Automatisering van financiële processen — 4 essentiële bouwstenen

De automatisering van financiële processen wordt steeds meer een prioriteit voor CFO’s.

Nu de wereldwijde uitgaven voor digitale transformatie – de combinatie van digitalisering, nieuwe processen en gebruikerservaringen in het bedrijfsleven en de publieke sector – tegen 2022 naar verwachting 1,78 biljoen dollar zullen bedragen, is het geen geheim dat organisaties overal ter wereld op zoek zijn naar manieren om de nieuwste technologieën in te zetten om hun bedrijfsvoering te stroomlijnen, klanten tevreden te stellen en hun bedrijfsresultaten te verbeteren.

Automatisering is waarschijnlijk het meest in het oog springende resultaat, variërend van het terugdringen van handmatig werk — van laaggeschoolde taken tot complexere werkzaamheden — tot het leveren van nauwkeurige bedrijfsinformatie uit enorme hoeveelheden gegevens.

Als je bezig bent met het integreren van automatisering in je werkproces, waar moet je dan beginnen?

Wij zijn van mening dat de financiële sector een van de meest veelbelovende gebieden is om uw digitale transformatie en de automatisering van financiële processen in gang te zetten. Er zijn namelijk tal van mogelijkheden om medewerkers tijd te besparen, ervoor te zorgen dat cruciale taken binnen de hele organisatie snel en foutloos worden uitgevoerd, en uw transactiegegevens, kosten en inkomstenstromen op een slimme manier te benutten.

De modernisering van financiële activiteiten begon met digitalisering, een van de eerste stappen in een digitale transformatie. Hoewel deze taken in de loop der tijd veranderden, konden financiële afdelingen hun werkprocessen dankzij digitalisering overzichtelijker en efficiënter maken. Zo maakte digitalisering de analyse van gegevens eenvoudiger en hielp het teams sneller aan bruikbare inzichten.

Naast digitalisering kwam automatisering: de mogelijkheid om processen daadwerkelijk te transformeren. De financiële sector zit vol met repetitieve taken, langdurige werkprocessen en nauwkeurige gegevens die niet door menselijke fouten mogen worden aangetast. Automatisering neemt deze taken uit handen van uw medewerkers, waardoor zij de kans krijgen om zich te richten op interessantere of creatievere aspecten van het bedrijf, zoals strategische planning.

Automatisering heeft tot doel een revolutie teweeg te brengen in de manier waarop medewerkers werken, hoe technologie binnen de organisatie wordt ingezet en hoe belangrijke zakelijke beslissingen worden genomen. Of u nu handmatige taken wilt verminderen of bepaalde werkprocessen sneller en nauwkeuriger wilt maken: streven naar automatisering is een van de belangrijkste stappen die u kunt zetten om sneller betere resultaten te behalen en uw concurrentiepositie op toekomstige markten te versterken.

Terwijl sommige bedrijven het potentieel van automatisering snel onderkennen, zijn andere nog op zoek naar een routekaart voor hun automatiseringstraject. Om concurrerendere financiële processen op te zetten, is meer nodig dan alleen de juiste technologieën; een ander essentieel aspect is een grondig inzicht in waar automatisering precies van toepassing is en waarom.

Laten we eens kijken naar enkele basislessen die bedrijven (soms op de harde manier) leren wanneer ze een automatiseringsoplossing voor hun financiële processen willen invoeren.

Robotic Process Automation (RPA) verwijst naar elke technologie die wordt gebruikt om taken te automatiseren, al dan niet met behulp van kunstmatige intelligentie. Hoewel het hoogtechnologisch klinkt, komt RPA vaak neer op het automatisch indrukken van toetsen of het uitvoeren van vooraf geprogrammeerde opdrachten voor de medewerker.

Het probleem met RPA is dat het een vrij kwetsbare methode is die zelfs de kleinste afwijkingen niet aankan. Dit betekent dat de implementatie en het onderhoud van RPA-bots een enorme investering vergen. Dit kan voor het financiële team onder meer de volgende gevolgen hebben:

Wist je dat 61% van de betalingsachterstanden te wijten is aan fouten in de factuur? Zonder consistente kwaliteitsgegevens en een scherp oog voor afwijkingen (die in de financiële sector vaak voorkomen) kan RPA gemakkelijk allerlei fouten veroorzaken.

Een voorwaarde voor een succesvolle implementatie van automatisering is een schone en nauwkeurige stroom van invoergegevens — kortom, de kwaliteit van de verwerkte gegevens. Automatisering is sterk afhankelijk van de gegevens die erin worden ingevoerd, dus het loont de moeite om eens bij je financiële afdeling langs te gaan en te achterhalen hoe gegevens worden aangemaakt, verwerkt en uiteindelijk gebruikt. Naast betere automatisering kan gegevens van betere kwaliteit leiden tot:

Kunstmatige intelligentie kan pas echt tot zijn recht komen als je financiële gegevens en processen al op orde zijn. Je moet overstappen op digitale formaten en slimmer omgaan met je stamgegevens. Deze basis is onmisbaar voordat je automatisering gaat toepassen.

Financiële teams houden zich uiteindelijk bezig met het verwerken van transactiegegevens via goedkeuringsprocessen. Weet u precies waar uw gegevens worden opgeslagen, doorgegeven en gebruikt? Bent u op de hoogte van het standpunt van uw bedrijf ten aanzien van de volgende punten?

Dit soort kennis is onmisbaar voor CFO’s en boekhoudkundige professionals die manieren willen vinden om een digitale transformatie door te voeren. Als u bijvoorbeeld elektronische facturen gaat gebruiken om transactiegegevens digitaal op te slaan, kunt u de kans op fouten bij het invoeren van gegevens verkleinen en voorkomen dat belangrijke documenten zoekraken.

Zodra u een grondig inzicht hebt in alle beleidsregels, procedures en onderlinge afhankelijkheden binnen uw complexe financiële workflow, zult u mogelijkheden ontdekken om deze te verbeteren door middel van automatisering van financiële processen.

Financiële processen verschillen per organisatie, maar de meeste bestaan uit een aantal bekende stappen, zoals:

Vraag jezelf bij elk van deze stappen af welke controles je uitvoert, hoe je met afwijkingen omgaat en wat je kunt doen om de workflow te optimaliseren. De antwoorden op deze vragen geven je aanwijzingen over hoe automatisering effectief kan worden ingezet.

De financiële sector is sterk datagestuurd en wordt gekenmerkt door documentverwerking en repetitieve taken. Het is bij uitstek geschikt voor automatisering, maar het op de juiste manier implementeren daarvan vormt een uitdaging voor de CFO’s van vandaag. Van afwijkingsbeheer tot datakwaliteit: het vinden van de juiste tools om financiële processen te verbeteren is essentieel.

Meld u vandaag nog aan bij Qvalia om te ontdekken hoe wij uw uitgaven kunnen digitaliseren, automatiseren en analyseren.

Download de gids ‘Automatisering voor CFO’s’ voor praktische tips over het automatiseren van financiële processen en hoe u uw financiële team vooruit kunt helpen.