Globale E-Invoicing-Compliance 2025: Aktualisierungen und wichtige Änderungen

Da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und das digitale Berichtswesen (E-Reporting) ständig weiterentwickeln, ist das Jahr 2025 ein neues Jahr für Unternehmen, die sich mit Compliance-Anforderungen auseinandersetzen müssen. Regierungen auf der ganzen Welt führen aktualisierte Vorschriften ein, um die Steuereinhaltung zu verbessern, Betrug zu minimieren und die Effizienz von Finanztransaktionen zu steigern. Ein wichtiger Aspekt dieses Übergangs ist die Harmonisierung und Einführung von Peppol, das einen standardisierten und sicheren elektronischen Dokumentenaustausch im Inland und über Grenzen hinweg in einem offenen Netzwerk ermöglicht.

Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick auf der Grundlage der zum Zeitpunkt der Veröffentlichung verfügbaren Informationen. Wenden Sie sich an Qvalia oder konsultieren Sie offizielle Regierungsveröffentlichungen, um detaillierte Informationen zu den aktuellen Vorschriften zu erhalten.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Dänemark die Phase 2 des Buchführungsgesetzes, die mittleren und großen Unternehmen die Verwendung digitaler Buchführungssysteme vorschreibt.

Unternehmen mit maßgeschneiderten digitalen Buchhaltungssystemen (nicht registrierte Buchhaltungssysteme) sind dafür verantwortlich, dass das System die Anforderungen erfüllt. Die Anbieter dieser Systeme müssen die Anforderungen der dänischen Wirtschaftsbehörde erfüllen, einschließlich der Systemanforderungen für die Speicherung von Transaktionen und zugehörigen Anhängen für fünf Jahre und die Unterstützung von Verwaltungsprozessen, wie z. B. die Handhabung standardisierter elektronischer Rechnungen.

Deutschland treibt den Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) mit bedeutenden Entwicklungen bei Business-to-Government- (B2G) und Business-to-Business- (B2B) Transaktionen voran.

B2G elektronische Rechnungsstellung

Seit November 2020 sind alle öffentlichen Verwaltungen in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen in Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder über das Peppol-Netzwerk zu akzeptieren. Für Lieferanten von Bundes- und bestimmten Landesverwaltungen ist die Ausstellung von elektronischen Rechnungen obligatorisch. Aufgrund der dezentralen Verwaltungsstruktur in Deutschland ist die Umsetzung auf Bundes- und Landesebene unterschiedlich. Hier finden Sie eine umfassende Auflistung der Politik auf Landes- und Bundesebene.

B2B elektronische Rechnungsstellung

Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist derzeit fakultativ. Sie wird schrittweise zur Pflicht:

Diese schrittweise Umsetzung lässt den Unternehmen Zeit, sich an die neuen Anforderungen anzupassen. Wichtig ist, dass das Mandat zwar die Einhaltung der EN 16931 vorschreibt, die Unternehmen aber ihre bevorzugte Übertragungstechnologie wählen können, da keine zentrale Plattform für B2B-Transaktionen vorgesehen ist.

Ab dem 1. Januar 2025 gilt das malaysische Mandat für die elektronische Rechnungsstellung auch für mittelgroße Unternehmen und wird bis Juli 2025 für alle Unternehmen vollständig umgesetzt. Dieser stufenweise Ansatz ermöglicht es den Unternehmen, sich schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen, was einen reibungsloseren Übergang zur digitalen Rechnungsstellung fördert.

Ab dem 1. Januar 2025 wird Portugals B2G-Mandat für die elektronische Rechnungsstellung auf alle Unternehmen ausgeweitet und nicht mehr nur auf Großunternehmen beschränkt sein. Diese Ausweitung zielt darauf ab, die steuerliche Transparenz zu erhöhen und die staatlichen Beschaffungsprozesse zu straffen.

Ab dem 1. Januar 2025 führt Rumänien landesweit die elektronische Rechnungsstellung im B2C-Bereich ein. Diese Initiative zielt darauf ab, die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern und die Schattenwirtschaft zu verringern, indem alle Verbrauchertransaktionen digital dokumentiert werden.

Ab dem 1. November 2025 werden GST-registrierte Unternehmen in Singapur ermutigt, freiwillig Rechnungsdaten über InvoiceNow direkt an die Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) zu übermitteln. Diese sanfte Einführung geht der für die folgenden Jahre geplanten obligatorischen Einführung voraus, um die Effizienz der Steuerberichterstattung zu verbessern. Singapur hat den Peppol-Rahmen übernommen, der 2019 landesweit eingeführt wurde.

Frankreich bereitet die Einführung eines obligatorischen elektronischen B2B-Rechnungsstellungs- und Berichterstattungssystems vor, das schrittweise eingeführt werden soll:

2025: Vorbereitende Schritte zur Einführung des obligatorischen E-Invoicing- und E-Reporting-Systems, das im Jahr 2026 eingeführt werden soll. Eine wichtige Entwicklung ist die Einleitung einer Pilotphase, die voraussichtlich 2025 beginnen wird und ausgewählten Unternehmen die Möglichkeit gibt, den Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung zu testen und Rückmeldungen zur Verbesserung zu geben. Die Formate sollen dem europäischen Format EN 16931 folgen, wobei Peppol die Hauptinfrastruktur darstellt.

1. September 2026: Mittlere und große Unternehmen (mit einem Umsatz von mehr als 50 Millionen Euro oder mehr als 250 Beschäftigten) müssen elektronische Rechnungen versenden und die elektronischen Meldepflichten für internationale B2B-Transaktionen erfüllen. Außerdem müssen alle Unternehmen bis zu diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

1. September 2027: Das Mandat erstreckt sich auf alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, und verpflichtet sie, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen und die Anforderungen an die elektronische Berichterstattung für internationale B2B-Transaktionen zu erfüllen.

Polen bereitet sich auf die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung für B2G- und B2B-Transaktionen über die Plattform Krajowy System e-Faktur (KSeF) vor. Die Einführung ist in zwei Phasen geplant:

Derzeit wird die elektronische Rechnungsstellung neben Papier- und PDF-Rechnungen akzeptiert. Das kommende Mandat wird die Verwendung des XML-Formats FA(3) für Rechnungen vorschreiben, die über die KSeF-Plattform eingereicht werden.

Für B2G-Transaktionen können die Unternehmen entweder die KSeF-Plattform mit dem FA(3)-Format oder die bestehende Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) nutzen, die an das Peppol-Netz angeschlossen ist und das Peppol-BIS-3.0-Format verwendet.

In Spanien unterliegen E-Invoicing und E-Reporting unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen:

Elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Berichterstattung und sofortige Bereitstellung von Informationen (SII): Große Unternehmen (mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro) sind bereits verpflichtet, alle Transaktionen elektronisch und nahezu in Echtzeit zu melden.

Die elektronische Rechnungsstellung für B2G ist in Schweden seit 2019 obligatorisch. Aufbauend auf dieser Grundlage beschloss die SFTI-Lenkungsgruppe am 25. Oktober 2024, den SFTI Technical Envelope als SFTI-Empfehlung mit Wirkung zum 1. Juli 2025 einzustellen.

Diese Entscheidung steht im Einklang mit den laufenden Bemühungen, die elektronische Rechnungsstellung über das Peppol-Netz zu standardisieren und die Interoperabilität und Effizienz der öffentlichen Beschaffungsprozesse zu verbessern.