Hvordan forenkle dataanalyser med UNSPSC-klassifisering

Effektiv klassifisering av transaksjoner - innsikt i hva som faktisk flyter gjennom organisasjonen når det gjelder fakturaer og utgifter - er et av de mest transformative tiltakene organisasjoner kan iverksette for å forbedre prosessene. Det forenkler utgiftsanalysen siden du kan basere beslutningstaking på grupper, klasser og til og med individuelle poster mye enklere, i tillegg til å øke hastigheten på regnskapsarbeidsflyten med nøyaktig rapportering.

Så hvordan fungerer det? Mange virksomheter klassifiserer innkjøp basert på kategori eller taksonomi. Det avgjørende er hvor detaljert klassifiseringen er. Jo høyere detaljnivå, med mulighet for å gå opp og ned i dataene, desto mer innsiktsfull blir analysen.

Utgiftskategorier kan være standard eller vilkårlige grupperinger av lignende utgifter, som vanligvis defineres på organisasjonsnivå. For eksempel kan markedsavdelingen gruppere bannerannonser som mediekjøp, og IT-avdelingen kan håndtere utgifter til maskinvare og programvare i ulike klasser.

Eksempler på kategorier som organisasjoner på toppnivå bruker inkluderer:

Utgiftstaksonomier klassifiserer utgifter i henhold til hierarkier, omtrent som et trediagram med grener som representerer underkategorier av utgifter. UNSPSC-systemet (United Nations Standard Products and Services Code) er et eksempel på en taksonomibasert klassifiseringsmetode.

Eksempler på globale taksonomiske kodeverk:

Er du interessert i å lære mer om utgiftsanalyse og klassifisering i praksis? Last ned denne veiledningen om utgiftsanalyse og datadrevet beslutningstaking.

United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) er en utbredt, globalt anvendelig taksonomi for produkter og tjenester i et hierarki med fire nivåer, kodet som et åttesifret nummer, med et valgfritt femte nivå med ytterligere to sifre.

UNSPSC ble opprinnelig opprettet i 1998 gjennom et samarbeid mellom FNs utviklingsprogram (UNDP) og Dun & Bradstreet. I dag administreres det av GS1 US, som fører tilsyn med alle aspekter ved koding, oppdateringer og nye initiativer. UNSPSC-kodesettet er tilgjengelig uten kostnad og finnes på en rekke vanlige språk, blant annet engelsk, spansk, tysk, fransk, mandarin-kinesisk og svensk. I dag inneholder UNSPSC nesten 160 000 produkter og tjenester.

UNSPSC-segmenter på toppnivå:

Det er mange fordeler med å bruke en utbredt standard som UNSPSC for klassifisering. Som en standardisert taksonomi er den transparent og enkel å dele mellom forretningspartnere, og den holdes oppdatert av den sentrale forvaltningsorganisasjonen. UNSPSC-koder kan også inkluderes i e-fakturaformater som Peppol BIS Billing.

Utgiftsanalyse er det vanligste området der effektiv klassifisering er helt avgjørende. Mye av arbeidet har tidligere vært for avhengig av manuelt eller halvmanuelt arbeid, men ny teknologi og automatisering kan nå akselerere klassifiseringsprosessen og brukervennligheten betydelig.