Il est essentiel de disposer d'un flux de trésorerie régulier et régulier. Un processus de facturation complexe peut devenir un obstacle entre la conclusion d'une affaire et le paiement sur votre compte, ce qui peut retarder le paiement. Au fur et à mesure que l'organisation grandit, la complexité de la facturation et du recouvrement s'accroît également.
Si votre entreprise propose des produits ou des services sur abonnement, la gestion des commandes et de la facturation des abonnements rend le processus de facturation encore plus complexe. Dans cet article, nous examinerons les avantages d'une gestion comptable basée sur la technologie et la manière dont la technologie peut vous aider à simplifier la facturation.
Selon le rapport publié par AccountingToday, 62 % des grandes entreprises prévoient d'augmenter leurs dépenses technologiques en 2019. Parallèlement, 45 % des entreprises de taille moyenne et 37 % des petites entreprises prévoient également d'augmenter leurs dépenses technologiques. En 2018, l'enquête Year Ahead d'AccountingToday a indiqué que rester à la pointe de la technologie est le plus grand défi auquel sont confrontées les entreprises de taille moyenne.
D'autre part, certaines entreprises utilisent des plateformes qui ne sont pas connectées aux systèmes de CRM et de devis où la commande a été initialement générée. Cela entraîne une saisie manuelle des données et ralentit le processus. La mise en œuvre d'un outil inadapté conduit toujours à des résultats et des opérations médiocres.
L'utilisation d'un simple logiciel de facturation peut être peu coûteuse, mais elle ne sera pas efficace tant que vous n'aurez pas compris les nuances de votre processus de facturation. Une fois que vous serez parvenu à un processus de facturation des clients qui fonctionne sans heurts, vous pourrez mettre en œuvre un logiciel de facturation pour automatiser le processus.
1. Standardiser et étendre votre processus de facturation et d'établissement des factures
Si vous êtes une petite entreprise B2B et que vous avez un nombre limité de clients, l'utilisation d'une simple feuille Excel et d'un compte PayPal peut vous convenir. Toutefois, cette méthode n'est pas adaptée à l'expansion. Vous ne pourrez pas suivre les mêmes processus lorsque votre organisation comptera 50 clients ou plus. La meilleure façon de simplifier votre procédure de facturation est de choisir un outil facile à utiliser et évolutif.
La meilleure application de facturation vous aidera à mettre en œuvre le même processus, quel que soit le nombre de clients. Lorsque votre entreprise se développera, vous disposerez d'un ensemble de procédures standardisées qui pourront être déléguées facilement et qui ne nécessiteront pas la mise en œuvre d'un autre outil. Aucune facture ne sera perdue, oubliée ou impayée. Votre processus comptable sera ainsi cohérent et simple.
2. Aller à fond digitale
Selon une enquête, le coût moyen de traitement d'une facture papier est de 17,40 euros. Les entreprises peuvent réduire ce coût à 1 € en utilisant Electronic Data Interchange. Grâce aux nouvelles technologies et aux solutions de paiement en ligne peu coûteuses, la plupart des entreprises optent pour la dématérialisation. digitale est un mode de paiement beaucoup plus rapide que les méthodes traditionnelles. Le passage à digitale peut rendre votre processus de facturation écologique, efficace et plus productif.
3. Simplifier les paiements entrants
Si vous utilisez des processus comptables traditionnels, il vous sera difficile de gérer les paiements partiels et les paiements dans plusieurs devises. Le suivi des paiements partiels en attente et la conversion des paiements internationaux dans votre monnaie locale vous prendront du temps et de l'énergie si vous avez un grand nombre de clients de ce type. Le logiciel automatisera ces activités, ce qui vous permettra d'économiser du temps et des efforts.
4. Automatiser la facturation et les rappels
L'utilisation d'outils d'automatisation rendra votre processus de facturation plus efficace et plus précis. Un système de facturation bien équipé vous permettra de définir la date limite de paiement et de mettre en place une série de rappels de paiement si votre client n'envoie pas son règlement.
Lorsque la date limite de paiement est dépassée, des rappels sont automatiquement envoyés à vos clients. Un courriel de confirmation est également envoyé lorsque vous recevez le paiement.
5. Simplifier les déclarations et les taxes
Les rapports et la fiscalité deviennent un véritable casse-tête lorsque l'on s'appuie sur des processus comptables traditionnels. Toute erreur en matière de déclaration ou de fiscalité entraîne des complications inutiles. Pour tout propriétaire d'entreprise et professionnel de la finance, la simplification des rapports et des impôts est une véritable aubaine. Une fois que vous aurez opté pour un logiciel de facturation, celui-ci générera automatiquement des rapports et se chargera de la plupart des calculs fiscaux à votre place.
Les logiciels de facturation peuvent combler le fossé entre les contrats conclus et les liquidités.
La gestion d'une entreprise est assez coûteuse, car il faut prendre en charge les frais généraux et les opérations. Manquer d'argent ou avoir des problèmes financiers peut être douloureux. En simplifiant votre processus de facturation et en l'automatisant autant que possible, vous le rendrez plus rapide et plus efficace grâce à des solutions telles que ces exemples de facturation de FinancesOnline.
L'automatisation vous permet de créer un processus reproductible des paramètres de vos commandes (comme les abonnements et les renouvellements) et d'envoyer automatiquement la facture avec précision. Un logiciel de facturation simple et efficace vous permettra de recevoir le montant beaucoup plus rapidement et de réduire le temps consacré aux opérations et à la comptabilité.
Vous pouvez consulter Qvalia, un outil de gestion gratuit e-facturation qui peut vous aider à gérer et à automatiser toutes vos transactions en une seule fois, centralisée et basée sur le cloud plateforme.