Automatisering af finansielle processer - 4 vigtige byggesten

Automatisering af finansielle processer bliver i stigende grad en prioritet for CFO'er.

Med globale udgifter til digital transformation - en blanding af digitalisering, nye processer og brugeroplevelser i virksomheder og den offentlige sektor - på verdensplan, der vil nå op på 1,78 billioner dollars i 2022, er det ingen hemmelighed, at organisationer overalt søger måder at implementere de nyeste teknologier på for at strømline driften, gøre kunderne tilfredse og forbedre resultaterne på bundlinjen.

Automatisering er nok det mest åbenlyse resultat, der spænder fra reduktion af manuelt arbejde - fra lavt kvalificerede opgaver til mere komplekse operationer - til levering af præcise forretningsoplysninger i store datamængder.

Hvis du er i gang med at indføre automatisering i din arbejdsgang, hvor skal du så starte?

Vi mener, at finanssektoren er et af de mest frugtbare områder at starte din rejse til digital transformation og automatisering af finansielle processer på, da der er mange muligheder for at frigøre tid til medarbejdere, sikre hurtig og fejlfri udførelse af kritiske opgaver i hele organisationen og muliggøre smart udnyttelse af dine transaktionsdata, omkostninger og indtægtskilder.

Moderniseringen af de finansielle aktiviteter begyndte med digitalisering, et af de første skridt i en digital transformation. Selv om disse opgaver ændrede sig med tiden, kunne finansafdelingerne gøre deres arbejdsgange mere overskuelige og effektive takket være digitaliseringen. Digitalisering gjorde for eksempel analysen af data lettere og hjalp teams med hurtigere at få handlingsorienteret indsigt.

Ud over digitalisering var der automatisering, evnen til faktisk at omdanne processer. Finanssektoren er fyldt med gentagne opgaver, lange arbejdsgange og præcise data, som ikke må blive ødelagt af menneskelige fejl. Automatisering fjerner disse dele af arbejdet fra dine menneskelige medarbejderes tallerkener og giver dem mulighed for at arbejde med mere interessante eller kreative aspekter af virksomheden, f.eks. strategisk planlægning.

Automatisering har til formål at revolutionere den måde, som medarbejderne arbejder på, den måde, som teknologien bruges i hele organisationen, og den måde, som vigtige forretningsbeslutninger træffes på. Uanset om du har brug for at skære ned på manuelle opgaver eller gøre visse arbejdsgange hurtigere og mere præcise, er målet om automatisering et af de største skridt, du kan tage for at skabe flere positive resultater hurtigere og gøre dig konkurrencedygtig på fremtidige markeder.

Mens nogle virksomheder hurtigt forstår potentialet i automatisering, er andre stadig på udkig efter en rute på deres automatiseringsrejse. Du har brug for mere end blot de rigtige teknologier for at opbygge mere konkurrencedygtige finansielle processer; en anden nødvendighed er en grundlæggende forståelse af præcis, hvor automatisering vil blive anvendt og hvorfor.

Lad os følge op med nogle af de grundlæggende erfaringer, som virksomheder lærer (nogle gange på den hårde måde), når de forsøger at starte en automatiseringsløsning til deres finansielle processer.

Robotic Process Automation (RPA) henviser til enhver teknologi, der bruges til at automatisere arbejdsopgaver, som måske eller måske ikke involverer kunstig intelligens. Selv om det lyder højteknologisk, viser RPA sig ofte som et simpelt tryk på taster eller en automatisk udførelse af forudskrevne kommandoer for medarbejderen.

Problemet med RPA er, at det er en ret skrøbelig metode, som ikke kan klare selv mindre afvigelser. Det vil sige, at RPA-bots kræver en enorm investering at implementere og vedligeholde. Konsekvenserne for finansteamet kan bl.a. være følgende:

Vidste du, at 61 % af forsinkede betalinger skyldes fejl i fakturaen? Uden data af konstant kvalitet og et vågent øje for afvigelser (som er almindelige i finanssektoren) kan RPA let forårsage alle mulige fejl.

En forudsætning for en vellykket implementering af automatisering er en ren og præcis strøm af inputdata - kort sagt, datakvalitet i behandlingen. Automatisering er i høj grad afhængig af de data, den har fået, så det er værd at gå gennem din økonomiafdeling og lære, hvordan data oprettes, behandles og i sidste ende bruges. Ud over en bedre automatisering kan bedre datakvalitet resultere i følgende:

Kunstig intelligens kan kun skinne, når du allerede har styr på dine finansielle data og processer. Du er nødt til at flytte til digitale formater og arbejde smartere med dine masterdata. Dette fundament er nødvendigt, før du begynder at anvende automatisering.

Finansteams beskæftiger sig i sidste ende med at flytte transaktionsdata gennem godkendelsesstrømme. Ved du præcis, hvor dine oplysninger bliver gemt, transporteret og brugt? Er du klar over din virksomheds holdning til følgende områder?

Denne type viden er afgørende for CFO'er og regnskabsfolk, hvis de ønsker at finde måder at gennemføre en digital transformation på. Hvis du f.eks. begynder at bruge e-fakturaer til at gemme transaktionsdata digitalt, kan du reducere muligheden for fejl ved indtastning af data eller risikoen for at miste vigtige dokumenter.

Når du har fået en grundig forståelse af alle politikker, procedurer og afhængigheder i dit komplicerede finansielle workflow, kan du begynde at finde muligheder for at forbedre dem med automatisering af finansielle processer.

Finansielle processer varierer afhængigt af organisationen, men de fleste har nogle få velkendte trin, f.eks:

For hvert af disse trin skal du spørge dig selv, hvilken type validering du gennemgår, hvordan du håndterer afvigelser, og hvad du kan gøre for at optimere arbejdsgangen. Svarene på disse spørgsmål vil give dig fingerpeg om, hvordan automatisering kan anvendes effektivt.

Økonomi er i høj grad datadrevet og fyldt med dokumentbehandling og gentagne opgaver. Det er en oplagt kandidat til automatisering, men at installere det rigtigt er en udfordring, som nutidens CFO'er står over for. Fra afvigelsesstyring til datakvalitet er det vigtigt at finde de rigtige værktøjer til at forbedre de finansielle processer.

Tilmeld dig Qvalia i dag for at finde ud af, hvordan vi kan digitalisere, automatisere og analysere dine udgiftsaktiviteter.

Download guiden Automation for CFO'er for at få praktiske erfaringer med automatisering af finansielle processer og få en vejledning i, hvordan du kan få dit finansteam til at komme videre.