Hvordan teknologi kan forenkle fakturering og fakturering

Portrett av forretningskvinne som sitter ved skrivebordet sitt på kontoret.

Det er avgjørende å ha en jevn og hyppig kontantstrøm. En kompleks faktureringsprosess kan bli et hinder mellom en inngått avtale og betaling på kontoen, noe som kan forsinke betalingen. Etter hvert som organisasjonen vokser, øker også kompleksiteten i fakturerings- og innkrevingsarbeidet.

Hvis bedriften din tilbyr abonnementsbaserte produkter eller tjenester, blir faktureringsprosessen enda mer komplisert når du skal håndtere bestillinger og abonnementsfakturering. I denne artikkelen skal vi se nærmere på fordelene med teknologibasert regnskapshåndtering og hvordan teknologien kan hjelpe deg med å forenkle fakturering og fakturering.

Ifølge rapporten publisert av AccountingToday planlegger 62 % av de store bedriftene å øke sine utgifter til teknologi i 2019. Samtidig planlegger 45 % av de mellomstore bedriftene og 37 % av de små bedriftene å øke utgiftene til teknologi. I 2018 nevnte AccountingTodays Year Ahead-undersøkelse at den største utfordringen for mellomstore bedrifter er å holde tritt med teknologien.

De største problemene_Regnskap i dag 2018-kopi

På den annen side bruker noen selskaper plattformer som ikke er koblet til CRM- og tilbudssystemer der ordren opprinnelig ble generert. Dette resulterer i manuell dataregistrering og gjør prosessen tregere. Implementering av feil verktøy fører alltid til dårlige resultater og drift.

Det kan være billig å bruke et enkelt fakturaprogram, men det vil ikke være effektivt før du forstår nyansene i faktureringsprosessen. Når du har kommet frem til en velfungerende faktureringsprosess, kan du implementere et faktureringsprogram for å automatisere prosessen.

1. Standardisere og skalere fakturerings- og faktureringsprosessen din

Hvis du er et lite B2B-selskap med få kunder, kan det fungere for deg å bruke et enkelt Excel-ark og PayPal-konto. Dette er imidlertid ikke klart for skalering. Du kan ikke følge de samme prosessene når organisasjonen din vokser til 50 eller flere kunder. Den beste måten å forenkle fakturerings- og faktureringsprosedyren på, er å velge et brukervennlig verktøy som er skalerbart.

Den beste fakturaappen hjelper deg med å implementere den samme prosessen uavhengig av antall kunder. Når bedriften vokser, vil du ha et sett med standardiserte prosedyrer som enkelt kan delegeres og som ikke krever at du implementerer et nytt verktøy. Ingen fakturaer vil gå tapt, glemmes eller være ubetalte. Dette vil gjøre regnskapsprosessen konsekvent og enkel.

2. Bli helt digital

Ifølge en undersøkelse koster det i gjennomsnitt 17,40 euro å behandle en papirfaktura. Bedrifter kan redusere kostnaden til så lite som 1 euro ved å bruke Electronic Data Interchange. Takket være nyere teknologi og rimelige betalingsløsninger på nettet er de fleste bedrifter i ferd med å bli papirløse. Digitale betalingsmåter er også mye raskere enn tradisjonelle metoder. Ved å bli heldigital kan faktureringsprosessen bli miljøvennlig, effektiv og mer produktiv.

3. Forenkle innkommende betalinger

Hvis du bruker tradisjonelle bokførings- og regnskapsprosesser, vil det bli utfordrende for deg å håndtere delbetalinger og betalinger i flere valutaer. Hvis du har mange slike kunder, vil det ta mye tid og energi å holde oversikt over delvis utestående betalinger og konvertere internasjonale betalinger til lokal valuta. Programvaren automatiserer slike aktiviteter, noe som sparer deg for mye tid og krefter.

4. Automatisere fakturerings- og påminnelsesprosessen

Automatiseringsverktøy vil gjøre faktureringsprosessen mer effektiv og nøyaktig. Med et velutstyrt fakturerings- og faktureringssystem kan du fastsette betalingsfrister og sende ut påminnelser hvis kunden ikke betaler.

Når betalingsfristen er overskredet, sendes det automatisk påminnelser til kundene dine. Det sendes også en bekreftelses-e-post når du mottar betalingen.

5. Forenkle rapportering og avgifter

Rapportering og beskatning blir en stor hodepine når du er avhengig av tradisjonelle bokførings- og regnskapsprosesser. Enhver feil i rapportering eller skatt vil føre til unødvendige komplikasjoner. For enhver bedriftseier og økonomimedarbeider vil forenkling av rapportering og skatt være en stor fordel. Når du velger fakturerings- og faktureringsprogramvare, vil den automatisk generere rapporter og håndtere det meste av skatteberegningsarbeidet for deg.

Faktureringsprogramvare kan bygge bro mellom inngåtte avtaler og kontanter

Det er ganske dyrt å drive en bedrift, siden du må håndtere faste kostnader og drift. Det kan være smertefullt å gå tom for penger eller ha dårlig økonomi. Ved å forenkle fakturerings- og faktureringsprosessen og automatisere den så mye som mulig, kan du gjøre den raskere og mer effektiv ved hjelp av løsninger som disse eksemplene på FinansOnline-fakturering.

Med automatisering kan du opprette en repeterbar prosess for parameterne i ordrene dine (for eksempel abonnementer og fornyelser) og sende fakturaen automatisk og nøyaktig. En enkel og effektiv fakturerings- og faktureringsprogramvare vil hjelpe deg med å motta beløpet mye raskere og redusere drifts- og regnskapstiden.

Du kan ta en titt på Qvalia, et gratis verktøy for e-fakturahåndtering som kan hjelpe deg med å administrere og automatisere transaksjoner på én enkelt, sentralisert og skybasert plattform.