Automatizace finančních procesů — 4 základní stavební kameny

Automatizace finančních procesů se pro finanční ředitele stává stále větší prioritou.

S celosvětovými výdaji na digitální transformaci – kombinaci digitalizace, nových procesů a uživatelských zkušeností v podnikatelském a veřejném sektoru – dosahujícími do roku 2022 výše 1,78 bilionu dolarů, není žádným tajemstvím, že organizace po celém světě hledají způsoby, jak implementovat nejnovější technologie za účelem zefektivnění provozu, zvýšení spokojenosti zákazníků a zlepšení konečných výsledků.

Automatizace je pravděpodobně nejviditelnějším výsledkem, od snížení manuální práce – od méně kvalifikovaných úkolů až po složitější operace – až po poskytování přesných obchodních informací v obrovském množství dat.

Pokud právě zavádíte automatizaci do svého pracovního postupu, kde byste měli začít?

Věříme, že finance jsou jednou z nejplodnějších oblastí, kde můžete zahájit svou cestu k digitální transformaci a automatizaci finančních procesů, protože nabízí mnoho příležitostí, jak ušetřit čas zaměstnancům, zajistit rychlé a bezchybné dokončení kritických úkolů v celé organizaci a umožnit inteligentní využití transakčních dat, nákladů i příjmových toků.

Modernizace finančních činností začala digitalizací, jedním z prvních kroků digitální transformace. I když se tyto úkoly v průběhu času měnily, finanční oddělení dokázala díky digitalizaci zefektivnit a zjednodušit své pracovní postupy. Digitalizace například usnadnila analýzu dat a pomohla týmům rychleji získávat praktické poznatky.

Krok za digitalizací byla automatizace, tedy schopnost skutečně transformovat procesy. Finanční oddělení je plné opakujících se úkolů, dlouhých pracovních postupů a přesných dat, která nesmí být narušena lidskou chybou. Automatizace zbavuje vaše zaměstnance těchto částí práce a dává jim tak možnost věnovat se zajímavějším nebo kreativnějším aspektům společnosti, jako je například strategické plánování.

Automatizace má za cíl revolučně změnit způsob práce zaměstnanců, způsob využívání technologií v celé organizaci a způsob přijímání důležitých obchodních rozhodnutí. Ať už potřebujete omezit manuální úkoly nebo zrychlit a zpřesnit určité pracovní postupy, automatizace je jedním z nejvýznamnějších kroků, které můžete podniknout, abyste dosáhli rychlejších pozitivních výsledků a zajistili si konkurenceschopnost na budoucích trzích.

Zatímco některé podniky rychle pochopily potenciál automatizace, jiné stále hledají cestu k automatizaci. K vytvoření konkurenceschopnějších finančních procesů potřebujete více než jen správné technologie; další nezbytností je základní pochopení toho, kde přesně se automatizace uplatní a proč.

Podívejme se na některé základní poučky, které si společnosti osvojují (někdy i za cenu tvrdých zkušeností) při zavádění automatizačních řešení pro své finanční procesy.

Robotická automatizace procesů (RPA) označuje jakoukoli technologii používanou k automatizaci pracovních úkolů, která může, ale nemusí zahrnovat umělou inteligenci. Ačkoli to zní jako špičková technologie, RPA se často projevuje pouze jako automatické stisknutí kláves nebo provedení předem napsaných příkazů za zaměstnance.

Problémem RPA je, že se jedná o poměrně křehkou metodiku, která nedokáže zvládnout ani malé odchylky. To znamená, že implementace a údržba botů RPA vyžaduje obrovské investice. Důsledky pro finanční tým mohou zahrnovat:

Věděli jste, že 61 % opožděných plateb je způsobeno chybami ve fakturách? Bez neustálé kontroly kvality dat a pozorného sledování odchylek (které jsou ve finančnictví běžné) může RPA snadno způsobit nejrůznější chyby.

Předpokladem pro úspěšnou implementaci automatizace je čistý a přesný tok vstupních dat – zkrátka kvalita zpracovávaných dat. Automatizace se do značné míry opírá o data, která jí jsou poskytována, proto se vyplatí projít si vaše finanční oddělení a zjistit, jak se data vytvářejí, zpracovávají a nakonec používají. Kromě lepší automatizace může lepší kvalita dat přinést také:

Umělá inteligence může vyniknout pouze tehdy, když máte své finanční údaje a procesy již v pořádku. Musíte přejít na digitální formáty a pracovat s vašimi hlavními údaji chytřeji. Tento základ je nezbytný předtím, než začnete automatizaci aplikovat.

Finanční týmy se v konečném důsledku zabývají přesunem transakčních dat prostřednictvím schvalovacích procesů. Víte přesně, kde jsou vaše informace uloženy, přenášeny a používány? Jste si vědomi postoje vaší společnosti k následujícím oblastem?

Tento typ znalostí je nezbytný pro finanční ředitele a účetní odborníky, kteří chtějí najít způsoby, jak uplatnit digitální transformaci. Pokud například začnete používat elektronické faktury k digitálnímu ukládání transakčních dat, můžete snížit možnost chyb při zadávání dat nebo riziko ztráty důležitých dokumentů.

Jakmile důkladně porozumíte všem zásadám, postupům a závislostem ve vašem složitém finančním workflow, začnete nacházet příležitosti k jejich vylepšení pomocí automatizace finančních procesů.

Finanční procesy se liší v závislosti na organizaci, ale většina z nich má několik známých kroků, jako například:

U každého z těchto kroků si položte otázku, jaké typy validací provádíte, jak řešíte odchylky a co můžete udělat pro optimalizaci pracovního postupu. Odpovědi na tyto otázky vám poskytnou vodítko k tomu, jak lze automatizaci efektivně využít.

Finance jsou silně závislé na datech a zahrnují zpracování dokumentů a opakující se úkoly. Jsou ideálním kandidátem pro automatizaci, ale její správná implementace je výzvou, které dnes čelí finanční ředitelé. Od řízení odchylek po kvalitu dat – nalezení správných nástrojů pro zlepšení finančních procesů je zásadní.

Zaregistrujte se ještě dnes u společnosti Qvalia a zjistěte, jak můžeme digitalizovat, automatizovat a analyzovat vaše výdaje.

Stáhněte si průvodce Automatizace pro finanční ředitele, který obsahuje praktické rady týkající se automatizace finančních procesů a toho, jak posunout váš finanční tým vpřed.