Sujuva ja säännöllinen kassavirta on ratkaisevan tärkeää. Monimutkainen laskutusprosessi voi muodostua esteeksi suljetun sopimuksen ja tilillesi tulleen maksun välille, mikä voi viivästyttää maksua. Kun organisaatio kasvaa, myös laskutuksen ja perinnän monimutkaisuus kasvaa.
Jos yrityksesi tarjoaa tilauspohjaisia tuotteita tai palveluja, tilausten ja tilauslaskutuksen hallinta tekee laskutusprosessista entistä monimutkaisemman. Tässä artikkelissa tarkastelemme teknologiaan perustuvan kirjanpidon hallinnan etuja ja sitä, miten teknologian avulla voit yksinkertaistaa laskutusta ja laskutusta.
AccountingTodayn julkaiseman raportin mukaan 62 prosenttia suurista yrityksistä aikoo lisätä teknologiamenojaan vuonna 2019. Samaan aikaan 45 prosenttia keskisuurista yrityksistä ja 37 prosenttia pienistä yrityksistä aikoo lisätä teknologiamenojaan. AccountingTodayn vuonna 2018 tekemässä Year Ahead -tutkimuksessa mainittiin, että keskisuurten yritysten suurin haaste on pysyä teknologian kehityksen mukana.
Toisaalta jotkin yritykset käyttävät alustoja, jotka eivät ole yhteydessä CRM- ja tarjouslaskentajärjestelmiin, joissa tilaus on alun perin luotu. Tämä johtaa manuaaliseen tietojen syöttämiseen ja tekee prosessista hitaamman. Väärän työkalun käyttöönotto johtaa aina huonoihin tuloksiin ja toimintaan.
Yksinkertaisen laskutusohjelmiston käyttäminen voi olla edullista, mutta se ei ole tehokasta ennen kuin ymmärrät laskutusprosessin kulun vivahteet. Kun olet saanut aikaan sujuvasti toimivan asiakaslaskutuksen prosessin, voit ottaa käyttöön laskutusohjelmiston prosessin automatisoimiseksi.
1. Vakioi ja skaalaa laskutus- ja laskutusprosessi.
Jos olet pieni B2B-yritys ja sinulla on rajoitettu määrä asiakkaita, yksinkertainen Excel-taulukko ja PayPal-tili saattavat sopia sinulle. Tämä ei kuitenkaan ole valmis skaalautumiseen. Et voi noudattaa samoja prosesseja, kun organisaatiosi kasvaa 50 tai useampaan asiakkaaseen. Paras tapa yksinkertaistaa laskutus- ja laskutusmenettelyäsi on valita helppokäyttöinen työkalu, joka on skaalautuva.
Paras laskusovellus auttaa sinua toteuttamaan saman prosessin asiakkaiden määrästä riippumatta. Kun yrityksesi kasvaa, sinulla on joukko standardoituja menettelyjä, jotka voidaan helposti delegoida, eikä sinun tarvitse ottaa käyttöön toista työkalua. Mitään laskuja ei hukkuisi, unohtuisi tai jäisi maksamatta. Tämä tekee kirjanpitoprosessistasi johdonmukaisen ja suoraviivaisen.
2. Siirry täysin digitaaliseen järjestelmään
Erään tutkimuksen mukaan paperilaskun keskimääräinen käsittelykustannus on 17,40 euroa. Yritykset voivat vähentää kustannuksia jopa 1 euroon käyttämällä Electronic Data Interchange. Uudemman teknologian ja edullisten verkkomaksuratkaisujen ansiosta useimmat yritykset ovat siirtymässä paperittomuuteen. Digitaaliset maksutavat ovat myös paljon nopeampia kuin perinteiset menetelmät. Täysin digitaalisuuteen siirtyminen voi tehdä laskutusprosessista ympäristöystävällisen, tehokkaan ja tuottavamman.
3. Saapuvien maksujen yksinkertaistaminen
Jos käytät perinteisiä kirjanpito- ja laskentaprosesseja, osittaisten maksujen ja useissa valuutoissa suoritettavien maksujen hallinnointi on haastavaa. Osittain vireillä olevien maksujen seuraaminen ja kansainvälisten maksujen muuntaminen paikalliseksi valuutaksi vie aikaa ja energiaa, jos sinulla on lukuisia tällaisia asiakkaita. Ohjelmisto automatisoi tällaiset toiminnot ja säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa.
4. Automatisoi laskutus ja muistutusprosessi
Automaatiotyökalujen käyttö tekee laskutusprosessistasi tehokkaamman ja tarkemman. Hyvin varustetun laskutus- ja laskutusjärjestelmän avulla voit määritellä maksuaikataulun ja asettaa useita maksumuistutuksia, jos asiakkaasi ei lähetä maksua.
Kun maksuaika on ylittynyt, se lähettää automaattisesti muistutukset asiakkaillesi. Myös vahvistussähköposti lähetetään, kun maksu on vastaanotettu.
5. Yksinkertaistetaan raportointia ja verotusta
Raportoinnista ja verotuksesta tulee valtava päänsärky, kun luotat perinteiseen kirjanpitoon ja kirjanpitoprosesseihin. Mikä tahansa virhe raportoinnissa tai verotuksessa johtaa tarpeettomiin komplikaatioihin. Raportoinnin ja verotuksen yksinkertaistaminen olisi valtava siunaus kaikille yrityksen omistajille ja rahoitusalan ammattilaisille. Kun valitset laskutus- ja laskutusohjelmiston, se luo automaattisesti raportteja ja hoitaa suurimman osan verolaskennasta puolestasi.
Laskutusohjelmisto voi kuroa umpeen päättyneiden kauppojen ja käteisvarojen välisen kuilun.
Yrityksen pyörittäminen on melko kallista, koska sinun on huolehdittava yleiskustannuksista ja toiminnasta. Rahan loppuminen tai rahoitus voi olla tuskallista. Laskutus- ja laskutusprosessin yksinkertaistaminen ja automatisointi mahdollisimman pitkälle nopeuttaa ja tehostaa sitä käyttämällä ratkaisuja, kuten näitä FinancesOnline-laskutuksen huippuesimerkkejä.
Automaation avulla voit luoda toistettavan prosessin tilausten parametreille (kuten tilaukset ja uusiminen) ja lähettää laskun automaattisesti tarkasti. Yksinkertainen ja tehokas laskutus- ja laskutusohjelmisto auttaa sinua saamaan summan paljon nopeammin ja vähentämään toimintoja ja kirjanpitoaikaa.
Voit tutustua Qvaliaan, ilmaiseen verkkolaskutuksen hallintatyökaluun, jonka avulla voit hallita ja automatisoida kaikki tapahtumat yhdellä keskitetyllä pilvipohjaisella alustalla.