كيف يمكن للتكنولوجيا أن تبسط عمليات الفوترة وإصدار الفواتير

صورة لسيدة أعمال جالسة إلى مكتبها في المكتب

يعد ضمان تدفق نقدي سلس ومتكرر أمراً بالغ الأهمية. فقد تشكل عملية إصدار الفواتير المعقدة عائقاً بين إبرام الصفقة ووصول المبلغ إلى حسابك، مما قد يؤدي إلى تأخير الدفع. ومع نمو المؤسسة، تزداد أيضاً تعقيدات عمليات الفوترة والتحصيل.

إذا كانت شركتك تقدم منتجات أو خدمات قائمة على الاشتراكات، فإن إدارة الطلبات وفواتير الاشتراكات تجعل عملية إصدار الفواتير أكثر تعقيدًا. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على مزايا إدارة المحاسبة القائمة على التكنولوجيا وكيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعدك في تبسيط عمليات الفوترة وإصدار الفواتير.

وفقًا للتقرير الذي نشرته مجلة «AccountingToday»، تخطط 62% من الشركات الكبيرة لزيادة إنفاقها على التكنولوجيا في عام 2019. وفي الوقت نفسه، تخطط 45% من الشركات المتوسطة و37% من الشركات الصغيرة أيضًا لزيادة إنفاقها على التكنولوجيا. وفي عام 2018، أشار استطلاع «Year Ahead» الذي أجرته مجلة «AccountingToday» إلى أن مواكبة التكنولوجيا يمثل التحدي الأكبر الذي تواجهه الشركات المتوسطة.

أهم القضايا_مجلة «أكاونتينغ توداي» 2018

من ناحية أخرى، تستخدم بعض الشركات منصات غير متصلة بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة إعداد عروض الأسعار التي تم إنشاء الطلب من خلالها في الأصل. ويؤدي ذلك إلى الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يبطئ العملية. إن استخدام الأداة غير المناسبة يؤدي دائمًا إلى نتائج وعمليات غير مرضية.

قد يكون استخدام برنامج فواتير بسيط أمراً غير مكلف، لكنه لن يكون فعالاً ما لم تفهم التفاصيل الدقيقة لسير عملية الفوترة لديك. وبمجرد التوصل إلى عملية إصدار فواتير للعملاء تعمل بسلاسة، يمكنك عندئذٍ استخدام برنامج فواتير لأتمتة هذه العملية.

1. توحيد وتوسيع نطاق عمليات إصدار الفواتير والتحصيل

إذا كنت تمتلك شركة صغيرة تعمل في مجال الأعمال بين الشركات (B2B) ولديك عدد قليل من العملاء، فقد يكون استخدام جدول Excel بسيط وحساب PayPal خيارًا مناسبًا لك. ومع ذلك، فإن هذا النموذج غير قابل للتوسع. فلن تتمكن من اتباع نفس الإجراءات بمجرد أن ينمو عدد عملاء مؤسستك إلى 50 عميلاً أو أكثر. وأفضل طريقة لتبسيط إجراءات إصدار الفواتير والتحصيل هي اختيار أداة سهلة الاستخدام وتتمتع بقدرة على التوسع.

سيساعدك أفضل تطبيق لإدارة الفواتير على تطبيق نفس الإجراءات بغض النظر عن عدد العملاء. وبمجرد نمو شركتك، ستصبح لديك مجموعة من الإجراءات الموحدة التي يمكن تفويضها بسهولة ولن تتطلب منك استخدام أداة أخرى. ولن تضيع أي فواتير أو تُنسى أو تظل غير مسددة. وهذا سيجعل عملية المحاسبة لديك متسقة ومباشرة.

2. التحول الكامل إلى النظام الرقمي

وفقًا لدراسة استقصائية، يبلغ متوسط تكلفة معالجة الفاتورة الورقية 17.40 يورو. ويمكن للشركات خفض هذه التكلفة إلى ما يصل إلى يورو واحد فقط من خلال استخدام Electronic Data Interchange. وبفضل التقنيات الحديثة وحلول الدفع عبر الإنترنت منخفضة التكلفة، تتجه معظم الشركات نحو التخلص من الورق. كما أن طرق الدفع الرقمية أسرع بكثير من الطرق التقليدية. ويمكن أن يجعل التحول الرقمي الكامل عملية الفوترة صديقة للبيئة وفعالة وأكثر إنتاجية.

3. تبسيط عمليات استلام المدفوعات

إذا كنت تستخدم أساليب المحاسبة التقليدية، فستواجه صعوبة في إدارة المدفوعات الجزئية والمدفوعات بعملات متعددة. إن تتبع المدفوعات المعلقة جزئيًا وتحويل المدفوعات الدولية إلى عملتك المحلية سيستهلك الكثير من وقتك وطاقتك إذا كان لديك عدد كبير من هؤلاء العملاء. سيقوم البرنامج بأتمتة هذه الأنشطة، مما يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد.

4. أتمتة عملية إصدار الفواتير وإرسال التذكيرات

ستجعل أدوات الأتمتة عملية إصدار الفواتير أكثر كفاءة ودقة. وسيتيح لك نظام الفوترة والإصدار المجهز تجهيزًا جيدًا تحديد موعد استحقاق الدفع ووضع تذكيرات في حال تقاعس العميل عن سداد المبلغ.

بمجرد انقضاء موعد السداد، سيتم إرسال تذكيرات تلقائيًا إلى عملائك. كما يتم إرسال رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني بمجرد استلامك للدفعة.

5. تبسيط إجراءات إعداد التقارير والضرائب

تصبح عمليات إعداد التقارير والضرائب مصدر إزعاج كبير عندما تعتمد على أساليب مسك الدفاتر والمحاسبة التقليدية. فأي خطأ في إعداد التقارير أو الضرائب سيؤدي إلى تعقيدات لا داعي لها. وبالنسبة لأي صاحب عمل أو متخصص في الشؤون المالية، فإن تبسيط عمليات إعداد التقارير والضرائب سيكون بمثابة نعمة كبيرة. وبمجرد اختيارك لبرنامج لإدارة الفواتير، سيقوم هذا البرنامج تلقائيًا بإنشاء التقارير والقيام بمعظم أعمال حساب الضرائب نيابة عنك.

يمكن لبرامج إعداد الفواتير سد الفجوة بين الصفقات المبرمة والتدفقات النقدية

إن إدارة الأعمال التجارية أمر مكلف للغاية، حيث يتعين عليك تحمل النفقات العامة وتكاليف التشغيل. وقد يكون نفاد الأموال أو التعرض لمشاكل مالية أمراً مؤلماً. لذا، فإن تبسيط عملية إعداد الفواتير وأتمتتها قدر الإمكان سيجعلها أسرع وأكثر كفاءة، وذلك باستخدام حلول مثل أمثلة إعداد الفواتير الرائدة هذه من FinancesOnline.

تتيح لك الأتمتة إنشاء عملية قابلة للتكرار لمعايير طلباتك (مثل الاشتراكات والتجديدات) وإرسال الفاتورة تلقائيًا وبدقة. سيساعدك برنامج الفوترة وإصدار الفواتير البسيط والفعال على تحصيل المبالغ بشكل أسرع بكثير وتقليل الوقت المستغرق في العمليات والمحاسبة.

يمكنك الاطلاع على Qvalia، وهي أداة مجانية لإدارة الفواتير الإلكترونية تساعدك على إدارة المعاملات وأتمتتها من خلال منصة واحدة مركزية قائمة على السحابة.