Mobile App
iPhone und Android
Unterwegs genehmigen, unterschreiben und kommentieren
Aktionen
Genehmigen oder ablehnen
Unterzeichnen, neu zuweisen, zurückhalten und kommentieren
Regeln
Hierarchien und Grenzen
Mehrstufig, nach Rolle und Betrag
Benachrichtigungen
Push-Benachrichtigungen
Wenn eine Rechnung bearbeitet werden muss
Rechnungen über Ihr Smartphone genehmigen
Die Qvalia-App für iPhone und Android bietet den Genehmigern dieselben Rechnungen, dieselbe Hierarchie und dieselben Kontrollfunktionen wie die Web-App. Sobald eine Rechnung vorliegt, wird eine Push-Benachrichtigung gesendet, und der Genehmiger kann sofort darauf reagieren.
- Eine Rechnung genehmigen, unterzeichnen, weiterleiten, zurückhalten oder ablehnen
- Kommentieren Sie und verfolgen Sie den vollständigen Ablauf der Ereignisse
- Öffnen Sie die Originalrechnung und die Lieferantenangaben
- Rechnungen anzeigen, die auf Genehmigung oder Unterschrift warten, sowie die Ausgaben der letzten 30 Tage
Rechnungsfreigabe in der Web-App
Genehmiger, die am Schreibtisch arbeiten, bearbeiten dieselben Rechnungen im Browser. Jede Aktion wird auf der Rechnung protokolliert, sodass die Finanzabteilung nachvollziehen kann, wer was wann genehmigt hat.
- Rechnungspositionen, Lieferantendaten und der Originalbeleg in einer Ansicht
- Zeilen mit Kostenstelle, Projekt, Vertrag oder eigenen Dimensionen
- An einen Kollegen weiterleiten oder eine Rechnung zurückstellen
- Eine Zeitleiste mit allen Kommentaren und Aktionen für den Prüfpfad
Genehmigungsregeln, die den Vorgaben Ihrer Organisation entsprechen
Legen Sie einmal fest, wer was genehmigt, und passen Sie dies an, wenn sich die Organisation verändert.
Genehmigungshierarchien
Mehrstufige Genehmigung nach Rollen, damit jede Rechnung in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Ansprechpartner gelangt.
Ausgabenobergrenzen
Betragsgrenzen pro Rolle oder Person legen fest, wann eine Rechnung einer weiteren Genehmigung bedarf.
Rollen und Berechtigungen
Verwalten Sie Benutzer, Rollen und Berechtigungsstufen und legen Sie fest, wer genehmigen, unterzeichnen oder verwalten darf.
Jedes Rechnungsformat, ein Genehmigungsablauf
Peppol-E-Rechnungen, PDF-Rechnungen und EDI-Nachrichten werden validiert, auf Zeilenebene strukturiert und über dieselbe Hierarchie weitergeleitet.
- Peppol-E-Rechnungen
Werden als strukturierte Daten über den Peppol-Zugangspunkt von Qvalia empfangen. - PDF-Rechnungen
Werden mittels Rechnungs-OCR erfasst und geprüft, bevor sie an einen Genehmiger weitergeleitet werden. - Rechnungsregeln
Abweichende Rechnungen werden vor der Genehmigung in die Quarantäne verschoben. - Buchungsvorschläge
Kontenvorschläge pro Rechnungszeile, die von Ihrem Team geprüft und bestätigt wurden. - Ihr ERP-System
Genehmigte Rechnungen werden über die API oder eine Konnektor-App an Ihr Buchhaltungssystem weitergeleitet.
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsfreigabe
Gibt es eine mobile App für die Rechnungsfreigabe?
Ja. Die Qvalia-App ist für das iPhone im App Store und für Android bei Google Play erhältlich. Sie nutzt dasselbe Konto, dieselben Rechnungen und dieselbe Genehmigungshierarchie wie die Web-App.
Was können Genehmiger in der App tun?
Eine Rechnung genehmigen, unterzeichnen, weiterleiten, zurückhalten oder ablehnen, Kommentare hinzufügen und das Originaldokument öffnen. Push-Benachrichtigungen informieren den Nutzer, wenn eine Rechnung vorliegt.
Welche Rechnungsformate können genehmigt werden?
Peppol-E-Rechnungen, per Rechnungs-OCR erfasste PDF-Rechnungen und EDI-Nachrichten. Alle unterliegen derselben Genehmigungshierarchie.
Können genehmigte Rechnungen in unser ERP-System übertragen werden?
Ja. Genehmigte Rechnungen können über die API oder eine der Konnektor-Apps in Ihr Buchhaltungssystem übertragen werden.
