Transacties vormen de motor van uw bedrijf. De cruciale taak om ervoor te zorgen dat u betaald krijgt voor de producten en diensten die u verkoopt – en uiteraard het juiste bedrag betaalt voor uw aankopen – maakt de afdelingen crediteuren- en debiteurenadministratie tot de spil van elke organisatie. Hoeveel bent u bereid te betalen om deze processen soepel te laten verlopen?
Crediteuren- en debiteurenadministratie zijn informatie- en vaak arbeidsintensieve processen. Ondanks de steeds verdergaande digitalisering van de werkplek zijn financiële teams nog steeds sterk afhankelijk van handmatige handelingen en dure factuurverwerkingsdiensten. Dit wordt duidelijk als je de cijfers nader bekijkt om de werkelijke kosten van factuurbeheer in kaart te brengen.
De kosten van factuurbeheer
Allereerst lopen de kosten uiteraard per organisatie uiteen.
Dat hangt af van meetbare factoren zoals het volume en het aantal verwerkte formaten. Een eenvoudige verhouding tussen papieren en elektronische formaten biedt eenwaardevolle maatstaf en geefteen indicatie van de mate van digitale volwassenheid.
Maar de kosten zijn net zo goed het gevolg van zeer strategische factoren: de mate van automatisering die is gerealiseerd, de structuur van end-to-end-processen en, uiteindelijk, de schaalvoordelen. Voor bedrijven en grote organisaties in de publieke sector zijn dit cruciale factoren.
Dit zijn de zichtbare kosten:
Uit onderzoek van Billentis op basis van casestudy’s bleek dat de verwerkingskosten voor een gemiddelde papieren factuur maar liefst 17,60 eurobedragen .
E-facturen die via semi-geautomatiseerde processen worden verwerkt, bedragen gemiddeld 6,40 euro . Bedrijven die gebruikmaken van EDI-integraties Electronic Data Interchange ), zoals toegang tot bedrijfsnetwerken als Peppol en het rechtstreeks verbinden van koper en verkoper, kunnen de kosten verlagen tot 1 euro.
E-facturen zijn niet voldoende
E-facturen maken de processen een stuk eenvoudiger in vergelijking met analoge formaten. Daar bestaat geen twijfel over. Directe en verliesloze communicatie tussen kopers en verkopers is een belangrijke stap voorwaarts in de digitale transformatie van financiële processen.
Het aantal e-facturen groeit gestaag met zo’n 10 tot 20 procent per jaar. Deze groei versnelt als gevolg van de EU-richtlijn inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten.
Verborgen kosten
Er is echter nog een lange weg te gaan. Billentis stelt in het rapport dat wereldwijd nog steeds zo’n 90% van alle facturen handmatig wordt verwerkt. En ondanks de toenemende automatiseringsmogelijkheden is 30% van alle facturen afwijkend en moet deze handmatig worden verwerkt. Er is dus ruimte voor verbetering.
Ook factuurbeheer brengt verborgen kosten met zich mee. Te veel betaalde bedragen, dubbele betalingen, verkeerd afgehandelde btw – de lijst met verborgen valkuilen is lang, en deze komen niet naar voren in een eenvoudige kostenraming.
Deze fouten worden soms ontdekt, wat de werkdruk binnen uw organisatie vergroot, maar vaak blijven ze onopgemerkt. Hoe dan ook, het resultaat heeft een negatieve invloed op het nettoresultaat, aangezien er bij de transactie tot wel 1% verloren kan gaan.
Het afstappen van papier en pdf’s en het overstappen op e-facturen en moderne software voor factuurbeheer is ongetwijfeld de snelste manier voor organisaties om hun efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en uiteindelijk hun automatiseringspotentieel ten volle te benutten.
Meer informatie: Hoe u fouten in facturen kunt voorkomen en het gebruik van e-facturering bij uw leveranciers kunt stimuleren.
Download het rapport: De kosten van fouten bij crediteurenadministratie.
Rapport downloaden
Krijg unieke inzichten in de totale kosten van fouten in de crediteurenadministratie. We hebben 20 miljoen facturen en boekingenvanenkele van de grootste bedrijven en organisaties in Scandinavië geanalyseerd om de werkelijke kosten van uitdagingen en inefficiënties in financiële processen in kaart te brengen. Download het rapport.
