Rahoitusprosessien automatisointi - 4 keskeistä rakennuspalikkaa

Talousprosessien automatisoinnista on tulossa yhä tärkeämpi talousjohtajien prioriteetti.

Digitaaliseen transformaatioon - digitalisaation, uusien prosessien ja käyttäjäkokemusten yhdistelmään yrityksissä ja julkisella sektorilla - käytetään maailmanlaajuisesti 1,78 biljoonaa dollaria vuoteen 2022 mennessä, joten ei ole mikään salaisuus, että organisaatiot kaikkialla maailmassa etsivät tapoja ottaa käyttöön uusinta teknologiaa tehostaakseen toimintojaan, tehdäkseen asiakkaat tyytyväisiksi ja parantaakseen tulosta.

Automatisointi on luultavasti näkyvin tulos, joka vaihtelee manuaalisen työn vähentämisestä - matalan ammattitaidon tehtävistä monimutkaisempiin toimintoihin - tarkan liiketoimintatiedon tuottamiseen valtavista tietomääristä.

Jos olet ottamassa automaatiota käyttöön työnkulussasi, mistä sinun pitäisi aloittaa?

Uskomme, että taloushallinto on yksi hedelmällisimmistä aloista aloittaa digitaalisen transformaation ja talousprosessien automatisoinnin matka, sillä siellä on monia mahdollisuuksia vapauttaa henkilöstön aikaa, varmistaa kriittisten tehtävien nopea ja virheetön suorittaminen koko organisaatiossa ja mahdollistaa transaktiotietojen, kustannusten ja tulovirtojen älykäs hyödyntäminen.

Rahoitustoiminnan nykyaikaistaminen alkoi digitalisoinnilla, joka on yksi digitaalisen muutoksen ensimmäisistä vaiheista. Vaikka nämä tehtävät muuttuivat ajan myötä, talousosastot pystyivät digitalisoinnin ansiosta tekemään työnkuluistaan helpommin hallittavia ja tehokkaampia. Digitalisointi esimerkiksi helpotti tietojen analysointia ja auttoi tiimejä saamaan käyttökelpoisia oivalluksia nopeammin.

Digitalisointia pidemmälle menevää oli automatisointi, eli kyvyt muuttaa prosesseja. Taloushallinto on täynnä toistuvia tehtäviä, pitkiä työnkulkuja ja tarkkoja tietoja, joita inhimilliset virheet eivät saa pilata. Automaatio poistaa nämä työn osat henkilöstöltä ja antaa heille mahdollisuuden työskennellä yrityksen mielenkiintoisempien tai luovempien osa-alueiden, kuten strategisen suunnittelun, parissa.

Automaation tavoitteena on mullistaa työntekijöiden työskentelytapa, tapa, jolla teknologiaa käytetään koko organisaatiossa, ja tapa, jolla tärkeitä liiketoimintapäätöksiä tehdään. Olipa kyse sitten manuaalisten tehtävien vähentämisestä tai tiettyjen työnkulkujen nopeuttamisesta ja tarkentamisesta, automatisointiin pyrkiminen on yksi suurimmista askeleista, joita voit ottaa tuottaaksesi myönteisempiä tuloksia nopeammin ja tehdessäsi itsestäsi kilpailukykyisen tulevaisuuden markkinoilla.

Jotkut yritykset ymmärtävät automaation mahdollisuudet nopeasti, mutta toiset etsivät vielä reittiä automaatiomatkalle. Kilpailukykyisempien talousprosessien rakentamiseen tarvitaan muutakin kuin vain oikeita teknologioita; lisäksi tarvitaan perustavanlaatuinen ymmärrys siitä, missä automaatio tulee käyttöön ja miksi.

Seuraavaksi esitellään joitakin perusasioita, joita yritykset oppivat (joskus kantapään kautta), kun ne yrittävät ottaa käyttöön rahoitusprosessiensa automatisointiratkaisun.

