Vereinfachung der Datenanalyse mit UNSPSC-Klassifizierung

Eine effektive Klassifizierung von Transaktionen - Einblicke in das, was tatsächlich in Form von Rechnungen und Ausgaben durch Ihr Unternehmen fließt - ist eine der transformativsten Maßnahmen, die Unternehmen zur Verbesserung ihrer Prozesse umsetzen können. Sie vereinfacht die Ausgabenanalyse, da Sie Ihre Entscheidungen viel einfacher auf Gruppen, Klassen und sogar einzelne Posten stützen können, und beschleunigt die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung durch genaue Berichte.

Wie funktioniert das also? Viele Unternehmen klassifizieren ihre Einkäufe auf der Grundlage von Kategorien oder Taxonomien. Der entscheidende Aspekt ist, wie detailliert Ihre Klassifizierung ist. Je detaillierter Ihre Klassifizierung ist und je mehr Sie die Möglichkeit haben, Ihre Daten auf- und abwärts zu durchsuchen, desto aufschlussreicher werden Ihre Analysen sein.

Bei den Ausgabenkategorien kann es sich um standardmäßige oder willkürliche Gruppierungen ähnlicher Ausgaben handeln, die in der Regel auf Organisationsebene definiert werden. Die Marketingabteilung könnte beispielsweise Bannerwerbung als Medienkäufe gruppieren und die IT-Abteilung könnte die Ausgaben für Hardware- und Softwarebedarf in verschiedenen Klassen behandeln.

Beispiele für die von Organisationen verwendeten Kategorien der obersten Ebene sind:

Ausgabentaxonomien klassifizieren die Ausgaben nach Hierarchien, ähnlich wie ein Baumdiagramm, dessen Äste Unterkategorien der Ausgaben darstellen. Das UNSPSC-System (United Nations Standard Products and Services Code) ist ein Beispiel für einen taxonomiebasierten Klassifizierungsansatz.

Beispiele für globale Kodierungstaxonomiesysteme:

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Der United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) ist eine weit verbreitete, weltweit praktikable Taxonomie von Produkten und Dienstleistungen in einer vierstufigen Hierarchie, die als achtstellige Zahl kodiert ist, mit einer optionalen fünften Stufe, die zwei weitere Ziffern enthält.

UNSPSC wurde ursprünglich 1998 durch eine gemeinsame Anstrengung des Entwicklungsprogramms der Vereinten Nationen (UNDP) und von Dun & Bradstreet ins Leben gerufen. Heute wird er von GS1 US verwaltet, das alle Aspekte der Kodierung, Aktualisierungen und neuen Initiativen überwacht. Der UNSPSC-Codesatz ist kostenlos erhältlich und wird in verschiedenen gängigen Sprachen angeboten, darunter Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Mandarin-Chinesisch und Schwedisch. Heute enthält UNSPSC fast 160 000 Produkte und Dienstleistungen.

UNSPSC-Segmente der obersten Ebene:

Die Verwendung eines weit verbreiteten Standards wie UNSPSC für die Klassifizierung hat viele Vorteile. Da es sich um eine standardisierte Taxonomie handelt, ist sie transparent und kann von Geschäftspartnern leicht ausgetauscht werden und wird von der zentralen Verwaltungsorganisation auf dem neuesten Stand gehalten. UNSPSC-Codes können auch in e-Rechnungsformate wie Peppol BIS Billing aufgenommen werden.

Die Ausgabenanalyse ist der häufigste Bereich, in dem eine wirksame Klassifizierung absolut entscheidend ist. Ein Großteil der Arbeit war bisher zu sehr von manueller oder halb-manueller Arbeit abhängig, aber neue Technologien und Automatisierung können nun den Klassifizierungsprozess und die Nutzbarkeit erheblich beschleunigen.