Maailmanlaajuinen sähköisen laskutuksen vaatimustenmukaisuus 2025: päivitykset ja keskeiset muutokset

Sähköisen laskutuksen vaatimustenmukaisuus 2025

Sähköistä laskutusta (verkkolaskutus) ja digitaalista raportointia (sähköinen raportointi) koskevat sääntelypuitteet kehittyvät jatkuvasti, ja vuosi 2025 on uusi vuosi yrityksille, jotka pyrkivät noudattamaan vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia. Hallitukset ympäri maailmaa ottavat käyttöön päivitettyjä toimeksiantoja, joilla pyritään parantamaan verosäännösten noudattamista, minimoimaan petokset ja tehostamaan rahoitustapahtumia. Keskeinen osa tätä siirtymää on Peppolin yhdenmukaistaminen ja käyttöönotto, joka mahdollistaa standardoidun ja turvallisen sähköisen asiakirjojen vaihdon kotimaassa ja yli rajojen avoimessa verkossa.

Tässä artikkelissa esitetään yleiskatsaus, joka perustuu julkaisupäivänä saatavilla olleisiin tietoihin. Ota yhteyttä Qvaliaan tai tutustu hallituksen virallisiin julkaisuihin saadaksesi yksityiskohtaisia ohjeita voimassa olevista säädöksistä.

Sähköisen laskutuksen ja digitaalisen raportoinnin päivitykset 2025

Tanska

Tanskassa pannaan 1. tammikuuta 2025 alkaen täytäntöön kirjanpitolain 2. vaihe, jonka mukaan keskisuurten ja suurten yritysten on käytettävä digitaalisia kirjanpitojärjestelmiä.

Yritykset, joilla on räätälöityjä digitaalisia kirjanpitojärjestelmiä (ei-rekisteröidyt kirjanpitojärjestelmät), ovat vastuussa siitä, että järjestelmä täyttää vaatimukset. Näiden järjestelmien tarjoajien on täytettävä Tanskan elinkeinoviranomaisen vaatimukset, mukaan lukien järjestelmävaatimukset, jotka koskevat tapahtumien ja niihin liittyvien liitteidentallentamista viiden vuoden ajaksi, sekä tuki hallinnollisille prosesseille, kuten vakiomuotoisten verkkolaskujen käsittelylle.

Saksa

Saksa on kehittämässä sähköisen laskutuksen (verkkolaskutus) kehystä, ja se on kehittynyt merkittävästi yritysten ja viranomaisten välisissä (B2G) ja yritysten ja yritysten välisissä (B2B) liiketoimissa.

B2G-verkkolaskutus

Marraskuusta 2020 alkaen kaikkien Saksan julkishallintojen on oltava velvollisia hyväksymään verkkolaskuja esimerkiksi XRechnung- ja ZUGFeRD-muodoissa tai Peppol-verkon kautta. Liittovaltion ja tiettyjen osavaltioiden hallintoelinten tavarantoimittajille verkkolaskujen laatiminen on pakollista. Saksan hajautetusta hallintorakenteesta johtuen täytäntöönpano vaihtelee liittovaltion ja osavaltioiden välillä. Tässä on kattava luettelo osavaltio- ja liittovaltiotason käytännöistä.

B2B-verkkolaskutus

  • 1. tammikuuta 2025: EN 16931-standardin mukaisten verkkolaskujen vastaanottaminen on pakollista kaikille saksalaisille yrityksille.

Sähköisten laskujen lähettäminen on tällä hetkellä vapaaehtoista. Siitä tulee vaiheittain pakollista:

  • 1. tammikuuta 2027: Suurten ja keskisuurten yritysten (joiden liikevaihto on yli 800 000 euroa) on lähetettävä verkkolaskuja.
  • 1. tammikuuta 2028: Kaikkien yritysten on koosta riippumatta lähetettävä verkkolaskuja.

Tämä asteittainen täytäntöönpano antaa yrityksille aikaa sopeutua uusiin vaatimuksiin. On tärkeää huomata, että vaikka toimeksiannossa edellytetään EN 16931 -standardin noudattamista, yritykset voivat valita haluamansa tiedonsiirtotekniikan, sillä B2B-tapahtumia varten ei ole suunniteltu keskitettyä alustaa.

Malesia

Tammikuun 1. päivästä 2025 alkaen Malesian sähköisen laskutuksen toimeksianto koskee myös keskisuuria yrityksiä, ja se pannaan täysimääräisesti täytäntöön kaikissa yrityksissä heinäkuuhun 2025 mennessä. Tämä vaiheittainen lähestymistapa antaa yrityksille mahdollisuuden sopeutua asteittain uusiin vaatimuksiin ja edistää sujuvampaa siirtymistä digitaaliseen laskutukseen.

Portugali

Tammikuun 1. päivästä 2025 alkaen Portugalin B2G-verkkolaskutusta koskeva toimeksianto laajenee koskemaan kaikkia yrityksiä, jolloin aiempi keskittyminen suuriin yrityksiin väistyy. Laajennuksen tavoitteena on lisätä verotuksen avoimuutta ja tehostaa julkisia hankintaprosesseja.

