Jak zjednodušit analýzu dat pomocí klasifikace UNSPSC

Efektivní klasifikace transakcí – přehled o tom, co prochází vaší organizací z hlediska faktur a výdajů – je jedním z nejvýznamnějších transformačních opatření, která mohou organizace zavést za účelem zlepšení procesů. Zjednodušuje analýzu výdajů, protože můžete mnohem snáze zakládat své rozhodování na skupinách, třídách a dokonce i jednotlivých položkách. Díky přesnému reportingu také urychluje účetní pracovní postupy.

Jak to funguje? Mnoho firem klasifikuje nákupy podle kategorií nebo taxonomie. Klíčovým aspektem je podrobnost vaší klasifikace. Čím podrobnější je a čím více možností máte pro prohloubení a zúžení svých dat, tím podrobnější budou vaše analýzy.

Kategorie výdajů mohou být standardní nebo libovolné seskupení podobných výdajů, obvykle definované na úrovni organizace. Například marketingové oddělení může seskupit bannerové reklamy jako nákupy médií a IT oddělení může zpracovávat výdaje na hardware a software v různých třídách.

Příklady kategorií, které používají organizace nejvyšší úrovně, zahrnují:

Taxonomie výdajů klasifikují výdaje podle hierarchií, podobně jako stromový diagram s větvemi představujícími podkategorie výdajů. Systém UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) je jedním z příkladů klasifikačního přístupu založeného na taxonomii.

Příklady globálních schémat kódovací taxonomie:

Chcete se dozvědět více o analýze výdajů a klasifikaci v praxi? Stáhněte si tohoto průvodce analýzou výdajů a rozhodováním na základě dat.

Standardní kód produktů a služeb Organizace spojených národů (UNSPSC) je celosvětově rozšířená taxonomie produktů a služeb ve čtyřúrovňové hierarchii, kódovaná osmiciferným číslem, s volitelnou pátou úrovní přidávající další dvě číslice.

UNSPSC byl původně vytvořen v roce 1998 společným úsilím Organizace spojených národů pro rozvoj (UNDP) a společnosti Dun & Bradstreet. Dnes je spravován organizací GS1 US, která dohlíží na všechny aspekty kódování, aktualizací a nových iniciativ. Sada kódů UNSPSC je k dispozici zdarma a je k dispozici v různých běžných jazycích, včetně angličtiny, španělštiny, němčiny, francouzštiny, mandarínské čínštiny a švédštiny. V současné době obsahuje UNSPSC téměř 160 000 produktů a služeb.

Segmenty nejvyšší úrovně UNSPSC:

Používání široce rozšířeného standardu, jako je UNSPSC, pro klasifikaci má mnoho výhod. Jako standardizovaná taxonomie je transparentní a snadno sdíletelná mezi obchodními partnery a je udržována v aktuálním stavu centrální správní organizací. Kódy UNSPSC lze také zahrnout do formátů elektronických faktur, jako je Peppol BIS Billing.

Analýza výdajů je nejčastější oblastí, ve které je efektivní klasifikace naprosto zásadní. Většina práce byla dosud příliš závislá na manuální nebo polomanuální práci, ale nové technologie a automatizace nyní mohou výrazně urychlit proces klasifikace a použitelnost.