Ako zjednodušiť analýzu údajov pomocou klasifikácie UNSPSC

Efektívna klasifikácia transakcií – prehľad o tom, čo preteká vašou organizáciou z hľadiska faktúr a výdavkov – je jedným z najtransformatívnejších opatrení, ktoré organizácie môžu implementovať na zlepšenie procesov. Zjednodušuje analýzu výdavkov, pretože môžete svoje rozhodovanie oveľa ľahšie zakladať na skupinách, triedach a dokonca aj jednotlivých položkách. Vďaka presnému vykazovaniu tiež urýchľuje účtovné pracovné postupy.

Ako to funguje? Mnohé podniky klasifikujú nákupy na základe kategórie alebo taxonómie. Kľúčovým aspektom je podrobnosť vašej klasifikácie. Čím podrobnejšia je a čím väčšia je možnosť prehľadávať vaše údaje, tým presnejšie budú vaše analýzy.

Kategórie výdavkov môžu byť štandardné alebo ľubovoľné zoskupenia podobných výdavkov, zvyčajne definované na úrovni organizácie. Napríklad marketingové oddelenie môže zoskupiť bannerové reklamy ako nákupy médií a IT oddelenie môže spravovať výdavky na hardvér a softvér v rôznych triedach.

Príklady, ktoré používajú organizácie najvyššej úrovne, zahŕňajú:

Taxonomie výdavkov klasifikujú výdavky podľa hierarchií, podobne ako stromový diagram s vetvami predstavujúcimi podkategórie výdavkov. Systém UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) je jedným z príkladov klasifikačného prístupu založeného na taxonómii.

Príklady globálnych schém taxonómie kódovania:

Chcete sa dozvedieť viac o analýze výdavkov a klasifikácii v praxi? Stiahnite si túto príručku o analýze výdavkov a rozhodovaní na základe údajov.

Štandardný kód produktov a služieb Organizácie Spojených národov (UNSPSC) je celosvetovo rozšírená taxonómia produktov a služieb v štvorstupňovej hierarchii, kódovaná ako osemmiestne číslo, s voliteľnou piatou úrovňou, ktorá pridáva ďalšie dve číslice.

UNSPSC bol pôvodne vytvorený v roku 1998 vďaka spoločnému úsiliu Organizácie Spojených národov pre rozvoj (UNDP) a spoločnosti Dun & Bradstreet. Dnes ho spravuje organizácia GS1 US, ktorá dohliada na všetky aspekty kódovania, aktualizácií a nových iniciatív. Súbor kódov UNSPSC je k dispozícii bezplatne a je k dispozícii v rôznych bežných jazykoch, vrátane angličtiny, španielčiny, nemčiny, francúzštiny, mandarínskej čínštiny a švédčiny. V súčasnosti UNSPSC obsahuje takmer 160 000 produktov a služieb.

Segmenty najvyššej úrovne UNSPSC:

Používanie široko rozšíreného štandardu, ako je UNSPSC, na klasifikáciu má mnoho výhod. Ako štandardizovaná taxonómia je transparentná a ľahko zdieľateľná medzi obchodnými partnermi a centrálna riadiaca organizácia ju neustále aktualizuje. Kódy UNSPSC môžu byť tiež zahrnuté do formátov elektronických faktúr, ako je Peppol BIS Billing.

Analýza výdavkov je najbežnejšou oblasťou, v ktorej je efektívna klasifikácia absolútne nevyhnutná. Veľká časť práce bola doteraz príliš závislá od manuálnej alebo polo-manuálnej práce, ale nové technológie a automatizácia môžu teraz výrazne urýchliť proces klasifikácie a použiteľnosť.