Wie Technologie die Abrechnung und Rechnungsstellung vereinfachen kann

Porträt einer Geschäftsfrau, die an ihrem Schreibtisch im Büro sitzt

Ein reibungsloser und regelmäßiger Cashflow ist von entscheidender Bedeutung. Ein komplexer Rechnungsstellungsprozess kann zu einer Hürde zwischen einem abgeschlossenen Geschäft und dem Zahlungseingang auf Ihrem Konto werden, wodurch sich die Zahlung verzögern kann. Mit dem Wachstum des Unternehmens wächst auch die Komplexität von Rechnungsstellung und Inkasso.

Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen im Abonnement anbietet, wird die Rechnungsstellung durch die Verwaltung von Bestellungen und Abonnementrechnungen noch komplizierter. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile einer technologiegestützten Buchführung und darauf, wie Technologie Ihnen helfen kann, die Rechnungsstellung und -erstellung zu vereinfachen.

Laut dem von AccountingToday veröffentlichten Bericht planen 62 % der großen Unternehmen, ihre Ausgaben für Technologie im Jahr 2019 zu erhöhen. Inzwischen planen 45 % der mittelgroßen und 37 % der kleinen Unternehmen ebenfalls eine Erhöhung ihrer Ausgaben für Technologie. In der von AccountingToday im Jahr 2018 durchgeführten Umfrage "Year Ahead" wurde erwähnt, dass die größte Herausforderung für mittelständische Unternehmen darin besteht, mit der Technologie Schritt zu halten.

Größte Probleme_Rechnungswesen heute 2018 Kopie

Andererseits verwenden einige Unternehmen Plattformen, die nicht mit den CRM- und Angebotssystemen verbunden sind, in denen der Auftrag ursprünglich generiert wurde. Dies führt zu einer manuellen Dateneingabe und macht den Prozess langsamer. Die Implementierung des falschen Tools führt immer zu schlechten Ergebnissen und Abläufen.

Der Einsatz einer einfachen Rechnungssoftware kann kostengünstig sein, ist aber erst dann effektiv, wenn Sie die Feinheiten Ihres Rechnungsprozesses verstehen. Sobald Sie einen reibungslos funktionierenden Prozess für die Kundenfakturierung gefunden haben, können Sie eine Fakturierungssoftware einsetzen, um den Prozess zu automatisieren.

1. Standardisieren und skalieren Sie Ihr Fakturierungs- und Abrechnungsverfahren

Wenn Sie ein kleines B2B-Unternehmen mit wenigen Kunden sind, können Sie mit einer einfachen Excel-Tabelle und einem PayPal-Konto arbeiten. Dies ist jedoch nicht für die Skalierung geeignet. Sobald Ihr Unternehmen auf 50 oder mehr Kunden angewachsen ist, können Sie nicht mehr dieselben Prozesse anwenden. Der beste Weg zur Vereinfachung Ihrer Rechnungs- und Abrechnungsverfahren besteht darin, ein benutzerfreundliches Tool zu wählen, das skalierbar ist.

Die beste Rechnungs-App hilft Ihnen, unabhängig von der Anzahl der Kunden den gleichen Prozess zu implementieren. Sobald Ihr Unternehmen wächst, verfügen Sie über eine Reihe standardisierter Verfahren, die leicht delegiert werden können und kein weiteres Tool erfordern. Es gehen keine Rechnungen verloren, werden vergessen oder nicht bezahlt. So wird Ihr Buchhaltungsprozess einheitlich und unkompliziert.

2. Vollständig digital werden

Einer Umfrage zufolge belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Papierrechnung auf 17,40 €. Unternehmen können die Kosten auf bis zu 1 € senken, indem sie Electronic Data Interchange nutzen. Dank neuerer Technologien und kostengünstiger Online-Zahlungslösungen gehen die meisten Unternehmen dazu über, papierlos zu bezahlen. Digitale Zahlungsarten sind auch viel schneller als herkömmliche Methoden. Die Umstellung auf digitale Verfahren kann Ihren Rechnungsstellungsprozess umweltfreundlicher, effizienter und produktiver machen.

3. Vereinfachung der Zahlungseingänge

Wenn Sie herkömmliche Buchführungs- und Rechnungslegungsverfahren verwenden, wird es für Sie zu einer Herausforderung, Teilzahlungen und Zahlungen in mehreren Währungen zu verwalten. Die Verfolgung ausstehender Teilzahlungen und die Umrechnung internationaler Zahlungen in Ihre Landeswährung fressen Ihre Zeit und Energie, wenn Sie viele solcher Kunden haben. Die Software automatisiert solche Aktivitäten und spart Ihnen viel Zeit und Mühe.

4. Automatisierung der Rechnungsstellung und des Mahnwesens

Automatisierungswerkzeuge machen Ihren Rechnungsstellungsprozess effizienter und genauer. Mit einem gut ausgestatteten Abrechnungs- und Fakturierungssystem können Sie die Zahlungsfrist festlegen und Mahnungen einrichten, wenn Ihr Kunde die Zahlung nicht vornimmt.

Sobald die Zahlungsfrist überschritten ist, werden automatisch Mahnungen an Ihre Kunden verschickt. Außerdem wird eine Bestätigungs-E-Mail verschickt, sobald Sie die Zahlung erhalten haben.

5. Vereinfachung der Berichterstattung und der Steuern

Die Berichterstattung und Besteuerung wird zu einem großen Problem, wenn Sie sich auf die traditionelle Buchführung und Rechnungslegung verlassen. Jeder Fehler bei der Berichterstattung oder Besteuerung führt zu unnötigen Komplikationen. Für jeden Geschäftsinhaber und Finanzfachmann wäre die Vereinfachung der Berichterstattung und der Steuern ein großer Segen. Wenn Sie sich für eine Rechnungs- und Fakturierungssoftware entscheiden, wird diese automatisch Berichte erstellen und den Großteil der Steuerberechnungen für Sie übernehmen.

Fakturierungssoftware kann die Lücke zwischen abgeschlossenen Geschäften und Bargeld überbrücken

Ein Unternehmen zu führen ist ziemlich teuer, da man sich um die Gemeinkosten und den Betrieb kümmern muss. Wenn Ihnen das Geld ausgeht oder Sie finanzielle Probleme haben, kann das schmerzhaft sein. Durch die Vereinfachung und weitestgehende Automatisierung Ihrer Abrechnungs- und Fakturierungsprozesse können Sie diese schneller und effizienter gestalten, indem Sie Lösungen wie diese Beispiele für die Rechnungsstellung auf FinancesOnline verwenden.

Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, einen wiederholbaren Prozess für die Parameter Ihrer Bestellungen (z. B. Abonnements und Verlängerungen) zu erstellen und die Rechnung automatisch und genau zu versenden. Eine einfache und effiziente Abrechnungs- und Fakturierungssoftware wird Ihnen helfen, den Betrag viel schneller zu erhalten und die Betriebs- und Buchhaltungszeit zu reduzieren.

Informieren Sie sich über Qvalia, ein kostenloses E-Invoicing-Management-Tool, das Sie bei der Verwaltung und Automatisierung von Transaktionen auf einer einzigen, zentralisierten, cloudbasierten Plattform unterstützen kann.