Automatisierung von Finanzprozessen - 4 wesentliche Bausteine

Die Automatisierung von Finanzprozessen gewinnt für CFOs zunehmend an Bedeutung.

Angesichts der Tatsache, dass die weltweiten Ausgaben für die digitale Transformation - die Mischung aus Digitalisierung, neuen Prozessen und Benutzererfahrungen in Unternehmen und im öffentlichen Sektor - bis 2022 1,78 Billionen US-Dollar erreichen werden, ist es kein Geheimnis, dass Unternehmen überall nach Möglichkeiten suchen, die neuesten Technologien zu implementieren, um Abläufe zu rationalisieren, Kunden zufrieden zu stellen und die Endergebnisse zu verbessern.

Die Automatisierung ist wahrscheinlich das offensichtlichste Ergebnis, das von der Verringerung der manuellen Arbeit - von gering qualifizierten Aufgaben bis hin zu komplexeren Vorgängen - bis zur Bereitstellung präziser Geschäftsinformationen in riesigen Datenmengen reicht.

Wenn Sie gerade dabei sind, Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren, wo sollten Sie anfangen?

Wir sind davon überzeugt, dass das Finanzwesen einer der fruchtbarsten Bereiche ist, um mit der digitalen Transformation und der Automatisierung von Finanzprozessen zu beginnen, da es viele Möglichkeiten gibt, Zeit für Mitarbeiter freizusetzen, eine schnelle und fehlerfreie Erledigung kritischer Aufgaben im gesamten Unternehmen zu gewährleisten und eine intelligente Nutzung Ihrer Transaktionsdaten, Kosten und Umsatzströme zu ermöglichen.

Die Modernisierung der Finanzaktivitäten begann mit der Digitalisierung, einem der ersten Schritte der digitalen Transformation. Auch wenn sich diese Aufgaben im Laufe der Zeit veränderten, konnten die Finanzabteilungen ihre Arbeitsabläufe dank der Digitalisierung besser verwalten und effizienter gestalten. So erleichterte die Digitalisierung beispielsweise die Datenanalyse und verhalf den Teams schneller zu verwertbaren Erkenntnissen.

Über die Digitalisierung hinaus ging die Automatisierung, also die Fähigkeit, Prozesse tatsächlich zu verändern. Das Finanzwesen ist voll von sich wiederholenden Aufgaben, langen Arbeitsabläufen und präzisen Daten, die nicht durch menschliche Fehler beeinträchtigt werden dürfen. Die Automatisierung entlastet Ihre Mitarbeiter von diesen Aufgaben und gibt ihnen die Möglichkeit, sich mit interessanteren oder kreativeren Aspekten des Unternehmens zu befassen, z. B. mit der strategischen Planung.

Die Automatisierung zielt darauf ab, die Arbeitsweise der Mitarbeiter, den Einsatz von Technologie im gesamten Unternehmen und die Art und Weise, wie wichtige Geschäftsentscheidungen getroffen werden, zu revolutionieren. Unabhängig davon, ob Sie manuelle Aufgaben reduzieren oder bestimmte Arbeitsabläufe schneller und genauer gestalten müssen, ist das Streben nach Automatisierung einer der größten Schritte, die Sie unternehmen können, um schneller positive Ergebnisse zu erzielen und sich auf zukünftigen Märkten wettbewerbsfähig zu machen.

Während einige Unternehmen das Potenzial der Automatisierung schnell erfassen, sind andere noch auf der Suche nach einer Reiseroute für die Automatisierung. Für den Aufbau wettbewerbsfähigerer Finanzprozesse sind nicht nur die richtigen Technologien erforderlich, sondern auch ein grundlegendes Verständnis dafür, wo genau die Automatisierung zum Einsatz kommen wird und warum.

Im Folgenden werden einige der grundlegenden Lektionen beschrieben, die Unternehmen (manchmal auf die harte Tour) lernen, wenn sie versuchen, eine Automatisierungslösung für ihre Finanzprozesse einzuführen.

Robotic Process Automation (RPA) bezieht sich auf jede Technologie, die zur Automatisierung von Arbeitsaufgaben eingesetzt wird, die künstliche Intelligenz beinhalten kann oder auch nicht. Obwohl es nach Hightech klingt, zeigt sich RPA oft als bloßes Drücken von Tasten oder als automatische Ausführung von vorformulierten Befehlen für den Mitarbeiter.

Das Problem mit RPA ist, dass es sich um eine ziemlich anfällige Methode handelt, die nicht einmal kleine Abweichungen verkraften kann. Das heißt, RPA-Bots erfordern eine immense Investition in die Implementierung und Wartung. Die Folgen für das Finanzteam könnten sein:

Wussten Sie, dass 61 % der verspäteten Zahlungen auf Fehler in der Rechnung zurückzuführen sind? Ohne konstante Qualitätsdaten und ein wachsames Auge für Abweichungen (die im Finanzwesen häufig vorkommen), kann RPA leicht alle Arten von Fehlern verursachen.

Eine Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung der Automatisierung ist ein sauberer und genauer Strom von Eingabedaten - kurz gesagt, die Qualität der Verarbeitungsdaten. Die Automatisierung hängt in hohem Maße von den Daten ab, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Es lohnt sich also, die Finanzabteilung zu befragen und zu erfahren, wie Daten erstellt, verarbeitet und schließlich verwendet werden. Neben einer besseren Automatisierung kann eine bessere Datenqualität zu folgenden Ergebnissen führen:

Künstliche Intelligenz kann nur dann glänzen, wenn Sie Ihre Finanzdaten und -prozesse bereits in Ordnung haben. Sie müssen zu digitalen Formaten übergehen und intelligenter mit Ihren Stammdaten arbeiten. Diese Grundlage ist notwendig, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen.

Finanzteams sind letztlich damit beschäftigt, Transaktionsdaten durch Genehmigungsprozesse zu bewegen. Wissen Sie genau, wo Ihre Daten gespeichert, transportiert und verwendet werden? Kennen Sie die Haltung Ihres Unternehmens in den folgenden Bereichen?

Diese Art von Wissen ist für CFOs und Buchhaltungsexperten unerlässlich, wenn sie Wege zur digitalen Transformation finden wollen. Wenn Sie beispielsweise damit beginnen, elektronische Rechnungen zu verwenden, um Transaktionsdaten digital zu speichern, können Sie die Möglichkeit von Fehlern bei der Dateneingabe oder die Gefahr des Verlusts wichtiger Dokumente verringern.

Sobald Sie ein umfassendes Verständnis aller Richtlinien, Verfahren und Abhängigkeiten in Ihrem komplizierten Finanz-Workflow haben, werden Sie nach Möglichkeiten suchen, diese mit Hilfe der Automatisierung von Finanzprozessen zu verbessern.

Die Finanzprozesse unterscheiden sich je nach Organisation, aber die meisten haben einige bekannte Schritte, wie zum Beispiel:

Fragen Sie sich für jeden dieser Schritte, welche Art von Validierungen Sie durchführen, wie Sie mit Abweichungen umgehen und was Sie tun können, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen Hinweise darauf, wie die Automatisierung effektiv eingesetzt werden kann.

Das Finanzwesen ist stark datengesteuert und besteht aus Dokumentenverarbeitung und sich wiederholenden Aufgaben. Es ist ein erstklassiger Kandidat für die Automatisierung, aber die richtige Installation ist eine Herausforderung für die CFOs von heute. Vom Abweichungsmanagement bis zur Datenqualität ist es wichtig, die richtigen Tools zur Verbesserung der Finanzprozesse zu finden.

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