Wereldwijde naleving van de regels voor elektronische facturering in 2025: updates en belangrijke wijzigingen

Nu de regelgeving voor elektronische facturering (e-invoicing) en digitale rapportage (e-reporting) zich steeds verder ontwikkelt, luidt 2025 een nieuw tijdperk in voor bedrijven die zich aan de nalevingsvereisten moeten houden. Overheden over de hele wereld voeren nieuwe voorschriften in om de naleving van belastingwetgeving te verbeteren, fraude te minimaliseren en de efficiëntie van financiële transacties te vergroten. Een belangrijk aspect van deze transitie is de harmonisatie en invoering van Peppol, waardoor gestandaardiseerde en veilige elektronische documentuitwisseling binnen het land en over de grenzen heen binnen een open netwerk mogelijk wordt.

Dit artikel biedt een algemeen overzicht op basis van de informatie die op de publicatiedatum beschikbaar was. Neem contact op met Qvaliaof raadpleeg officiële overheidspublicaties voor gedetailleerde informatie over de huidige regelgeving.

Vanaf 1 januari 2025 treedt in Denemarken fase 2 van de boekhoudwet in werking, waarbij middelgrote en grote ondernemingen verplicht worden om digitale boekhoudsystemen te gebruiken.

Bedrijven met op maat gemaakte digitale boekhoudsystemen (niet-geregistreerde boekhoudsystemen) zijn er zelf verantwoordelijk voor dat het systeem aan de vereisten voldoet. Aanbieders van deze systemen moeten voldoen aan de vereisten van de Deense Ondernemingsautoriteit, waaronder systeemvereisten voor het vijf jaar langbewaren van transacties en bijbehorende bijlagen, en ondersteuning van administratieve processen, zoals de verwerking van gestandaardiseerde e-facturen.

Duitsland bouwt zijn kader voor elektronische facturering (e-facturering) verder uit met belangrijke ontwikkelingen op het gebied van transacties tussen bedrijven en de overheid (B2G) en tussen bedrijven onderling (B2B).

B2G-e-facturering

Sinds november 2020 zijn alle overheidsinstanties in Duitsland verplicht om e-facturen te accepteren in formaten zoals XRechnung, ZUGFeRD of via het Peppol-netwerk. Voor leveranciers van federale en bepaalde deelstaatinstanties is het versturen van e-facturen verplicht. Vanwege de gedecentraliseerde bestuurlijke structuur van Duitsland verschilt de uitvoering op federaal en deelstaatniveau. Hieronder volgt een uitgebreid overzicht van het beleid op deelstaat- en federaal niveau.

B2B-e-facturering

Het versturen van e-facturen is momenteel nog vrijwillig. Dit wordt geleidelijk verplicht:

Door deze geleidelijke invoering krijgen bedrijven de tijd om zich aan de nieuwe eisen aan te passen. Het is belangrijk om op te merken dat, hoewel de verplichting naleving van EN 16931 voorschrijft, bedrijven zelf de transmissietechnologie van hun voorkeur kunnen kiezen, aangezien er geen centraal platform voor B2B-transacties is gepland.

Vanaf 1 januari 2025 wordt de verplichting tot elektronische facturering in Maleisië uitgebreid naar middelgrote ondernemingen, waarbij de volledige invoering voor alle bedrijven in juli 2025 een feit moet zijn. Dankzij deze gefaseerde aanpak kunnen bedrijven zich geleidelijk aanpassen aan de nieuwe vereisten, wat een soepelere overgang naar digitale facturering mogelijk maakt.

Met ingang van 1 januari 2025 wordt de Portugese verplichting tot elektronische facturering tussen overheid en bedrijven (B2G) uitgebreid naar alle bedrijven, waarmee de eerdere focus op grote ondernemingen wordt losgelaten. Deze uitbreiding heeft tot doel de fiscale transparantie te vergroten en de aanbestedingsprocessen van de overheid te stroomlijnen.

Met ingang van 1 januari 2025 wordt in heel Roemenië de verplichte elektronische facturering tussen bedrijven en consumenten (B2C) ingevoerd. Dit initiatief heeft tot doel de naleving van de belastingwetgeving te verbeteren en de schaduweconomie terug te dringen door alle transacties met consumenten digitaal vast te leggen.

Vanaf 1 november 2025 worden in Singapore voor de GST geregistreerde bedrijven aangemoedigd om factuurgegevens vrijwillig rechtstreeks via InvoiceNow door te sturen naar de Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS). Deze proefperiode gaat vooraf aan de verplichte invoeringsfasen die voor de komende jaren zijn gepland om de efficiëntie van de belastingaangifte te verbeteren. Singapore heeft het Peppol-raamwerk ingevoerd, dat in 2019 landelijk van start is gegaan.

Frankrijk bereidt zich voor op de invoering van een verplicht systeem voor elektronische facturering en rapportage tussen bedrijven (B2B), dat als volgt gefaseerd zal worden ingevoerd:

2025: Voorbereidende stappen voor de invoering van het verplichte systeem voor elektronische facturering en elektronische rapportage, dat volgens planning in 2026 van start gaat. Een belangrijke ontwikkeling is de start van een proeffase, die naar verwachting in 2025 van start gaat en waarin geselecteerde bedrijven het kader voor elektronische facturering kunnen testen en feedback kunnen geven om het verder te verfijnen. De formaten moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, waarbij Peppol als belangrijkste infrastructuur fungeert.

1 september 2026: Medium grote ondernemingen (met een omzet van meer dan 50 miljoen euro of meer dan 250 werknemers) moeten bij internationale B2B-transacties e-facturen versturen en voldoen aan de verplichtingen inzake e-rapportage. Bovendien moeten alle ondernemingen vanaf deze datum in staat zijn om e-facturen te ontvangen.

1 september 2027: De verplichting geldt voor alle bedrijven, ongeacht hun omvang, en houdt in dat zij bij internationale B2B-transacties elektronische facturen moeten verzenden en ontvangen en moeten voldoen aan de vereisten voor elektronische rapportage.

Polen bereidt zich voor op de invoering van verplichte elektronische facturering voor B2G- en B2B-transacties via het Krajowy System e-Faktur (KSeF)-platform. De invoering zal in twee fasen plaatsvinden:

Momenteel worden naast papieren en pdf-facturen ook elektronische facturen geaccepteerd. Vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe verplichting moet voor facturen die via het KSeF-platform worden ingediend, het FA(3)-XML-formaat worden gebruikt.

Voor B2G-transacties kunnen bedrijven kiezen tussen het KSeF-platform met het FA(3)-formaat of het bestaande Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), dat is aangesloten op het Peppol-netwerk en gebruikmaakt van het Peppol BIS 3.0-formaat.

In Spanje gelden voor elektronische facturering en elektronische rapportage verschillende regelgevingskaders:

E-facturering

Elektronische rapportage en onmiddellijke informatieverstrekking (SII): Deze regeling is al van kracht; grote ondernemingen (met een omzet van meer dan 6 miljoen euro) zijn verplicht om alle transacties vrijwel in realtime elektronisch te rapporteren.

Elektronische facturering tussen bedrijven en overheden (B2G) is in Zweden sinds 2019 verplicht. Voortbouwend op deze basis heeft de SFTI-stuurgroep op 25 oktober 2024 besloten om de SFTI Technical Envelope met ingang van 1 juli 2025 niet langer als SFTI-aanbeveling te hanteren.

Dit besluit sluit aan bij de voortdurende inspanningen om elektronische facturering via het Peppol-netwerk te standaardiseren en de interoperabiliteit en efficiëntie in aanbestedingsprocessen te verbeteren.