Peppol kan het bijhouden van Scope 3-CO₂-uitstoot vereenvoudigen — zo werkt het

De kwaliteit van gegevens is van cruciaal belang voor het naleven van ESG-normen en het verkleinen van de CO₂-voetafdruk, en geen enkele informatie sluit zo nauw aan bij daadwerkelijke bedrijfsgebeurtenissen als transactiegegevens. Hieronder wordt uitgelegd waarom het bedrijfsnetwerk Peppol een essentiële infrastructuur kan zijn voor het monitoren en verminderen van emissies.

Er is een broodnodige — en toenemende — aandacht voor de gevolgen van CO₂-uitstoot voor het milieu en de noodzaak om deze uitstoot te verminderen. Daartoe heeft de Europese Unie nieuwe regelgeving ingevoerd die bedrijven verplicht hun CO₂-uitstoot bij te houden en deze nauwkeurig aan de autoriteiten te rapporteren. De nieuwe eisen, waaronder de uitstoot binnen de drie scopes, kunnen ontegenzeggelijk een uitdaging vormen. Gelukkig is er een infrastructuur beschikbaar die een essentieel onderdeel van de oplossing kan worden.

Lees verder om te ontdekken hoe belangrijk datakwaliteit is voor ESG-naleving en hoe u het Peppol-netwerk kunt gebruiken om op product- en dienstniveau effectief informatie te verzamelen en te delen.

Verschillende EU-verordeningen verplichten bedrijven om verslag uit te brengen over hun milieu-impact, waaronder hun CO₂-uitstoot. De wetgeving geldt momenteel voor grotere bedrijven, maar zou binnenkort een breder toepassingsgebied kunnen krijgen, dat zowel grote als kleine organisaties omvat.

Hieronder volgen enkele van de belangrijkste EU-verordeningen:

In het algemeen zijn deze voorschriften bedoeld om de transparantie en verantwoordingsplicht in de milieurapportage van bedrijven te vergroten en om bedrijven aan te moedigen hun milieu-impact te verminderen en tegemoet te komen aan de toegenomen vraag naar ESG-transparantie.

Onder gegevenskwaliteit wordt verstaan: de nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van gegevens die in bedrijfsprocessen worden gebruikt. Bij het bijhouden van CO₂-uitstoot is gegevenskwaliteit van essentieel belang om de uitstoot nauwkeurig te meten en te rapporteren, verbeterpunten te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen over het verkleinen van de CO₂-voetafdruk.

Een slechte gegevenskwaliteit kan leiden tot inefficiënte procesautomatisering, ontbrekende of beschadigde analyses en onnauwkeurige rapportages. Al met al kan het voor bedrijven moeilijk worden om aan de nieuwe EU-regelgeving te voldoen, wat kan leiden tot boetes.

Het belang van gegevenskwaliteit bij het bijhouden van CO2-uitstoot wordt nog eens extra benadrukt door het feit dat er verschillende methoden bestaan om de uitstoot te meten.

De nauwkeurigheid van de resultaten hangt af van de kwaliteit van de gebruikte gegevens. Zo is de directe meting van emissies uit bronnen zoals energiecentrales of fabrieken relatief eenvoudig (scope 1- en scope 2-emissies), maar zijn indirecte emissies afkomstig van leveranciers, transport of het gebruik van producten (scope 3) moeilijker nauwkeurig te meten.

Hier zijn hoogwaardige gegevens en de mogelijkheid om deze gegevens naadloos te verwerken van cruciaal belang om een betrouwbaar en volledig beeld van de uitstoot te kunnen geven.

Om de kwaliteit van hun gegevens te waarborgen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze over de juiste procedures voor gegevensbeheer beschikken. Dit houdt in dat ze beleid voor gegevensbeheer moeten invoeren, de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens moeten waarborgen en moeten beschikken over effectieve processen voor gegevenscontrole en -validatie.

De invoergegevens moeten in elk proces gestructureerd en digitaal zijn om volledig machinaal leesbaar te zijn, waardoor bijvoorbeeld leveranciers onder druk komen te staan om bij het zakelijk verkeer gebruik te maken van e-facturen en andere elektronische bedrijfsdocumenten.

Al meer dan tien jaar, nog voordat we ons platform lanceerden, analyseert Qvalia de boekhoudgegevens van de grootste bedrijven in de Scandinavische landen. In die periode hebben we veel veelvoorkomende fouten in het gegevensbeheer geconstateerd die zich tijdens de processen voordoen — bevindingen die de basis hebben gevormd voor ons platform voor zakelijke transacties.

Lees ons onderzoeksrapport ‘Lost in transaction: The hidden cost of invoice errors’ voor meer informatie over onze bevindingen.

