Sådan forenkles dataanalyser med UNSPSC-klassificering

Effektiv klassifikation af transaktioner - indsigt i, hvad der rent faktisk strømmer gennem din organisation i form af fakturaer og udgifter - er en af de mest transformative foranstaltninger, som organisationer kan gennemføre for at forbedre processerne. Det forenkler udgiftsanalysen, da du meget nemmere kan basere din beslutningstagning på grupper, klasser og endda individuelle poster samt fremskynde regnskabsarbejdsgange med nøjagtig rapportering.

Hvordan fungerer det så? Mange virksomheder klassificerer indkøb på baggrund af kategori eller taksonomi. Det afgørende aspekt er, hvor detaljeret din klassifikation er. Jo mere detaljeret du er, og jo mere detaljeret du har mulighed for at bore op og ned i dine data, jo mere indsigtsfuld bliver din analyse.

Udgiftskategorier kan være standardiserede eller vilkårlige grupperinger af lignende udgifter, som normalt defineres på organisatorisk niveau. Marketingafdelingen kan f.eks. gruppere bannerannoncer som medieindkøb, og it-afdelingen kan håndtere udgifter til hardware- og softwarebehov i forskellige klasser.

Eksempler på kategorier på øverste niveau, som organisationer bruger, omfatter:

Udgiftstaxonomier klassificerer udgifter i henhold til hierarkier, ligesom et trædiagram med grene, der repræsenterer underkategorier af udgifter. UNSPSC-systemet (United Nations Standard Products and Services Code) er et eksempel på en taksonomibaseret klassifikationsmetode.

Eksempler på globale taksonomiske kodningsordninger:

Er du interesseret i at lære mere om analyse og klassificering af udgifter i praksis? Download denne guide til udgiftsanalyse og datadrevet beslutningstagning.

FN's standardkode for produkter og tjenesteydelser (UNSPSC) er en udbredt, globalt anvendelig taksonomi for produkter og tjenesteydelser i et hierarki på fire niveauer, kodet som et ottecifret nummer med et valgfrit femte niveau med yderligere to cifre.

UNSPSC blev oprindeligt oprettet i 1998 gennem en fælles indsats fra FN's Udviklingsprogram (UNDP) og Dun & Bradstreet. I dag forvaltes det af GS1 US, som fører tilsyn med alle aspekter af kodning, opdateringer og nye initiativer. UNSPSC-kodesættet er gratis og findes på forskellige almindelige sprog, herunder engelsk, spansk, tysk, fransk, mandarin-kinesisk og svensk. I dag indeholder UNSPSC næsten 160 000 produkter og tjenester.

UNSPSC-segmenter på højeste niveau:

Der er mange fordele ved at bruge en udbredt standard som UNSPSC til klassificering. Som en standardiseret taksonomi er den gennemsigtig og nem at dele mellem forretningspartnere og holdes opdateret af den centrale forvaltningsorganisation. UNSPSC-koder kan også indgå i e-fakturaformater som Peppol BIS Billing.

Udgiftsanalyse er det mest almindelige område, hvor en effektiv klassificering er helt afgørende. En stor del af arbejdet har tidligere været for afhængig af manuelt eller halvmanuelt arbejde, men nye teknologier og automatisering kan nu fremskynde klassifikationsprocessen og anvendeligheden betydeligt.