Romania

Romania ottaa 1. tammikuuta 2025 alkaen käyttöön pakollisen B2C-verkkolaskutuksen koko maassa. Aloitteella pyritään parantamaan verosäännösten noudattamista ja vähentämään harmaata taloutta dokumentoimalla digitaalisesti kaikki kuluttajatapahtumat.

Singapore

GST-rekisteröityjä singaporelaisia yrityksiä kannustetaan 1. marraskuuta 2025 alkaen toimittamaan laskutiedot vapaaehtoisesti suoraan Singaporen veroviranomaiselle (IRAS) InvoiceNow-järjestelmän kautta. Tämä pehmeä käyttöönotto edeltää seuraaville vuosille suunniteltuja pakollisia käyttöönottovaiheita veroraportoinnin tehostamiseksi. Singapore on ottanut käyttöön Peppol-kehyksen, joka otettiin käyttöön valtakunnallisesti vuonna 2019.

Ranska

Ranska valmistautuu ottamaan käyttöön pakollisen B2B-verkkolaskutus- ja sähköisen raportointijärjestelmän, joka otetaan käyttöön vaiheittain seuraavasti:

2025: Valmistelevat toimet pakollisen sähköisen laskutus- ja raportointijärjestelmän käyttöönottamiseksi, jonka on määrä alkaa vuonna 2026. Keskeinen kehitysaskel on vuonna 2025 alkavan pilottivaiheen käynnistäminen, jonka ansiosta valitut yritykset voivat testata sähköisen laskutuksen kehystä ja antaa palautetta sen parantamista varten. Formaattien on noudatettava eurooppalaista EN 16931 -formaattia, ja Peppol toimii pääasiallisena infrastruktuurina.

1. syyskuuta 2026: Keskisuurten ja suurten yritysten (joiden liikevaihto on yli 50 miljoonaa euroa tai joiden palveluksessa on yli 250 työntekijää) on lähetettävä verkkolaskuja ja noudatettava sähköistä raportointia koskevia velvoitteita kansainvälisissä yritysten välisissä liiketoimissa. Lisäksi kaikkien yritysten on voitava vastaanottaa verkkolaskuja tähän päivämäärään mennessä.

1. syyskuuta 2027: Toimeksianto koskee kaikkia yrityksiä koosta riippumatta, ja se velvoittaa ne lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja ja täyttämään sähköistä raportointia koskevat vaatimukset kansainvälisissä yritysten välisissä liiketoimissa.

Puola

Puola valmistautuu ottamaan käyttöön pakollisen sähköisen laskutuksen B2G- ja B2B-kaupoissa Krajowy System e-Faktur (KSeF) -alustan kautta. Käyttöönotto on tarkoitus toteuttaa kahdessa vaiheessa:

  • 1. helmikuuta 2026: Sähköinen laskutus tulee pakolliseksi yrityksille, joiden vuotuinen liikevaihto ylittää 200 miljoonaa zlotya (noin 46 miljoonaa euroa).
  • 1. huhtikuuta 2026: Toimeksianto koskee kaikkia yrityksiä koosta riippumatta.

Tällä hetkellä verkkolaskutus hyväksytään paperilaskujen ja PDF-laskujen rinnalla. Tulevan toimeksiannon mukaan KSeF-alustan kautta toimitettavissa laskuissa on käytettävä FA(3)XML-muotoa.

B2G-tapahtumissa yritykset voivat käyttää joko KSeF-alustaa, jossa käytetään FA(3)-formaattia, tai nykyistä Platforma Elektronicznego Fakturowaniaa (PEF), joka on liitetty Peppol-verkkoon ja jossa käytetään Peppol BIS 3.0 -formaattia.

Espanja

Espanjassa sähköiseen laskutukseen ja sähköiseen raportointiin sovelletaan eri sääntelykehyksiä:

Sähköinen laskutus

  • B2G: Pakollinen 1. tammikuuta 2015 alkaen, jolloin julkisyhteisöjen toimittajien on laadittava laskut sähköisesti keskitetyn FACe-alustan kautta FacturaE XML-muodossa.
  • B2B: Tällä hetkellä sallittu, mutta ei pakollinen. Valtuutus on odotettavissa noin vuonna 2026 tai 2027, ja sen odotetaan noudattavan Ranskan mallin kaltaista mallia, johon kuuluu yksityisiä sertifioituja palveluntarjoajia ja kattava laskun elinkaaren hallinta.

Sähköinen raportointi ja välitön tiedonsaanti (SII): Suuryritysten (joiden liikevaihto on yli 6 miljoonaa euroa) on jo nyt ilmoitettava kaikki liiketoimet sähköisesti lähes reaaliaikaisesti.

Ruotsi

B2G-verkkolaskutus on ollut Ruotsissa pakollista vuodesta 2019 lähtien. Tämän perustan pohjalta SFTI:n ohjausryhmä päätti 25. lokakuuta 2024 lakkauttaa SFTI:n teknisen kehyksen SFTI-suosituksena 1. heinäkuuta 2025 alkaen.

Päätös on linjassa käynnissä olevien toimien kanssa, joilla pyritään standardoimaan sähköinen laskutus Peppol-verkon kautta ja parantamaan julkisten hankintaprosessien yhteentoimivuutta ja tehokkuutta.