Miten tietojen analysointia voidaan yksinkertaistaa UNSPSC-luokituksen avulla?

Liiketapahtumien tehokas luokittelu - käsitys siitä, mitä laskut ja menot todellisuudessa kulkevat organisaatiosi läpi - on yksi merkittävimmistä muutostoimenpiteistä, joita organisaatiot voivat toteuttaa prosessien parantamiseksi. Se yksinkertaistaa menoanalyysiä, koska voit perustaa päätöksenteon ryhmiin, luokkiin ja jopa yksittäisiin eriin paljon helpommin, sekä nopeuttaa kirjanpidon työnkulkuja tarkan raportoinnin avulla.

Miten se toimii? Monet yritykset luokittelevat ostot kategorian tai taksonomian perusteella. Ratkaisevaa on, kuinka yksityiskohtainen luokittelu on. Mitä yksityiskohtaisempi taso on, ja mitä enemmän tietoja on mahdollista porautua ylös- ja alaspäin, sitä oivaltavammaksi analytiikka muuttuu.

Menoluokat voivat olla samankaltaisten menojen vakiomuotoisia tai mielivaltaisia ryhmittelyjä, jotka määritellään yleensä organisaatiotasolla. Esimerkiksi markkinointiosasto voi ryhmitellä bannerimainokset mediaostoksiksi ja IT-osasto voi käsitellä laitteisto- ja ohjelmistotarpeiden menoja eri luokkiin.

Esimerkkejä organisaatioiden käyttämistä ylätason luokista ovat:

Menotaksonomioissa menot luokitellaan hierarkkisesti, kuten puukaaviossa, jossa oksat edustavat menojen alaluokkia. UNSPSC-järjestelmä (United Nations Standard Products and Services Code) on yksi esimerkki taksonomiaan perustuvasta luokittelusta.

Esimerkkejä globaalista koodaustaksonomiasta:

Kiinnostaako sinua oppia lisää menoanalyysistä ja luokittelusta käytännössä? Lataa tämä opas menoanalyysiin ja tietoon perustuvaan päätöksentekoon.

Yhdistyneiden Kansakuntien standardituotteiden ja -palvelujen koodi (UNSPSC) on laajalle levinnyt, maailmanlaajuisesti toimiva tuotteiden ja palvelujen taksonomia, joka on nelitasoinen ja koodattu kahdeksannumeroisena numerona, johon voidaan lisätä kaksi numeroa viidennellä tasolla.

UNSPSC perustettiin alun perin vuonna 1998 Yhdistyneiden Kansakuntien kehitysohjelman (UNDP) ja Dun & Bradstreetin yhteistyönä. Nykyään sitä hallinnoi GS1 US, joka valvoo kaikkia koodaukseen, päivityksiin ja uusiin aloitteisiin liittyviä näkökohtia. UNSPSC-koodisarja on saatavilla ilmaiseksi ja useilla yleisillä kielillä, kuten englanniksi, espanjaksi, saksaksi, ranskaksi, mandariinikiinaksi ja ruotsiksi. UNSPSC sisältää nykyään lähes 160 000 tuotetta ja palvelua.

UNSPSC:n ylätason segmentit:

UNSPSC:n kaltaisen laajalle levinneen standardin käyttämisestä luokittelussa on monia etuja. Koska kyseessä on standardoitu taksonomia, se on läpinäkyvä ja helppo jakaa liikekumppaneiden kesken, ja keskushallintaorganisaatio pitää sen ajan tasalla. UNSPSC-koodit voidaan sisällyttää myös sähköisiin laskutusmuotoihin, kuten Peppol BIS Billing -laskutukseen.

Menoanalyysi on yleisin ala, jolla tehokas luokittelu on ehdottoman tärkeää. Suuri osa työstä on aiemmin ollut liian riippuvainen manuaalisesta tai puolimanuaalisesta työstä, mutta uudet teknologiat ja automaatio voivat nyt nopeuttaa luokitteluprosessia ja käytettävyyttä merkittävästi.