Automatizácia finančných procesov — 4 základné stavebné kamene

Automatizácia finančných procesov sa stáva čoraz väčšou prioritou pre finančných riaditeľov.

S celosvetovými výdavkami na digitálnu transformáciu – kombináciu digitalizácie, nových procesov a používateľských skúseností v podnikoch a verejnom sektore – ktoré do roku 2022 dosiahnu 1,78 bilióna dolárov, nie je žiadnym tajomstvom, že organizácie na celom svete hľadajú spôsoby, ako implementovať najnovšie technológie s cieľom zefektívniť prevádzku, uspokojiť zákazníkov a zlepšiť konečné výsledky.

Automatizácia je pravdepodobne najviditeľnejším výsledkom, od zníženia manuálnej práce – od málo kvalifikovaných úloh až po zložitejšie operácie – až po poskytovanie presných obchodných informácií v obrovských množstvách údajov.

Ak ste uprostred zavádzania automatizácie do svojho pracovného postupu, kde by ste mali začať?

Veríme, že financie sú jednou z najplodnejších oblastí, kde môžete začať svoju cestu digitálnej transformácie a automatizácie finančných procesov, pretože ponúkajú mnoho príležitostí na ušetrenie času zamestnancov, zabezpečenie rýchleho a bezchybného vykonávania kritických úloh v celej organizácii a umožňujú inteligentné využitie vašich transakčných údajov, nákladov a príjmov.

Modernizácia finančných činností začala digitalizáciou, jedným z prvých krokov digitálnej transformácie. Aj keď sa tieto úlohy v priebehu času menili, finančné oddelenia dokázali vďaka digitalizácii zefektívniť a zjednodušiť svoje pracovné postupy. Digitalizácia napríklad uľahčila analýzu údajov a pomohla tímom rýchlejšie získať využiteľné informácie.

Krok za digitalizáciou bola automatizácia, schopnosť skutočne transformovať procesy. Finančné oddelenie je plné opakujúcich sa úloh, dlhých pracovných postupov a presných údajov, ktoré nesmú byť poškodené ľudskou chybou. Automatizácia odbremeňuje vašich zamestnancov od týchto častí práce a dáva im šancu venovať sa zaujímavejším alebo kreatívnejším aspektom spoločnosti, ako je strategické plánovanie.

Automatizácia má za cieľ revolučne zmeniť spôsob, akým zamestnanci pracujú, ako sa technológia používa v celej organizácii a ako sa prijímajú dôležité obchodné rozhodnutia. Či už potrebujete znížiť počet manuálnych úloh alebo zefektívniť a spresniť určité pracovné postupy, automatizácia je jedným z najdôležitejších krokov, ktoré môžete urobiť, aby ste dosiahli pozitívnejšie výsledky v kratšom čase a stali sa konkurencieschopnými na budúcich trhoch.

Zatiaľ čo niektoré podniky rýchlo pochopili potenciál automatizácie, iné stále hľadajú cestu k automatizácii. Na vytvorenie konkurencieschopnejších finančných procesov potrebujete viac než len správne technológie. Ďalšou nevyhnutnosťou je základné pochopenie toho, kde presne sa automatizácia uplatní a prečo.

Poďme sa pozrieť na niektoré základné lekcie, ktoré sa spoločnosti naučia (niekedy ťažkou cestou) pri pokuse o zavedenie automatizačného riešenia pre svoje finančné procesy.

Robotická automatizácia procesov (RPA) sa týka akejkoľvek technológie používaná na automatizáciu pracovných úloh, ktorá môže, ale nemusí zahŕňať umelú inteligenciu. Hoci to znie ako high-tech, RPA sa často prejavuje iba ako stláčanie klávesov alebo automatické vykonávanie vopred napísaných príkazov za zamestnanca.

Problémom RPA je, že ide o pomerne krehkú metodiku, ktorá nedokáže zvládnuť ani malé odchýlky. To znamená, že implementácia a údržba robotov RPA si vyžaduje obrovské investície. Dôsledky pre finančný tím môžu zahŕňať:

Vedeli ste, že 61 % oneskorených platieb je spôsobených chybami vo faktúrach? Bez neustálej kontroly kvality údajov a pozorného sledovania odchýlok (ktoré sú vo financiách bežné) môže RPA ľahko spôsobiť všetky možné chyby.

Predpokladom úspešnej implementácie automatizácie je čistý a presný tok vstupných údajov – skrátka, kvalita spracovaných údajov. Automatizácia vo veľkej miere závisí od poskytnutých údajov, preto stojí za to prejsť si vaše finančné oddelenie a zistiť, ako sa údaje vytvárajú, spracovávajú a nakoniec používajú. Okrem lepšej automatizácie môže vyššia kvalita údajov viesť k:

Umelá inteligencia môže vyniknúť len vtedy, ak máte svoje finančné údaje a procesy už v poriadku. Musíte prejsť na digitálne formáty a pracovať s vašimi hlavnými údajmi efektívnejšie. Tento základ je nevyhnutný predtým, ako začnete automatizáciu aplikovať.

Finančné tímy sa v konečnom dôsledku zaoberajú presúvaním transakčných údajov prostredníctvom schvaľovacích postupov. Viete presne, kde sa vaše informácie ukladajú, prenášajú a používajú? Ste si vedomí postoja vašej spoločnosti k nasledujúcim oblastiam?

Tento typ znalostí je nevyhnutný pre finančných riaditeľov a účtovníkov, ktorí hľadajú spôsoby, ako zaviesť digitálnu transformáciu. Ak napríklad začnete používať elektronické faktúry na digitálne ukladanie transakčných údajov, môžete znížiť pravdepodobnosť chýb pri zadávaní údajov alebo riziko straty dôležitých dokumentov.

Akonáhle dôkladne pochopíte všetky politiky, postupy a závislosti vo vašom zložitom finančnom pracovnom toku, začnete hľadať príležitosti na ich zlepšenie prostredníctvom automatizácie finančných procesov.

Finančné procesy sa líšia v závislosti od organizácie, ale väčšina z nich má niekoľko známych krokov, ako napríklad:

Pri každom z týchto krokov sa opýtajte sami seba, aké typy validácií prechádzate, ako riešite odchýlky a čo môžete urobiť pre optimalizáciu pracovného toku. Odpovede na tieto otázky vám poskytnú nápady, ako automatizáciu efektívne uplatniť.

Financie sú vo veľkej miere založené na údajoch a sú spojené so spracovaním dokumentov a opakovanými úlohami. Sú ideálnym kandidátom na automatizáciu, ale jej správna inštalácia je výzvou, ktorej čelia dnešní finanční riaditelia. Od riadenia odchýlok po kvalitu údajov, nájdenie správnych nástrojov na zlepšenie finančných procesov je nevyhnutné.

Zaregistrujte sa ešte dnes v Qvalia a zistite, ako môžeme digitalizovať, automatizovať a analyzovať vaše výdavkové aktivity.

Stiahnite si príručku Automatizácia pre finančných riaditeľov, v ktorej nájdete praktické rady týkajúce sa automatizácie finančných procesov a toho, ako posunúť svoj finančný tím vpred.