Een soepele en regelmatige geldstroom is van cruciaal belang. Een ingewikkeld factureringsproces kan een obstakel vormen tussen het sluiten van een deal en de ontvangst van de betaling op uw rekening, waardoor de betaling vertraging kan oplopen. Naarmate de organisatie groeit, neemt ook de complexiteit van de facturering en incasso toe.
Als uw bedrijf producten of diensten op abonnementsbasis aanbiedt, wordt het factureringsproces nog ingewikkelder door het beheer van bestellingen en abonnementsfacturering. In dit artikel gaan we in op de voordelen van technologisch ondersteund boekhoudbeheer en bekijken we hoe technologie u kan helpen bij het vereenvoudigen van facturering en afrekening.
Volgens het rapport van AccountingToday is 62% van de grote bedrijven van plan om hun uitgaven voor technologie in 2019 te verhogen. Daarnaast is ook 45% van de middelgrote bedrijven en 37% van de kleine bedrijven van plan om hun uitgaven voor technologie te verhogen. In 2018 bleek uit de ‘Year Ahead’-enquête van AccountingToday dat het bijblijven met technologische ontwikkelingen de grootste uitdaging is voor middelgrote bedrijven.
Anderzijds maken sommige bedrijven gebruik van platforms die niet zijn gekoppeld aan de CRM- en offertesystemen waarin de order oorspronkelijk is aangemaakt. Dit leidt tot handmatige gegevensinvoer en vertraagt het proces. Het gebruik van de verkeerde tool leidt altijd tot slechte resultaten en een minder soepele bedrijfsvoering.
Het gebruik van eenvoudige facturatiesoftware kan goedkoop zijn, maar het zal pas effectief zijn als u de fijne kneepjes van uw factureringsproces door en door begrijpt. Zodra u een factureringsproces voor klanten hebt opgezet dat soepel verloopt, kunt u facturatiesoftware implementeren om het proces te automatiseren.
1. Standaardiseer en schaal uw facturatieproces op
Als u een klein B2B-bedrijf bent met slechts een paar klanten, dan volstaan een eenvoudig Excel-blad en een PayPal-account wellicht voor u. Dit is echter niet geschikt voor schaalvergroting. Zodra uw organisatie groeit tot 50 of meer klanten, kunt u deze werkwijze niet meer volhouden. De beste manier om uw facturatieproces te vereenvoudigen, is door te kiezen voor een gebruiksvriendelijke tool die schaalbaarheid biedt.
Met de beste facturatie-app kunt u hetzelfde proces hanteren, ongeacht het aantal klanten. Zodra uw bedrijf groeit, beschikt u over een reeks gestandaardiseerde procedures die eenvoudig kunnen worden gedelegeerd, zonder dat u daarvoor een andere tool hoeft in te voeren. Er gaan geen facturen meer verloren, worden ze niet meer vergeten en blijven ze niet onbetaald. Dit zorgt ervoor dat uw boekhoudproces consistent en overzichtelijk verloopt.
2. Ga volledig digitaal
Volgens een onderzoek bedragen de gemiddelde kosten voor het verwerken van een papieren factuur € 17,40. Bedrijven kunnen deze kosten terugbrengen tot slechts € 1 door gebruik te maken van Electronic Data Interchange. Dankzij nieuwere technologieën en voordelige online betaaloplossingen stappen de meeste bedrijven over op papierloos werken. Digitale betaalmethoden zijn bovendien veel sneller dan traditionele methoden. Door volledig digitaal te gaan, kunt u uw factureringsproces milieuvriendelijker, efficiënter en productiever maken.
3. Inkomende betalingen vereenvoudigen
Als u gebruikmaakt van traditionele boekhoud- en administratieprocessen, wordt het een hele uitdaging om gedeeltelijke betalingen en betalingen in verschillende valuta’s te beheren. Het bijhouden van gedeeltelijk openstaande betalingen en het omrekenen van internationale betalingen naar uw lokale valuta kost u veel tijd en energie als u veel van dergelijke klanten heeft. De software automatiseert deze taken, waardoor u aanzienlijk veel tijd en moeite bespaart.
4. Het facturatie- en aanmaningsproces automatiseren
Automatiseringstools zorgen ervoor dat uw facturatieproces efficiënter en nauwkeuriger verloopt. Met een goed uitgerust facturatiesysteem kunt u de betalingstermijn vastleggen en herinneringen instellen als uw klant niet op tijd betaalt.
Zodra de betalingstermijn is verstreken, worden er automatisch herinneringen naar uw klanten gestuurd. Ook wordt er een bevestigingsmail verstuurd zodra u de betaling hebt ontvangen.
5. Vereenvoudig de rapportage en belastingaangifte
Rapportage en belastingaangifte worden een enorme hoofdpijn als je vertrouwt op traditionele boekhoud- en administratieprocessen. Elke fout in de rapportage of belastingaangifte leidt tot onnodige complicaties. Voor elke ondernemer en financieel professional zou het vereenvoudigen van rapportage en belastingaangifte een enorme uitkomst zijn. Zodra je kiest voor facturatiesoftware, genereert deze automatisch rapporten en neemt het grootste deel van de belastingberekeningen voor je uit handen.
Facturatiesoftware kan de kloof tussen gesloten deals en contante ontvangsten overbruggen
Het runnen van een bedrijf brengt behoorlijke kosten met zich mee, aangezien je rekening moet houden met vaste lasten en operationele kosten. Zonder geld komen te zitten of in financiële moeilijkheden raken kan pijnlijk zijn. Door je facturatieproces te vereenvoudigen en zoveel mogelijk te automatiseren, kun je het sneller en efficiënter maken met behulp van oplossingen zoals deze toonaangevende facturatievoorbeelden van FinancesOnline.
Met automatisering kunt u een herhaalbaar proces opzetten voor de parameters van uw bestellingen (zoals abonnementen en verlengingen) en de factuur automatisch en nauwkeurig versturen. Eenvoudige en efficiënte facturatiesoftware helpt u om het bedrag veel sneller te ontvangen en de tijd die u kwijt bent aan administratieve en boekhoudkundige taken te verminderen.
Bekijk eens Qvalia, een gratis tool voor het beheer van e-facturering waarmee u transacties kunt beheren en automatiseren via één centraal, cloudgebaseerd platform.
Gerelateerde artikelen
We lanceren Connect — de online tool en API voor zakelijke berichtenuitwisseling die elektronische facturering en orderbeheer voor elk bedrijf eenvoudiger, sneller en voordeliger maakt.
Ontdek het concept van factuurautomatisering, de voordelen ervan, het implementatieproces en het potentieel om de bedrijfsefficiëntie te verbeteren.
Met deze nieuwe release onze gebruikers een verbeterde gebruikerservaring en worden er belangrijke verbeteringen doorgevoerd in het financiële proces voor klanten met een betaald abonnement. De nieuwe …