksi tapa parantaa tätä ongelmaa.

RPA:n haitat

Vaikka RPA:lla on etuja, siinä on myös joitakin merkittäviä haittoja. Seuraavassa on muutamia asioita, joita sinun tulisi varoa:

Pitkän aikavälin kestävyys. RPA:sta voi tulla vakava harhautus, joka estää tarvittavan pitkäaikaisen työn, jota tarvitaan prosessien ja hallinnollisen työn digitalisoimiseksi ja tehostamiseksi. Vaarana on, että keskitytään pikaratkaisuihin sen sijaan, että asiat tehtäisiin alusta alkaen oikein.
Toteutus. RPA:sta voi olla hyötyä yksittäisissä tehtävissä, mutta sen käyttöönotto vie aikaa ja rahaa. Myös RPA:ssa on huono ajatus säästää, sillä virheellinen kalibrointi johtaa virheisiin. Tehoton prosessi ei muutu vain siksi, että lisäät "älykkyyttä" huipulle. Kannattaa tietää, että lähes puolet kaikista RPA-järjestelmistä epäonnistuu, kun ne otetaan käyttöön, joten käyttöönotto saattaa vaatia enemmän resursseja kuin aluksi ajattelit.
Virheen suurennus. RPA-robotit eivät pysty havaitsemaan joitain ilmeisiä virheitä, jotka ihminen voisi heti huomauttaa. Jos tiedoissasi on ongelmia, RPA-robotit eivät kutsu sitä esiin, vaan välittävät sen eteenpäin ja suurentavat näin virhettä, joka muuten olisi saattanut jäädä kiinni.
Yleinen riski. Jotkin ongelmat eivät sovi RPA:lle, erityisesti silloin, kun panokset ovat suuret. Jos sinun on esimerkiksi käsiteltävä ostolaskuja, on todennäköisesti parempi käyttää ohjelmistoa, joka pystyy ymmärtämään ja hallitsemaan tietoja oikein alusta alkaen.
Huolto. Useimmat RPA-ratkaisut on räätälöitävä yrityksellesi sopiviksi. Tällaiseen järjestelmään ei todennäköisesti kannata investoida, jos yrityksesi toimintatavat voivat muuttua radikaalisti tulevaisuudessa. Pienetkin muutokset asetuksissa voivat aiheuttaa merkittäviä häiriöitä RPA-roboteillesi.

Sopiiko RPA sinun yrityksellesi?

Kaiken kaikkiaan RPA on oikea ratkaisu joihinkin lyhyen aikavälin ongelmiin, mutta monissa tapauksissa se on väärä ratkaisu strategisesti tehokkaaseen pitkän aikavälin automatisointiin. Vaikka se on tehokas työkalu, se voi myös tuhlata aikaa, vaivaa ja budjettia. Kannattaa miettiä tarkkaan, ennen kuin investoi RPA-ratkaisuun.

Miksi Qvalia on erilainen

Tietojen korkea laatu on yksi automaatioratkaisun menestyksen tärkeimmistä osatekijöistä. Laadukkaammat tiedot mahdollistavat skaalautuvuuden ja vähentävät kalliiden virheiden todennäköisyyttä. Tämän vuoksi Qvalia keskittyy dataan, jotta saadaan aikaan kitkattomia automatisoituja taloushallinnon prosesseja.

Pilvipohjainen alustamme tarjoaa täydelliset ratkaisut, joilla voit automatisoida ostovelkojen, myyntisaamisten ja kirjanpidon. Verkkolaskutus on maksutonta.

Lataa e-kirjamme ja saat lisätietoja siitä, miten voit muuttaa liiketoimintaasi ja viedä taloushallintotiimisi seuraavalle tasolle.