أتمتة العمليات المالية — 4 ركائز أساسية

أصبحت أتمتة العمليات المالية أولوية متزايدة بالنسبة للمديرين الماليين.

مع وصول الإنفاق العالمي على التحول الرقمي — الذي يمثل مزيجًا من الرقمنة والعمليات الجديدة وتجارب المستخدمين في الشركات والقطاع العام — إلى 1.78 تريليون دولار بحلول عام 2022، فليس سراً أن المؤسسات في كل مكان تبحث عن سبل لتطبيق أحدث التقنيات بهدف تبسيط العمليات وإرضاء العملاء وتحسين النتائج المالية.

ربما تكون الأتمتة هي النتيجة الأكثر وضوحًا، حيث تتراوح بين تقليل العمل اليدوي — بدءًا من المهام التي تتطلب مهارات بسيطة وصولاً إلى العمليات الأكثر تعقيدًا — وصولاً إلى توفير معلومات تجارية دقيقة من خلال تحليل كميات هائلة من البيانات.

إذا كنت بصدد إدخال الأتمتة في سير عملك، فمن أين تبدأ؟

نعتقد أن القطاع المالي يُعد أحد أكثر المجالات فائدة لبدء رحلتكم نحو التحول الرقمي وأتمتة العمليات المالية، حيث توجد فرص عديدة لتوفير الوقت للموظفين، وضمان إنجاز المهام الحيوية بسرعة ودون أخطاء على مستوى المؤسسة، فضلاً عن تمكين الاستفادة الذكية من بيانات المعاملات والتكاليف ومصادر الإيرادات على حد سواء.

بدأ تحديث الأنشطة المالية بالرقمنة، التي تعد إحدى الخطوات الأولى في مسيرة التحول الرقمي. ورغم تغير هذه المهام بمرور الوقت، تمكنت الإدارات المالية من جعل سير عملها أكثر سهولة وكفاءة بفضل الرقمنة. فعلى سبيل المثال، سهّلت الرقمنة عملية تحليل البيانات وساعدت الفرق في الحصول على رؤى قابلة للتنفيذ بشكل أسرع.

وقد جاءت الأتمتة لتتجاوز مرحلة الرقمنة، حيث توفر القدرات اللازمة لتحويل العمليات فعليًا. فالقطاع المالي مليء بالمهام المتكررة، وسير العمل المطول، والبيانات الدقيقة التي يجب ألا تتأثر بأي خطأ بشري. وتقوم الأتمتة بتخليص الموظفين من هذه الأجزاء من العمل، مما يتيح لهم الفرصة للتركيز على جوانب أكثر إثارة للاهتمام أو إبداعًا في الشركة، مثل التخطيط الاستراتيجي.

تهدف الأتمتة إلى إحداث ثورة في طريقة عمل الموظفين، وكيفية استخدام التكنولوجيا في جميع أنحاء المؤسسة، وكيفية اتخاذ القرارات التجارية المهمة. وسواء كنت بحاجة إلى تقليل المهام اليدوية أو جعل بعض سير العمل أسرع وأكثر دقة، فإن السعي نحو الأتمتة يعد من أهم الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتحقيق نتائج إيجابية في وقت أسرع، وللحفاظ على قدرتك التنافسية في الأسواق المستقبلية.

في حين أن بعض الشركات تستوعب إمكانات الأتمتة بسرعة، لا تزال شركات أخرى تبحث عن خريطة طريق في رحلة الأتمتة. فأنت لا تحتاج فقط إلى التقنيات المناسبة لبناء عمليات مالية أكثر تنافسية؛ بل هناك حاجة أخرى تتمثل في الفهم الجوهري للمجالات التي ستُطبق فيها الأتمتة بالضبط ولماذا.

دعونا نستعرض بعض الدروس الأساسية التي تتعلمها الشركات (أحيانًا بعد مرورها بتجربة مريرة) عند محاولتها تطبيق حلول الأتمتة على عملياتها المالية.

تشير "أتمتة العمليات الروبوتية" (RPA) إلى أي تقنية تُستخدم لأتمتة مهام العمل، سواء كانت تستند إلى الذكاء الاصطناعي أم لا. ورغم أن المصطلح يبدو متطوراً تقنياً، فإن RPA غالباً ما تقتصر على الضغط على المفاتيح أو تنفيذ أوامر مكتوبة مسبقاً تلقائياً نيابة عن الموظف.

