Peppol voi yksinkertaistaa CO2-päästöjen seurantaa (scope 3) - näin se tapahtuu

Tietojen laadusta tulee ratkaisevan tärkeää ESG-vaatimusten noudattamisessa ja hiilijalanjäljen pienentämisessä, eikä mikään tieto ole lähempänä todellisia liiketoimintatapahtumia kuin transaktiotiedot. Tässä kerrotaan, miksi liiketoimintaverkosto Peppol voi olla olennainen infrastruktuuri päästöjen seurannassa ja vähentämisessä.

Hiilidioksidipäästöjen ympäristövaikutuksiin ja niiden vähentämisen tarpeeseen kiinnitetään yhä enemmän huomiota. Tätä varten Euroopan unioni on ottanut käyttöön uusia säännöksiä, joiden mukaan yritysten on seurattava hiilidioksidipäästöjään (CO2) ja raportoitava niistä tarkasti viranomaisille. Uudet vaatimukset, mukaan lukien päästöt kolmella eri laajuustasolla, voivat kieltämättä olla haasteellisia. Onneksi on olemassa infrastruktuuri, josta voi tulla olennainen osa ratkaisua.

Lue lisää, miten tärkeää tiedon laatu on ESG-vaatimusten noudattamisessa ja miten Peppol-verkostoa voidaan hyödyntää tuote- ja palvelutason tietojen tehokkaassa hankinnassa ja jakamisessa.

Useissa EU:n säädöksissä edellytetään, että yritykset raportoivat ympäristövaikutuksistaan, myös hiilidioksidipäästöistään. Lainsäädäntöä sovelletaan nyt suurempiin yrityksiin, mutta se saattaa pian laajentaa sen soveltamisalaa koskemaan suuria ja pieniä organisaatioita.

Seuraavassa on joitakin merkittävimpiä EU:n asetuksia:

Kaiken kaikkiaan näillä säännöksillä pyritään lisäämään avoimuutta ja vastuullisuutta yritysten ympäristöraportoinnissa ja kannustamaan yrityksiä vähentämään ympäristövaikutuksiaan ja vastaamaan ESG-läpinäkyvyyden lisääntyneeseen kysyntään.

Tietojen laadulla tarkoitetaan liiketoimintaprosesseissa käytettävien tietojen tarkkuutta, täydellisyyttä ja johdonmukaisuutta. Hiilidioksidipäästöjen seurannassa tietojen laatu on olennaisen tärkeää, jotta päästöjä voidaan mitata ja raportoida tarkasti, tunnistaa parannusalueet ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä hiilijalanjäljen pienentämisestä.

Huono tietojen laatu voi johtaa tehottomaan prosessien automatisointiin, analytiikan puuttumiseen tai virheellisiin analyyseihin ja epätarkkoihin raportteihin. Kaiken kaikkiaan uusien EU-säädösten noudattamisen vaikeuttaminen voi johtaa seuraamuksiin.

Tietojen laadun merkitystä CO2-päästöjen seurannassa korostaa myös se, että päästöjen mittaamiseen on olemassa erilaisia menetelmiä.

Tulosten tarkkuus riippuu käytettyjen tietojen laadusta. Esimerkiksi voimalaitosten tai tehtaiden kaltaisista lähteistä peräisin olevien päästöjen suora mittaaminen on suhteellisen yksinkertaista (scope 1 ja 2 -päästöt), mutta tavarantoimittajilta, kuljetuksista tai tuotteiden käytöstä peräisin olevia epäsuoria päästöjä (scope 3 -päästöt) on haastavampi mitata tarkasti.

Tällöin korkealaatuiset tiedot ja valmiudet käsitellä niitä saumattomasti ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta päästöistä saadaan luotettava ja kattava kuva.

Tietojen laadun saavuttamiseksi yritysten on varmistettava, että niillä on käytössä asianmukaiset tiedonhallintakäytännöt. Tähän kuuluu tiedonhallintakäytäntöjen toteuttaminen, tietojen oikeellisuuden ja johdonmukaisuuden varmistaminen sekä tehokkaat tiedon seuranta- ja validointiprosessit.

Syöttötietojen on kaikissa prosesseissa oltava jäsenneltyjä ja digitaalisia, jotta ne ovat täysin koneluettavia, mikä aiheuttaa paineita esimerkiksi tavarantoimittajille käyttää sähköisiä laskuja ja muita sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja kaupankäynnissä.

Qvalia on analysoinut Pohjoismaiden suurimpien yritysten kirjanpitotietoja yli kymmenen vuoden ajan ennen alustamme käyttöönottoa. Tänä aikana olemme havainneet monia yleisiä, prosessien kautta tapahtuvia virheitä tiedonhallinnassa - havaintoja, jotka ovat olleet liiketoimintatapahtuma-alustamme perustana.

Jos haluat lisätietoja tuloksistamme, katso tutkimusraportti Lost in transaction: The hidden cost of invoice errors.