Robottiprosessien automatisoinnilla (RPA) tarkoitetaan mitä tahansa teknologiaa, jota käytetään työtehtävien automatisointiin ja johon voi liittyä tai olla liittymättä tekoälyä. Vaikka se kuulostaa huipputekniikalta, RPA näyttäytyy usein pelkkänä näppäinten painamisena tai ennalta kirjoitettujen komentojen automaattisena suorittamisena työntekijän puolesta.

RPA:n ongelmana on, että se on melko hauras menetelmä, joka ei kestä edes pieniä poikkeamia. Toisin sanoen RPA-robotit vaativat valtavia investointeja toteutukseen ja ylläpitoon. Taloushallinnon tiimille voi aiheutua muun muassa seuraavia seurauksia:

Tiesitkö, että 61 prosenttia maksuviivästyksistä johtuu laskussa olevista virheistä? Ilman jatkuvasti laadukkaita tietoja ja valvovaa silmää poikkeamien varalta (jotka ovat yleisiä taloushallinnossa) RPA voi helposti aiheuttaa kaikenlaisia virheitä.

Automaation onnistuneen käyttöönoton edellytyksenä on puhdas ja tarkka syöttötietovirta - lyhyesti sanottuna käsittelytietojen laatu. Automaatio nojaa pitkälti sille annettuihin tietoihin, joten kannattaa käydä läpi talousosastosi ja tutustua siihen, miten tietoja luodaan, käsitellään ja lopulta käytetään. Paremman automaation lisäksi laadukkaammat tiedot voivat johtaa seuraaviin tuloksiin:

Tekoäly voi loistaa vain, kun taloudelliset tiedot ja prosessit ovat jo kunnossa. Sinun on siirryttävä digitaalisiin muotoihin ja työskenneltävä älykkäämmin masterdatan kanssa. Tämä perusta on välttämätön, ennen kuin aloitat automaation soveltamisen.

Taloushallinnon tiimit käsittelevät viime kädessä transaktiotietojen siirtämistä hyväksymisvirtojen läpi. Tiedätkö tarkalleen, missä tietojasi säilytetään, kuljetetaan ja käytetään? Oletko tietoinen yrityksesi kannasta seuraavilla aloilla?

Talousjohtajien ja kirjanpitoalan ammattilaisten on välttämätöntä tuntea tämäntyyppiset tiedot, jos he haluavat löytää keinoja digitaalisen muutoksen toteuttamiseksi. Jos esimerkiksi alat käyttää verkkolaskuja tapahtumatietojen digitaaliseen tallentamiseen, voit vähentää tietojen syöttövirheiden mahdollisuutta tai tärkeiden asiakirjojen mahdollista katoamista.

Kun ymmärrät perusteellisesti kaikki monimutkaisen taloushallinnon työnkulun käytännöt, menettelyt ja riippuvuudet, voit löytää mahdollisuuksia parantaa niitä taloushallinnon prosessien automatisoinnilla.

Rahoitusprosessit vaihtelevat organisaatiosta riippuen, mutta useimmissa niistä on muutamia tuttuja vaiheita, kuten:

Kysy itseltäsi kunkin vaiheen osalta, millaisia validointeja teet, miten hallitset poikkeamia ja miten voit optimoida työnkulun. Vastaukset näihin kysymyksiin antavat vihjeitä siitä, miten automaatiota voidaan soveltaa tehokkaasti.

Taloushallinto on vahvasti tietopohjainen ja täynnä asiakirjojen käsittelyä ja toistuvia tehtäviä. Se on ensisijainen ehdokas automatisoinnille, mutta sen oikea asentaminen on nykypäivän talousjohtajien haaste. Oikeiden työkalujen löytäminen taloushallinnon prosessien parantamiseen poikkeamien hallinnasta tietojen laatuun on olennaisen tärkeää.

Rekisteröidy Qvaliaan jo tänään, niin saat tietää, miten voimme digitalisoida, automatisoida ja analysoida kulutustoimintasi.

Lataa talousjohtajien automaatio-opas, josta saat käytännön oppeja talousprosessien automatisoinnista ja siitä, miten taloushallintotiimiäsi voidaan viedä eteenpäin.