Hvordan forenkle dataanalyser med UNSPSC-klassifisering

Effektiv klassifisering av transaksjoner – innsikt i hva som strømmer gjennom organisasjonen din når det gjelder fakturaer og utgifter – er et av de mest transformative tiltakene organisasjoner kan implementere for å forbedre prosesser. Det forenkler kostnadsanalyse siden du kan basere beslutningsprosessen på grupper, klasser og til og med individuelle elementer. Det øker også hastigheten på regnskapsarbeidsflyten med nøyaktig rapportering.

Så hvordan fungerer det? Mange virksomheter klassifiserer kjøp basert på kategori eller taksonomi . Det avgjørende aspektet er hvor detaljert klassifiseringen din er. Med flere detaljer og muligheten til å bore opp og ned i dataene dine, vil analysene dine bli mer innsiktsfulle.

Utgiftskategorier kan være standard eller vilkårlige grupperinger av lignende utgifter, vanligvis definert på organisasjonsnivå. For eksempel kan markedsavdelingen gruppere bannerannonser som mediekjøp, og IT-avdelingen kan håndtere utgifter til maskinvare- og programvarebehov i ulike klasser.

Eksempler på kategorier som organisasjoner på toppnivå bruker inkluderer:

Utgiftstaksonomier klassifiserer utgifter i henhold til hierarkier, omtrent som et trediagram med grener som representerer underkategorier av utgifter. UNSPSC-systemet (United Nations Standard Products and Services Code) er et eksempel på en taksonomibasert klassifiseringsmetode.

Eksempler på globale taksonomiske kodeverk:

Er du interessert i å lære mer om utgiftsanalyse og klassifisering i praksis? Last ned denne veiledningen om utgiftsanalyse og datadrevet beslutningstaking.

United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) er en utbredt, globalt anvendelig taksonomi for produkter og tjenester i et hierarki med fire nivåer, kodet som et åttesifret nummer, med et valgfritt femte nivå med ytterligere to sifre.

UNSPSC ble opprinnelig opprettet i 1998 gjennom en felles innsats som inkluderte FNs utviklingsprogram (UNDP) og Dun & Bradstreet. I dag administreres den av GS1 US, som overvåker alle aspekter av koding, oppdateringer og nye initiativer. UNSPSC-kodesettet er tilgjengelig uten kostnad og kommer på forskjellige vanlige språk, inkludert engelsk, spansk, tysk, fransk, mandarin-kinesisk og svensk. I dag inneholder UNSPSC nesten 160 000 produkter og tjenester.

UNSPSC-segmenter på toppnivå:

Det er mange fordeler med å bruke en utbredt standard som UNSPSC for klassifisering. Som en standardisert taksonomi er den transparent og enkel å dele mellom forretningspartnere, og den holdes oppdatert av den sentrale forvaltningsorganisasjonen. UNSPSC-koder kan også inkluderes i e-fakturaformater som Peppol BIS Billing.

Utgiftsanalyse er det vanligste området der effektiv klassifisering er helt avgjørende. Mye av arbeidet har tidligere vært for avhengig av manuelt eller halvmanuelt arbeid, men ny teknologi og automatisering kan nå akselerere klassifiseringsprosessen og brukervennligheten betydelig.