Automatisation des processus financiers - 4 éléments essentiels

L'automatisation des processus financiers devient de plus en plus une priorité pour les directeurs financiers.

Les dépenses mondiales consacrées à la transformation digitale - le mélange de numérisation, de nouveaux processus et d'expériences utilisateur dans les entreprises et le secteur public - atteindront 1,78 billion de dollars d' ici 2022. Ce n'est donc pas un secret que les organisations du monde entier cherchent des moyens de mettre en œuvre les dernières technologies pour rationaliser les opérations, rendre les clients heureux et améliorer les résultats financiers.

L'automatisation est probablement le résultat le plus apparent, allant de la réduction du travail manuel - des tâches peu qualifiées aux opérations plus complexes - à la fourniture de renseignements commerciaux précis dans de vastes quantités de données.

Si vous êtes en train d'adopter l'automatisation dans votre workflow, par où commencer ?

Nous pensons que la finance est l'un des domaines les plus fructueux pour commencer votre transformation digitale et votre parcours d'automatisation des processus financiers, car il existe de nombreuses opportunités de libérer du temps pour les membres du personnel, d'assurer une exécution rapide et sans erreur des tâches critiques dans l'ensemble de l'organisation, et de permettre une utilisation intelligente de vos données transactionnelles, de vos coûts et de vos flux de revenus.

La modernisation des activités financières a commencé par la numérisation, l'une des premières étapes de la transformation du site digitale . Même si ces tâches ont évolué au fil du temps, les départements financiers ont pu rendre leurs flux de travail plus gérables et plus efficaces grâce à la numérisation. Par exemple, la numérisation a facilité l'analyse des données et a permis aux équipes d'obtenir plus rapidement des informations exploitables.

Au-delà de la numérisation, il y a eu l'automatisation, c'est-à-dire la capacité de transformer réellement les processus. La finance est remplie de tâches répétitives, de longs flux de travail et de données précises qui ne doivent pas être ternies par l'erreur humaine. L'automatisation permet de décharger le personnel de ces tâches et de lui donner la possibilité de travailler sur des aspects plus intéressants ou plus créatifs de l'entreprise, tels que la planification stratégique.

L'automatisation vise à révolutionner la façon dont les employés travaillent, la façon dont la technologie est utilisée dans l'ensemble de l'organisation et la façon dont les décisions importantes sont prises. Que vous ayez besoin de réduire les tâches manuelles ou de rendre certains flux de travail plus rapides et plus précis, l'automatisation est l'une des principales mesures que vous pouvez prendre pour générer plus rapidement des résultats positifs et vous rendre compétitif sur les marchés futurs.

Alors que certaines entreprises saisissent rapidement le potentiel de l'automatisation, d'autres sont encore à la recherche d'un itinéraire dans le voyage de l'automatisation. Pour mettre en place des processus financiers plus compétitifs, il ne suffit pas de disposer des bonnes technologies ; il faut aussi comprendre exactement où l'automatisation s'appliquera et pourquoi.

Suivons quelques leçons de base que les entreprises apprennent (parfois à leurs dépens) lorsqu'elles tentent de mettre en place une solution d'automatisation de leurs processus financiers.

L'automatisation des processus robotiques (APR) désigne toute technologie utilisée pour automatiser les tâches professionnelles, qui peut ou non faire appel à l'intelligence artificielle. Bien qu'elle ait l'air d'une technologie de pointe, la RPA se résume souvent à appuyer sur des touches ou à exécuter automatiquement des commandes pré-écrites à la place de l'employé.

Le problème de la RPA est qu'il s'agit d'une méthodologie assez fragile qui ne peut pas faire face à des déviations même mineures. En d'autres termes, la mise en œuvre et la maintenance des robots RPA nécessitent un investissement considérable. Les conséquences pour l'équipe financière peuvent être les suivantes :

Saviez-vous que 61% des retards de paiement sont dus à des erreurs dans la facture ? En l'absence de données de qualité constante et d'un œil attentif aux écarts (fréquents en finance), la RPA peut facilement provoquer toutes sortes d'erreurs.

Une condition préalable à la mise en œuvre réussie de l'automatisation est un flux de données d'entrée propre et précis - en bref, la qualité des données de traitement. L'automatisation s'appuie fortement sur les données qui lui sont fournies, il vaut donc la peine de passer par votre service financier et d'apprendre comment les données sont créées, traitées et, en fin de compte, utilisées. En plus d'une meilleure automatisation, des données de meilleure qualité peuvent se traduire par :

L'intelligence artificielle ne peut briller que si vos données et processus financiers sont déjà en ordre. Vous devez passer aux formatsdigitale et travailler plus intelligemment avec vos données de base. Cette base est nécessaire avant de commencer à appliquer l'automatisation.

Les équipes financières s'occupent en fin de compte de la circulation des données transactionnelles à travers les flux d'approbation. Savez-vous exactement où vos informations sont stockées, transportées et utilisées ? Connaissez-vous la position de votre entreprise dans les domaines suivants ?

Ce type de connaissances est essentiel pour les directeurs financiers et les professionnels de la comptabilité s'ils veulent trouver des moyens d'appliquer une transformation digitale . Par exemple, si vous commencez à utiliser les factures électroniques pour stocker les données transactionnelles sous forme numérique, vous pouvez réduire le risque d'erreurs dans la saisie des données ou le risque de perdre des documents importants.

Une fois que vous aurez bien compris l'ensemble des politiques, procédures et dépendances de votre site financier complexe workflow, vous commencerez à trouver des possibilités de les améliorer grâce à l'automatisation des processus financiers.

Les processus financiers diffèrent selon les organisations, mais la plupart d'entre eux comportent quelques étapes familières :

Pour chacune de ces étapes, demandez-vous quel type de validation vous effectuez, comment vous gérez les écarts et ce que vous pouvez faire pour optimiser le site workflow. Les réponses à ces questions vous donneront des indications sur la manière dont l'automatisation peut s'appliquer efficacement.

La finance est fortement axée sur les données et remplie de traitement de documents et de tâches répétitives. C'est un candidat idéal pour l'automatisation, mais l'installer correctement est un défi auquel sont confrontés les directeurs financiers d'aujourd'hui. De la gestion des écarts à la qualité des données, il est essentiel de trouver les bons outils pour améliorer les processus financiers.

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