Ako technológia môže zjednodušiť fakturáciu a vystavovanie faktúr

Portrét podnikateľky sediacej za svojím stolom v kancelárii

Plynulý a častý tok hotovosti je veľmi dôležitý. Zložitý proces fakturácie sa môže stať prekážkou medzi uzavretou dohodou a platbou na vašom účte, čo môže spôsobiť oneskorenie platby. S rastom organizácie rastie aj zložitosť fakturácie a inkasa.

Ak vaša spoločnosť poskytuje produkty alebo služby na báze predplatného, spravovanie objednávok a fakturácia predplatného ešte viac komplikuje proces fakturácie. V tomto článku sa pozrieme na výhody technologického riadenia účtovníctva a na to, ako vám technológia môže pomôcť zjednodušiť fakturáciu a vystavovanie faktúr.

Podľa správy uverejnenej AccountingToday 62 % veľkých firiem plánuje v roku 2019 zvýšiť svoje výdavky na technológie. Medzitým 45 % stredných firiem a 37 % malých firiem tiež plánuje zvýšiť svoje výdavky na technológie. V roku 2018 prieskum AccountingToday Year Ahead uviedol, že držať krok s technológiami je najväčšou výzvou, ktorej čelia stredné firmy.

Najväčšie problémy_Accounting Today 2018 kópia

Na druhej strane, niektoré spoločnosti používajú platformy, ktoré nie sú prepojené s CRM a systémami na tvorbu ponúk, kde bola objednávka pôvodne vytvorená. To vedie k manuálnemu zadávaniu údajov a spomaľuje celý proces. Implementácia nesprávneho nástroja vždy vedie k zlým výsledkom a prevádzke.

Používanie jednoduchého fakturačného softvéru môže byť lacné, ale nebude efektívne, pokiaľ neporozumiete nuansám vášho fakturačného procesu. Akonáhle dosiahnete hladký priebeh fakturačného procesu, môžete implementovať fakturačný softvér na automatizáciu tohto procesu.

1. Štandardizujte a zjednodušte proces fakturácie a účtovania

Ak ste malá B2B spoločnosť s malým počtom klientov, potom vám môže vyhovovať používanie jednoduchého Excelového hárku a účtu PayPal. Toto riešenie však nie je pripravené na škálovanie. Keď vaša organizácia narastie na 50 alebo viac klientov, nebudete môcť používať rovnaké postupy. Najlepší spôsob, ako zjednodušiť fakturáciu a účtovanie, je zvoliť si ľahko použiteľný nástroj, ktorý ponúka škálovateľnosť.

Najlepšia aplikácia na fakturáciu vám pomôže implementovať rovnaký proces bez ohľadu na počet klientov. Akonáhle vaša spoločnosť porastie, budete mať k dispozícii súbor štandardizovaných postupov, ktoré možno ľahko delegovať a nebudú vyžadovať implementáciu ďalšieho nástroja. Žiadne faktúry sa nestratia, nezabudnú ani nezostanú nezaplatené. Vďaka tomu bude váš účtovný proces konzistentný a priamočiary.

2. Prejdite úplne na digitálnu formu

Podľa prieskumu sú priemerné náklady na spracovanie papierovej faktúry 17,40 €. Firmy môžu tieto náklady znížiť až na 1 € pomocou Electronic Data Interchange. Vďaka novým technológiám a lacným online platobným riešeniam prechádza väčšina firiem na bezpapierovú formu. Digitálne spôsoby platenia sú tiež oveľa rýchlejšie ako tradičné metódy. Prechod na úplne digitálnu formu môže urobiť váš fakturačný proces ekologickým, efektívnym a produktívnejším.

3. Zjednodušte prichádzajúce platby

Ak používate tradičné účtovné a účtovné procesy, bude pre vás náročné spravovať čiastočné platby a platby v rôznych menách. Sledovanie čiastočne nevybavených platieb a prevod medzinárodných platieb do vašej miestnej meny vám zaberie veľa času a energie, ak máte veľa takýchto klientov. Tento softvér automatizuje takéto činnosti, čím vám ušetrí značné množstvo času a úsilia.

4. Automatizácia procesu fakturácie a upomienok

Automatizačné nástroje zefektívnia a spresnia proces fakturácie. Dobre vybavený systém fakturácie a účtovania vám umožní definovať termín platby a nastaviť upomienky, ak váš klient nezašle platbu.

Po uplynutí platobnej lehoty sa vašim klientom automaticky zašlú upomienky. Po prijatí platby sa tiež zašle potvrdzovací e-mail.

5. Zjednodušte podávanie správ a dane

Vykazovanie a zdanenie sa stávajú obrovským problémom, ak sa spoliehate na tradičné postupy vedenia účtovníctva a účtovníctva. Akákoľvek chyba vo vykazovaní alebo daniach vám spôsobí zbytočné komplikácie. Pre každého podnikateľa a finančného odborníka by zjednodušenie vykazovania a daní bolo obrovským prínosom. Akonáhle sa rozhodnete pre softvér na fakturáciu a vystavovanie faktúr, ten automaticky vygeneruje správy a vybaví za vás väčšinu práce súvisiacej s výpočtom daní.

Softvér na fakturáciu môže preklenúť medzery medzi uzavretými obchodmi a hotovosťou

Vedenie firmy je pomerne nákladné, pretože musíte zvládnuť režijné náklady a prevádzku. Nedostatok peňazí alebo finančné problémy môžu byť bolestivé. Zjednodušením procesu fakturácie a jej čo najväčšou automatizáciou dosiahnete rýchlejšie a efektívnejšie riešenie pomocou nástrojov, ako sú tieto najlepšie príklady fakturácie od FinancesOnline.

Automatizácia vám umožňuje vytvoriť opakovaný proces pre parametre vašich objednávok (napríklad predplatné a obnovenia) a automaticky a presne zasielať faktúry. Jednoduchý a efektívny softvér na fakturáciu a účtovanie vám pomôže získať platbu oveľa rýchlejšie a skrátiť čas potrebný na operácie a účtovníctvo.

Môžete vyskúšať Qvalia, bezplatný nástroj na správu elektronických faktúr, ktorý vám pomôže spravovať a automatizovať transakcie na jednej centralizovanej platforme založenej na cloude.