Uit een nieuw onderzoek van Qvalia blijkt dat fouten bij de verwerking van facturen leiden tot een voortdurend verborgen kapitaalverlies. De bedrijven die aan het onderzoek deelnamen, leden gemiddeld een verlies van 133.764 euro per jaar als gevolg van vermijdbare fouten in hun financiële processen.
Zelfs kleine fouten in het facturatieproces kunnen tot aanzienlijke financiële verliezen leiden, zoals blijkt uit ons nieuwe rapport *De verborgen kosten van factuurfouten in de Scandinavische landen 2020*.
Qvalia heeft 25,8 miljoen inkoopfacturen geanalyseerd van 100 Scandinavische bedrijven en overheidsinstanties met een jaaromzet van meer dan 100 miljoen euro, en constateerde dat 0,53% van alle facturen onjuist werd verwerkt.
Zelfs als er aanzienlijke middelen worden ingezet om deze fouten te corrigeren – gemiddeld 31 volledige werkdagen – blijven veel fouten toch onopgemerkt.
Onopgemerkte financiële fouten bleven gedurende het hele proces verborgen en leidden tot een gemiddeld verlies van 0,44 euro per inkomende inkoopfactuur.
Voorbeelden van fouten die tot kapitaalverlies leiden, zijn onder meer verkeerd beheerde btw, dubbele betalingen en te hoge betalingen. Dit is vaak het gevolg van handmatige verwerking, verouderde processen en verouderde software.
Samenvatting van het rapport
- Aantal geanalyseerde bedrijven: 100
- Aantal geanalyseerde facturen: 25.840.061
- Onjuist verwerkte facturen: 0,53%
- Aantal fulltime werkdagen besteed aan interne correcties: 31 dagen
- Onopgemerkte fouten in facturen: 0,11%
- Kosten van onopgemerkte fouten als percentage van de totale kosten van het factuurverwerkingsproces: 29%
Tips voor bedrijven om fouten te voorkomen
- Stel een plan op om analoge factuurformaten, zoals papieren facturen en pdf’s, uit te faseren
- Stimuleer uw leveranciers om elektronische facturen te gebruiken
- Breng uw processen en systemen in kaart. Breng knelpunten, zoals handmatige taken, in kaart
- Centraliseer het beheer van uw leveranciersadministratie en zorg voor continue monitoring en updates