Ja, die Umwandlung von Lieferantenrechnungen in andere Formate ist im Allgemeinen rechtskonform, solange die Integrität und Authentizität der Rechnungsdaten während des gesamten Prozesses gewahrt bleibt.
Gemäß der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. In einigen Ländern, darunter Schweden und Deutschland, ist zudem vorgeschrieben, dass eine elektronische Rechnung in dem Format aufbewahrt werden muss, in dem sie empfangen wurde. Bewahren Sie daher die Originaldatei neben der konvertierten Version auf. Siehe „Wie lange müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?“.
Durch die Umstellung ändern sich die vorgeschriebenen Angaben auf der Rechnung nicht. Informationen zu den vorgeschriebenen Angaben und den zusätzlichen Vorschriften für elektronische Rechnungen finden Sie unter „Was muss eine Rechnung enthalten? – Erläuterungen zu den Anforderungen an Mehrwertsteuerrechnungen“.
Qvalia bewahrt alle Originalrechnungen für Sie auf, solange Sie Kunde bei Qvalia sind. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist kann länger sein als die Dauer der Kundenbeziehung. Exportieren Sie Ihre Rechnungen daher bitte vor Ablauf des Vertrags.