Kortom, bedrijven moeten veelvoorkomende fouten in het gegevensbeheer aanpakken om een hogere gegevenskwaliteit te bereiken. In het transactiebeheerproces zijn dit onder meer de volgende fouten:

Bedrijven moeten investeren in methoden voor gegevensbeheer en analysetools om gegevens van hoge kwaliteit te verkrijgen en te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Op die manier kunnen ze bijdragen aan het terugdringen van de CO₂-uitstoot en helpen het milieu te beschermen voor toekomstige generaties.

Data-analyse, classificatie en stamgegevens zijn allemaal goede aanknopingspunten.

Tools voor data-analyse kunnen helpen bij het analyseren en interpreteren van gegevens om verbeterpunten te identificeren en de effectiviteit van hun inspanningen op het gebied van CO₂-reductie te meten, en kunnen tevens als basis dienen voor de rapportage.

Het indelen van producten en diensten, bijvoorbeeld aan de hand van de UNSPSC-taxonomie, helpt bij het vaststellen van categorieën producten en diensten, waardoor een beter inzicht ontstaat in de middelen die binnen de organisatie worden ingezet. Het indelen van gegevens, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een uitgavenanalyse, kan zeer tijdrovend zijn, maar er zijn inmiddels geautomatiseerde oplossingen op de markt.

Het beheer van stamgegevens van leveranciers en klanten kan in brede zin bijdragen aan het voldoen aan ESG-eisen, bijvoorbeeld door specifieke sectoren en bedrijven op de zwarte lijst te vermijden. Door informatie automatisch bij te werken op basis van officiële bedrijfsregisters en door belangrijke bedrijfsgebeurtenissen te monitoren, kunnen bedrijven veel meer grip krijgen op de toeleveringsketen en de levenscyclusanalyse.

De kwaliteit van gegevens hangt in hoge mate af van een correcte gegevensinvoer. Het bijhouden en rapporteren van emissies verschilt niet van meer gangbare soorten bedrijfsgegevens, zoals verkoop- en inkoopgegevens, bijvoorbeeld bedragen, btw, verzendkosten, enzovoort. Je hebt correcte cijfers nodig die zo zijn gestructureerd dat de informatie in je ERP-systeem kan worden verwerkt.

Voor de rapportage van CO₂-uitstoot en om te voldoen aan het grootste deel van de scope 3-levenscyclusanalyse zijn er uiteraard geen betere informatiebronnen dan de leveranciers zelf om informatie over producten of diensten te verstrekken.

De meest effectieve manier om een hoge gegevenskwaliteit te bereiken bij de rapportage van CO₂-uitstoot is door gebruik te maken van transactiegegevens en de CO₂-voetafdruk op postniveau op alle klantfacturen te vermelden. Bedrijven kunnen druk uitoefenen op leveranciers om deze informatie uit te wisselen, die dan vrijwel in realtime wordt gerapporteerd.

Het goede nieuws is dat de infrastructuur al aanwezig is. Peppol, het internationale bedrijfsnetwerk voor elektronische bedrijfsdocumenten, is bij uitstek geschikt om deze informatie naadloos uit te wisselen, samen met de transactiedocumenten, zoals facturen.

Op dit moment is er in Peppol BIS echter nog geen veld voor emissiegegevens, iets wat bijvoorbeeld wel in UBL te vinden is, maar daar komt naar verwachting verandering in. Gebruik in de tussentijd het gegevensveld `cac:AdditionalItemproperty ` om emissiegegevens in Peppol op te nemen.

Als we naar de toekomst kijken, zien we een sterke trend naar strengere rapportageverplichtingen en hogere eisen op het gebied van gegevensnauwkeurigheid en -kwaliteit. CTC – realtime btw-rapportage aan de belastingdienst – is een technologie die we in de gaten moeten houden om een idee te krijgen van wat er te verwachten valt. Deze technologie raakt steeds meer ingeburgerd en in sommige landen zijn zowel de technologie als de wetgeving hiervoor al van kracht. Wees niet verbaasd als er binnenkort soortgelijke EU-brede eisen voor milieurapportage worden ingevoerd.

Kortom, door de veelvoorkomende fouten in het gegevensbeheer aan te pakken — en door transactiegegevens te gebruiken om de CO₂-voetafdruk op postniveau op facturen via Peppol te delen — kunnen bedrijven een hoge gegevenskwaliteit realiseren in hun CO₂-emissierapportage door de informatie te delen. Zo helpen ze iedereen een grote stap te zetten om te voldoen aan de nieuwe EU-regelgeving, de CO₂-voetafdruk te verkleinen en bij te dragen aan een duurzame toekomst.

Download onze gids over Peppol voor meer informatie.