Lyhyesti sanottuna yritysten on puututtava tiedonhallinnan yleisimpiin virheisiin, jotta tiedon laatu paranisi. Tapahtumien hallintaprosessissa näitä virheitä ovat mm. seuraavat:

Yritysten on investoitava tiedonhallintakäytäntöihin ja analytiikkatyökaluihin, jotta ne voivat saada laadukkaita tietoja ja varmistaa uusien säännösten noudattamisen. Näin ne voivat osaltaan vähentää hiilidioksidipäästöjä ja auttaa suojelemaan ympäristöä tuleville sukupolville.

Data-analytiikka, luokittelu ja master data ovat kaikki hyviä paikkoja aloittaa.

Tietoanalyysityökalut voivat auttaa analysoimaan ja tulkitsemaan tietoja, jotta voidaan tunnistaa parannusalueita ja mitata hiilidioksidipäästöjen vähentämispyrkimysten tehokkuutta, sekä toimia raportoinnin perustana.

Tuote- ja palveluluokittelu esimerkiksi UNSPSC-taksonomian avulla auttaa tunnistamaan tuote- ja palveluluokkia, jotta organisaatiossa käytettyjä resursseja voidaan ymmärtää paremmin. Luokittelu, jota käytetään esimerkiksi menoanalyysiä tehtäessä, voi olla hyvin aikaa vievää, mutta markkinoilla on nykyään automatisoituja ratkaisuja.

Toimittaja- ja asiakastietojen hallinnointi voi edistää laajasti ESG-vaatimusten noudattamista, esimerkiksi välttämällä tiettyjä toimialoja ja mustalle listalle joutuneita yrityksiä. Päivittämällä tietoja automaattisesti virallisten yritysrekisterien mukaisesti ja seuraamalla kriittisiä liiketoimintatapahtumia yritykset voivat hallita toimitusketjua ja elinkaariarviointia paljon paremmin.

Tietojen laatu riippuu suuresti tietojen oikeasta syöttämisestä. Päästöjen seuranta ja raportointi ei eroa yleisempien liiketoimintatietojen, esimerkiksi myynti- ja ostotietojen, kuten määrien, arvonlisäveron, toimitustietojen jne. seurannasta ja raportoinnista. Tarvitset oikeat luvut jäsenneltyinä, jotta tietoja voidaan käsitellä toiminnanohjausjärjestelmässäsi.

Hiilidioksidipäästöjen raportoinnissa ja laajemman elinkaariarvioinnin laajemman osan noudattamisessa ei tietenkään ole parempia tietolähteitä kuin toimittajat itse, jotka voivat antaa tietoja tuotteista tai palveluista.

Tehokkain tapa saavuttaa korkea tiedon laatu CO2-päästöraportoinnissa on käyttää tapahtumatietoja ja jakaa CO2-jalanjälki rivikohtaisesti kaikissa asiakaslaskuissa. Yritykset voivat painostaa tavarantoimittajia vaihtamaan näitä tietoja, jotka raportoidaan lähes reaaliajassa.

Hyvä uutinen on, että infrastruktuuri on jo olemassa. Peppol, sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen kansainvälinen liiketoimintaverkosto, sopii erinomaisesti näiden tietojen vaihtamiseen saumattomasti liiketoimiasiakirjojen, esimerkiksi laskujen, ohella.

Toistaiseksi Peppol BIS:ssä ei kuitenkaan ole kenttää päästötiedoille, jotka löytyvät esimerkiksi UBL:stä, mutta tähän odotetaan muutosta. Sillä välin voit käyttää tietokenttää cac:AdditionalItemproperty päästötietojen sisällyttämiseksi Peppoliin.

Tulevaisuutta ajatellen raportointivelvoitteet sekä tietojen tarkkuutta ja laatua koskevat vaatimukset lisääntyvät voimakkaasti. CTC - reaaliaikainen arvonlisäveroraportointi veroviranomaisille - on teknologia, jota on syytä seurata, sillä se voi antaa viitteitä tulevasta. Tämä tekniikka yleistyy vähitellen, ja joissakin maissa tekniikka ja lainsäädäntö ovat jo käytössä. Älkää yllättykö, jos ympäristöraportointia varten on tulossa samanlaisia EU:n laajuisia vaatimuksia.

Yhteenvetona voidaan todeta, että puuttumalla tiedonhallinnan yleisiin virheisiin - ja käyttämällä tapahtumatietoja CO2-jalanjäljen jakamiseen laskujen rivitasolla Peppolin kautta - yritykset voivat saavuttaa korkean tiedonlaadun CO2-päästöraportoinnissaan jakamalla tietoja ja auttaa kaikkia ottamaan ison askeleen uusien EU:n säännösten noudattamisessa, hiilijalanjäljen vähentämisessä ja kestävän tulevaisuuden edistämisessä.

Lue lisää lataamalla Peppolin opas.