Automatisering av finansielle prosesser - 4 viktige byggesteiner

Automatisering av finansielle prosesser blir i økende grad en prioritet for finansdirektører.

Med verdensomspennende utgifter til digital transformasjon - blandingen av digitalisering, nye prosesser og brukeropplevelser i bedrifter og offentlig sektor - som vil nå 1,78 billioner dollar innen 2022, er det ingen hemmelighet at organisasjoner overalt leter etter måter å implementere de nyeste teknologiene for å effektivisere driften, gjøre kundene fornøyde og forbedre resultatene på bunnlinjen.

Automatisering er trolig det mest åpenbare resultatet, som spenner fra reduksjon av manuelt arbeid - fra lavt kvalifiserte oppgaver til mer komplekse operasjoner - til levering av presis forretningsinformasjon i store mengder data.

Hvis du er i ferd med å innføre automatisering i arbeidsflyten din, hvor bør du begynne?

Vi mener at finans er et av de mest fruktbare områdene å starte reisen med digital transformasjon og automatisering av finansielle prosesser på, ettersom det er mange muligheter for å frigjøre tid for de ansatte, sikre rask og feilfri gjennomføring av kritiske oppgaver på tvers av organisasjonen og muliggjøre smart utnyttelse av transaksjonsdata, kostnader og inntektsstrømmer.

Moderniseringen av økonomiske aktiviteter begynte med digitalisering, et av de første trinnene i en digital transformasjon. Selv om disse oppgavene endret seg over tid, var økonomiavdelingene i stand til å gjøre arbeidsflyten mer håndterbar og effektiv takket være digitalisering. For eksempel gjorde digitaliseringen det enklere å analysere data og hjalp teamene med å få handlingsrettet innsikt raskere.

Å gå utover digitalisering var automatisering, evnen til faktisk å transformere prosesser. Finans er fylt med repetitive oppgaver, lange arbeidsflyter og presise data som ikke må ødelegges av menneskelige feil. Automatisering fjerner disse delene av jobben fra de menneskelige medarbeidernes bord, og gir dem en sjanse til å jobbe med mer interessante eller kreative aspekter ved selskapet, for eksempel strategisk planlegging.

Automatisering tar sikte på å revolusjonere måten ansatte jobber på, måten teknologi brukes på i hele organisasjonen, og hvordan viktige forretningsbeslutninger tas. Enten du trenger å kutte ned på manuelle oppgaver eller gjøre visse arbeidsflyter raskere og mer nøyaktige, er automatisering et av de viktigste grepene du kan ta for å skape mer positive resultater raskere og gjøre deg konkurransedyktig i fremtidige markeder.

Mens noen virksomheter raskt forstår potensialet i automatisering, leter andre fortsatt etter en reiserute i automatiseringsreisen. Du trenger mer enn bare de riktige teknologiene for å bygge mer konkurransedyktige finansielle prosesser; en annen nødvendighet er en grunnleggende forståelse av nøyaktig hvor automatisering skal brukes og hvorfor.

La oss fortsette med noen av de grunnleggende lærdommene selskaper lærer (noen ganger på den harde måten) når de prøver å starte opp en automatiseringsløsning for sine økonomiske prosesser.

Robotic Process Automation (RPA) refererer til enhver teknologi som brukes til å automatisere arbeidsoppgaver, som kan eller ikke kan involvere kunstig intelligens. Selv om det høres høyteknologisk ut, er RPA ofte bare å trykke på taster eller utføre forhåndsskrevne kommandoer automatisk for den ansatte.

Problemet med RPA er at det er en ganske skjør metode som ikke takler selv mindre avvik. Det vil si at RPA-roboter krever en enorm investering å implementere og vedlikeholde. Konsekvenser for økonomiteamet kan omfatte:

Visste du at 61 % av forsinkede betalinger skyldes feil i fakturaen? Uten konstante kvalitetsdata og et våkent øye for avvik (som er vanlig i finanssektoren), kan RPA lett forårsake alle slags feil.

En forutsetning for en vellykket implementering av automatisering er en ren og nøyaktig strøm av inndata - kort sagt datakvalitet. Automatisering er sterkt avhengig av dataene den har fått, så det er verdt å gå gjennom økonomiavdelingen din og lære hvordan data opprettes, behandles og til slutt brukes. I tillegg til bedre automatisering kan bedre datakvalitet være et resultat:

Kunstig intelligens kan bare skinne når du allerede har orden på dine økonomiske data og prosesser. Du må gå over til digitale formater og jobbe smartere med dine finansielle data. masterdata. Dette fundamentet er nødvendig før du begynner å bruke automatisering.

Økonomiteamene håndterer til syvende og sist flytting av transaksjonsdata gjennom godkjenningsstrømmer. Vet du nøyaktig hvor opplysningene dine lagres, transporteres og brukes? Er du klar over bedriftens holdning på følgende områder?

Denne typen kunnskap er viktig for økonomidirektører og regnskapsmedarbeidere hvis de ønsker å finne måter å gjennomføre en digital transformasjon på. Hvis du for eksempel begynner å bruke e-fakturaer til å lagre transaksjonsdata digitalt, kan du redusere muligheten for feil i dataregistreringen eller risikoen for å miste viktige dokumenter.

Når du har en grundig forståelse av alle retningslinjer, prosedyrer og avhengigheter i den kompliserte økonomiske arbeidsflyten din, vil du begynne å finne muligheter for å forbedre dem med automatisering av økonomiske prosesser.

Finansielle prosesser varierer avhengig av organisasjonen, men de fleste av dem har noen få kjente trinn, for eksempel:

For hvert av disse trinnene bør du spørre deg selv hva slags valideringer du gjennomgår, hvordan du håndterer avvik, og hva du kan gjøre for å optimalisere arbeidsflyten. Svarene på disse spørsmålene vil gi deg hint om hvordan automatisering kan brukes effektivt.

Økonomifunksjonen er sterkt datadrevet og fylt med dokumentbehandling og repetitive oppgaver. Det er en førsteklasses kandidat for automatisering, men å installere det riktig er en utfordring for dagens økonomidirektører. Fra avvikshåndtering til datakvalitet er det viktig å finne de riktige verktøyene for å forbedre de økonomiske prosessene.

Registrer deg hos Qvalia i dag for å finne ut hvordan vi kan digitalisere, automatisere og analysere utgiftsaktivitetene dine.

Last ned veiledningen Automatisering for økonomidirektører for praktiske leksjoner i automatisering av økonomiske prosesser og hvordan økonomiteamet ditt kan komme videre.