Hoe u gegevensanalyse kunt vereenvoudigen met de UNSPSC-classificatie

Een effectieve classificatie van transacties — inzicht in de facturen en uitgaven die binnen uw organisatie stromen — is een van de meest ingrijpende maatregelen die organisaties kunnen nemen om hun processen te verbeteren. Het vereenvoudigt de analyse van uitgaven, omdat u uw besluitvorming veel gemakkelijker kunt baseren op groepen, categorieën en zelfs afzonderlijke posten. Bovendien versnelt het de boekhoudkundige processen dankzij nauwkeurige rapportages.

Hoe werkt het dan? Veel bedrijven ordenen hun aankopen op basis van categorieën of een taxonomie. Het belangrijkste is hoe gedetailleerd je indeling is. Hoe gedetailleerder je indeling is en hoe meer je in je gegevens kunt in- en uitzoomen, hoe meer inzicht je uit je analyses haalt.

Uitgavencategorieën kunnen standaard of willekeurige groeperingen van soortgelijke uitgaven zijn, die doorgaans op organisatieniveau worden vastgesteld. Zo kan de marketingafdeling bijvoorbeeld banneradvertenties onderbrengen in de categorie media-aankopen, terwijl de IT-afdeling de uitgaven voor hardware en software in verschillende categorieën indeelt.

Voorbeelden van categorieën die organisaties op het hoogste niveau gebruiken, zijn onder meer:

Uitgaventaxonomieën ordenen uitgaven volgens hiërarchieën, vergelijkbaar met een boomstructuur waarin de takken subcategorieën van uitgaven vertegenwoordigen. Het UNSPSC-systeem (United Nations Standard Products and Services Code) is een voorbeeld van een op taxonomieën gebaseerde classificatiemethode.

Voorbeelden van wereldwijde taxonomische coderingsschema’s:

Wilt u meer weten over uitgavenanalyse en -classificatie in de praktijk? Download dan deze gids over uitgavenanalyse en datagestuurde besluitvorming.

De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd gangbare en bruikbare classificatie van producten en diensten in een hiërarchie met vier niveaus, die wordt gecodeerd met een achtcijferig nummer, waarbij een optioneel vijfde niveau nog eens twee cijfers toevoegt.

De UNSPSC is in 1998 in het leven geroepen door een gezamenlijk initiatief van onder meer het Ontwikkelingsprogramma van de Verenigde Naties (UNDP) en Dun & Bradstreet. Tegenwoordig wordt de UNSPSC beheerd door GS1 US, dat toezicht houdt op alle aspecten van codering, updates en nieuwe initiatieven. De UNSPSC-codereeks is gratis beschikbaar en wordt aangeboden in verschillende gangbare talen, waaronder Engels, Spaans, Duits, Frans, Mandarijn-Chinees en Zweeds. Tegenwoordig omvat UNSPSC bijna 160.000 producten en diensten.

UNSPSC-segmenten op het hoogste niveau:

Het gebruik van een wijdverbreide standaard als UNSPSC voor classificatie biedt tal van voordelen. Als gestandaardiseerde taxonomie is deze transparant en eenvoudig te delen met zakenpartners, en wordt deze door de centrale beheersorganisatie up-to-date gehouden. UNSPSC-codes kunnen ook worden opgenomen in formaten voor elektronische facturering, zoals Peppol BIS Billing.

Uitgavenanalyse is het gebied waarop een effectieve classificatie absoluut cruciaal is. Tot nu toe was dit werk grotendeels te afhankelijk van handmatige of semi-handmatige handelingen, maar dankzij nieuwe technologieën en automatisering kunnen het classificatieproces en de gebruiksvriendelijkheid nu aanzienlijk worden verbeterd.