تكمن مشكلة RPA في أنها منهجية هشة إلى حد ما ولا تستطيع التعامل مع أي انحرافات، مهما كانت طفيفة. وبعبارة أخرى، تتطلب روبوتات RPA استثمارات ضخمة لتنفيذها وصيانتها. وقد تشمل العواقب التي قد يتعرض لها فريق الشؤون المالية ما يلي:

هل تعلم أن 61% من حالات التأخر في السداد ترجع إلى أخطاء في الفواتير؟ فبدون بيانات عالية الجودة ومراقبة دقيقة للانحرافات (وهي أمر شائع في المجال المالي)، يمكن أن تتسبب تقنية RPA بسهولة في حدوث أخطاء من كل الأنواع.

من الشروط الأساسية لنجاح تطبيق الأتمتة توفر تدفق نظيف ودقيق لبيانات الإدخال — باختصار، جودة معالجة البيانات. تعتمد الأتمتة بشكل كبير على البيانات التي تُزوَّد بها، لذا من المفيد مراجعة إجراءات قسم الشؤون المالية لديك والتعرف على كيفية إنشاء البيانات ومعالجتها واستخدامها في نهاية المطاف. وبالإضافة إلى تحسين الأتمتة، يمكن أن تؤدي جودة البيانات الأفضل إلى:

لا يمكن للذكاء الاصطناعي أن يُظهر كفاءته إلا إذا كانت بياناتك وعملياتك المالية منظمة بالفعل. عليك الانتقال إلى التنسيقات الرقمية والعمل بشكل أكثر ذكاءً مع بياناتك الأساسية. فهذه القاعدة الأساسية ضرورية قبل البدء في تطبيق الأتمتة.

تتعامل فرق الشؤون المالية في نهاية المطاف مع نقل بيانات المعاملات عبر مسارات الموافقة. هل تعرف بالضبط أين يتم تخزين معلوماتك ونقلها واستخدامها؟ هل أنت على دراية بموقف شركتك بشأن المجالات التالية؟

يُعد هذا النوع من المعرفة ضروريًا للمديرين الماليين والمتخصصين في مجال المحاسبة إذا كانوا يرغبون في إيجاد سبل لتطبيق التحول الرقمي. فعلى سبيل المثال، إذا بدأت في استخدام الفواتير الإلكترونية لتخزين بيانات المعاملات رقميًا، يمكنك تقليل احتمالية حدوث أخطاء في إدخال البيانات أو احتمال فقدان أي مستندات مهمة.

بمجرد أن تتوصل إلى فهم شامل لجميع السياسات والإجراءات والعلاقات التبعية في سير عملك المالي المعقد، ستبدأ في اكتشاف فرص لتحسينها من خلال أتمتة العمليات المالية.

تختلف العمليات المالية باختلاف المؤسسة، لكن معظمها يتضمن بعض الخطوات المألوفة، مثل:

في كل خطوة من هذه الخطوات، اسأل نفسك عن أنواع عمليات التحقق التي تقوم بها، وكيف تتعامل مع حالات الانحراف، وما الذي يمكنك فعله لتحسين سير العمل. ستمنحك الإجابات على هذه الأسئلة تلميحات حول كيفية تطبيق الأتمتة بفعالية.

يعتمد قطاع الشؤون المالية بشكل كبير على البيانات، ويتميز بوفرة معالجة المستندات والمهام المتكررة. وهو مجال مثالي للتشغيل الآلي، لكن تنفيذه بشكل صحيح يمثل تحديًا يواجهه المديرون الماليون اليوم. فمن إدارة الانحرافات إلى جودة البيانات، يعد العثور على الأدوات المناسبة لتحسين العمليات المالية أمرًا ضروريًا.

سجل في Qvalia اليوم لتكتشف كيف يمكننا رقمنة أنشطة الإنفاق الخاصة بك وأتمتتها وتحليلها.

قم بتنزيل دليل "الأتمتة للمديرين الماليين " للاطلاع على دروس عملية حول أتمتة العمليات المالية وكيفية تطوير فريقك المالي.