Lieferantenrechnungen
Quarantäne
Zur Überprüfung zurückgestellte abweichende Rechnungen
Lieferantenrechnungen
Streitigkeiten
Mit Angabe eines Grundes an den Lieferanten zurückgesandt
Ausgehende Rechnungen
Dynamisches Routing
Ein je nach Empfänger ausgewählter Zustellweg
Ausgehende Rechnungen
Benutzerdefinierte Regeln
Pro Kunde hinzugefügte Informationen
Ausnahmebehandlung bei Lieferantenrechnungen
Jede Peppol-Rechnung wird zunächst anhand der Formatvorschriften überprüft. Hinzu kommen die Rechnungsvorschriften: die Bedingungen, die Ihre Organisation festlegt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, bevor sie zur Genehmigung und Buchung weitergeleitet wird.
Eine Rechnung, die diese Kriterien nicht erfüllt, wird unter Angabe des Grundes in die Quarantäne verschoben. Ihr Team korrigiert, was korrigiert werden kann, und gibt die Rechnung frei oder beanstandet sie gegenüber dem Lieferanten.
- Abweichende Rechnungen in der Quarantäne, jeweils mit Angabe des Grundes
- Korrektur und release oder Reklamation beim Lieferanten
- E-Rechnungen und als PDF erfasste Rechnungen in derselben Prüfwarteschlange
- Die Warteschlange nach Lieferant, Grund und Datum durchsuchen
- Genehmigte Rechnungen werden zur Genehmigung und Buchung weitergeleitet
Regeln für ausgehende Rechnungen
Das Gleiche gilt auch umgekehrt: Über welchen Kanal wird die jeweilige Rechnung zugestellt, und welche Angaben muss der jeweilige Kunde darauf finden?
Dynamisches Routing
Qvalia wählt für jeden Empfänger den jeweiligen Zustellweg aus: Peppol, digitale Postfach oder Online-Banking, E-Mail oder in gedruckter Form. Das dynamische Routing ist Bestandteil Ihres Vertrags.
Individuelle Regeln pro Kunde
Fügen Sie die Referenznummern, Codes oder sonstigen Angaben hinzu, die ein Kunde auf seinen Rechnungen benötigt. Die Regel wird bei jeder Rechnung an diesen Kunden angewendet, sodass niemand Rechnungen manuell bearbeiten muss.
Wo Rechnungsregeln in den Ablauf passen
Empfangen
Lieferantenrechnungen gehen über Peppol, als EDI oder als PDF-Rechnungen ein, die in strukturierte Daten umgewandelt werden.
Überprüfen
Peppol-Rechnungen werden zunächst anhand der Formatvorgaben geprüft, bevor weitere Schritte erfolgen.
Wende deine Regeln an
Mit Rechnungsregeln können Sie Rechnungen, die Ihren Bedingungen nicht entsprechen, zurückhalten, korrigieren oder beanstanden.
Genehmigen und veröffentlichen
Rechnungen, die die Prüfung bestehen, durchlaufen den Genehmigungsworkflow und werden anschließend in Ihrem Buchhaltungssystem verbucht.
Häufig gestellte Fragen zu Rechnungsregeln
Was ist der Unterschied zwischen Validierungs- und Rechnungsregeln?
Bei der Validierung wird überprüft, ob eine Peppol-Rechnung den Formatvorgaben entspricht, beispielsweise Peppol BIS Billing 3.0, und diese Überprüfung wird bei jeder Rechnung durchgeführt. Rechnungsregeln sind die zusätzlichen Bedingungen, die Ihre Organisation festlegt, beispielsweise welche Referenzen eine Rechnung enthalten muss, bevor sie zur Genehmigung weitergeleitet wird.
Was passiert mit einer Rechnung in der Quarantäne?
Der Vorgang wartet auf Überprüfung, wobei der Grund angegeben ist. Ihr Team kann ihn korrigieren und release in den normalen Ablauf einbinden oder ihn beim Lieferanten anfechten.
Können PDF-Rechnungen anhand derselben Regeln geprüft werden?
Ja. Eine PDF-Rechnung wird zunächst in strukturierte Daten umgewandelt und anschließend wie andere eingehende Rechnungen in derselben Prüfwarteschlange bearbeitet.
Was ist dynamisches Routing?
Qvalia wählt den Übermittlungsweg für jede ausgehende Rechnung entsprechend den Empfangsmöglichkeiten des Empfängers aus: Peppol, digitale Postfach oder Online-Banking, E-Mail oder Ausdruck. Dies wird im Rahmen Ihres Vertrags festgelegt. Erfahren Sie mehr über die Übermittlungswege.
Muss ich mein ERP-System wechseln?
Nein. Die Rechnungsregeln werden in Qvalia zwischen Ihrem ERP-System und dem Netzwerk ausgeführt, unabhängig davon, ob Sie in der Web-App arbeiten oder Rechnungen über die API versenden.
Welche Tarife enthalten Rechnungsregeln?
Rechnungsregeln sind Teil des Enterprise-Angebots. Kontaktieren Sie uns, damit wir gemeinsam die Regeln besprechen können, die Ihr Unternehmen benötigt.
